Cómo crear un memorándum (con plantilla y ejemplos)

Un memorándum puede ser una forma útil de difundir datos breves y precisos a los empleados de una empresa. Cuando la programación de una reunión no es una opción, un memorándum puede entregar información breve y precisa.

En este artículo, explicamos los componentes de un memorándum y ofrecemos una guía sobre cómo crear un memorándum bien escrito.

¿Qué es un memorándum?

Un memorándum es un mensaje utilizado para comunicar información dentro de una empresa. Puede utilizarse para informar a los empleados de las políticas existentes, recordarles las normas vigentes y, en general, mantenerlos informados. Es menos formal que una carta, que se utiliza para comunicarse con personas ajenas a la organización.

Propósitos de un memorándum

Los memorandos deben ser informativos y proporcionar un mensaje breve, claro y directo. Aunque muchos memos tienen elementos similares, se pueden utilizar para una gran variedad de propósitos:

  • Documentar la política de la empresa
  • Poner al día a los empleados sobre una situación
  • Explicar los procedimientos
  • Instruir al personal en el uso de nuevos equipos
  • Informar a los empleados de un cambio en la empresa
  • Anunciar un cambio de función o un ascenso

    Relacionado: Documentación en el lugar de trabajo

Partes de un memorándum

Tanto si se trata de anunciar un ascenso como de presentar una nueva política, todos los memorandos tienen las mismas partes básicas. La longitud de los memorandos puede variar, pero la mayoría son de una o dos páginas para mantener a la audiencia centrada e interesada en su mensaje. Un memorándum incluye cada uno de los siguientes elementos:

  1. Encabezado
  2. Línea de asunto
  3. Declaración
  4. Discusión
  5. Resumen (opcional)

1. Encabezado

El primer componente de una nota es el encabezado, una lista de información que proporciona el contexto para el resto de la nota. El encabezado incluye a quién se dirige el mensaje y de quién es, así como notas de referencia como la fecha, la hora o el lugar. Incluir un encabezado en la nota ayuda a crear registros precisos. El encabezado también ayuda al personal a llevar un registro de los mensajes más importantes para ellos y de cuándo entraron en vigor los cambios de la empresa.

2. Línea de asunto

El asunto resume el tema de la nota y suele ir directamente después del encabezamiento. Cada nota debe centrarse en un solo tema. El asunto debe ser breve y claro, y ofrecer un tema básico en lugar de una explicación completa. Si el memorándum se va a guardar como referencia, una línea de asunto precisa y sencilla puede ayudar a mantener la organización en la oficina.

3. Declaración

La declaración es la primera parte del cuerpo de su mensaje. Aquí es donde compartes el propósito del memorándum y presentas tu idea principal. Simplemente exponga la información que está compartiendo con sus colegas. Si hay alguna información de fondo importante, puedes incluirla en esta parte del memorándum.

4. Discusión

La parte de la discusión de un memorándum explica los cambios que ha realizado, reconoce los posibles retos y proporciona detalles adicionales. Dependiendo del objetivo del memorándum, también puedes utilizar esta sección para pedir opiniones o solicitar a tus colegas que realicen una acción específica. Esta sección debe centrarse en las partes más importantes de tu mensaje para que la información sea clara.

5. Resumen (opcional)

Algunos memos incluyen un breve resumen que se relaciona con el asunto. El resumen también puede incluir una lista de recordatorios finales y agradecer a los empleados su esfuerzo y cooperación.

Cómo crear un memorándum

Crear un memorándum bien escrito que proporcione información clara puede ahorrarte el tiempo de tener que aclarar mensajes confusos. Siga estos pasos para crear un memorándum:

1. Enumera tu idea principal

Debes tener claro tu mensaje para explicarlo a los demás. Enumera los puntos principales que debes explicar en tu memorándum. Si tiene demasiados, considere la posibilidad de utilizar un formato de informe o de dividir su mensaje en varios memorandos más específicos.

2. Comprenda su audiencia y su tono

Una nota que anuncie una fiesta de empresa o las primas anuales tendrá probablemente un tono más alegre y desenfadado que una nota que anuncie un gran cambio en la política de la empresa. La elección de palabras y el estilo de redacción deben ser fáciles de entender para tus compañeros o empleados.

3. Utilice una plantilla

Puedes utilizar una plantilla para asegurarte de que utilizas el formato adecuado para tu nota. Rellenar una plantilla también puede garantizar que compartes toda la información prevista.

4. Mantén los párrafos cortos

Escribe tus notas con párrafos cortos para facilitar su lectura. Si es posible, utilice viñetas y listas para destacar la información clave.

5. Revisar

Antes de enviar tu nota, relee cada sección para comprobar que la gramática y la claridad son correctas. Confirma que el encabezado va dirigido a las personas correctas y que el asunto coincide con el mensaje.

6. Distribuir el memorándum

Publique su memorándum en el momento oportuno para mantener a su organización informada. Muchas organizaciones envían los memorandos por correo electrónico, además de publicarlos en un lugar destacado del lugar de trabajo. Guarde una copia de su memorándum para sus archivos en caso de que necesite consultarlo.

Plantilla de memorándum

Es posible que tu lugar de trabajo utilice un formato de memorándum concreto, pero la mayoría de los memorándums pueden crearse generalmente mediante el uso de una plantilla de memorándum de oficina. Aquí tienes un ejemplo de plantilla para un memorándum de oficina básico:

*A: Destinatario(s) del memorándum*.

*De: Persona o grupo que envía el memorando*

*Fecha: La fecha de emisión*.

*Asunto: Asunto*.

[En el primer párrafo de tu memorándum, expone claramente tu idea principal. Enumera cualquier información importante que afecte directamente al destinatario del memorándum].

[Tu segundo párrafo debe ampliar la idea principal y compartir detalles adicionales. Resume cualquier discusión sobre el tema de tu nota y pide la opinión del personal, si procede].

[Puede incluir un tercer párrafo opcional que resuma la nota. Sigue esta sección con un cierre cortés y tu firma].

[Cierre, como Sinceramente/Saludos/ Gracias,]

[Su nombre]

[Información de contacto si procede]

Anexos: [Enumerar los documentos a los que se hace referencia en la nota]

Ejemplos de memos

Puede resultarle útil leer los memorandos que han enviado otras personas de su organización. Hacer coincidir el tono y el formato de tu memorándum con otros que hayas visto en el lugar de trabajo ayudará a tus compañeros a entender tu mensaje. Consulta los siguientes ejemplos de memorandos para guiar tu proceso de redacción:

Ejemplo 1: Anunciar una promoción

*Para: Todo el personal*

*De: Miko Tompkins, Director de Recursos Humanos*

*Fecha: 6 de agosto de 2019*

*Tema: James Ndeba será Director de Contabilidad*.

A partir del 10 de agosto de 2019, nuestro actual jefe de contabilidad, James Ndeba, pasará a desempeñar el papel de director de contabilidad. Cualquier proyecto nuevo se asignará al resto del equipo de contabilidad durante esta transición.

Durante sus tres años de experiencia como nuestro contable jefe, James ha demostrado unas excepcionales dotes de liderazgo, y esperamos con interés el impacto que tendrá en nuestra organización como director de contabilidad. Si tiene alguna pregunta sobre esta transición, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico.

Gracias a todos por su ayuda para que esta transición sea lo más suave posible. Por favor, pásense por la oficina de James para felicitarle por este ascenso.

Saludos cordiales,

Miko Tompkins

Ejemplo 2: Recordatorio de la política

*Para: Equipo de ventas*

*De: J'naya Burroughs, Directora de Ventas*.

*Fecha: 21 de septiembre de 2019*

*Sujeto: Proceso de reembolso*

Como tenemos varias contrataciones nuevas, por favor, revise nuestra política para obtener el reembolso de los gastos de viaje. Para cada compra individual, debe rellenar el formulario de gastos de venta y presentarlo al departamento de contabilidad antes del último día del mes. Los gastos presentados después de la fecha límite no podrán ser reembolsados.

Gracias por presentar todos los gastos de viaje a tiempo. Esto nos ayuda a gestionar nuestro presupuesto mensual para viajes y garantiza que podamos financiar todos los viajes previstos. Puede pasar por mi mesa o enviarme un correo electrónico con cualquier pregunta.

Gracias,

J'naya

*Attachments: Formulario de gastos de ventas*.