15 mensajes fuera de la oficina para profesionales

Los mensajes fuera de la oficina son respuestas automáticas por correo electrónico, o mensajes de correo electrónico de respuesta automática, que se envían a colegas, clientes y consumidores cuando no estás trabajando. Permiten a los demás saber que no estás disponible para el contacto y cuándo pueden esperar una respuesta a sus correos electrónicos. Dependiendo del motivo por el que estés fuera de la oficina, puede que tengas que incluir ciertos detalles en el mensaje.

En este artículo, enumeramos algunos ejemplos de mensajes de fuera de la oficina que puedes utilizar.

¿Qué son los mensajes de correo electrónico de respuesta automática?

Las respuestas automáticas de correo electrónico, o correos electrónicos automáticos, son una notificación que usted recibe cuando se pone en contacto con una persona que no está disponible en ese momento. Este tipo de mensajes suele proporcionarle información como:

  • El tiempo que la persona no estará disponible
  • Información de contacto sobre a quién dirigirse en su ausencia
  • Cuándo volverán

¿Por qué es importante el mensaje de fuera de la oficina?

Los mensajes de fuera de la oficina son importantes si sabes que no vas a poder responder a los correos electrónicos durante un periodo de tiempo. Indican a tus contactos por qué se retrasará tu respuesta y cómo obtener la información o los servicios que necesitan mientras estás fuera.

Los compañeros de trabajo, los clientes y los suscriptores suelen esperar respuestas rápidas y soluciones a sus problemas, sobre todo de las personas que trabajan en el servicio de atención al cliente, el marketing y las comunicaciones. Los mensajes fuera de la oficina les proporcionan una explicación educada, concisa y profesional de por qué no puedes responder de inmediato. Puedes proporcionar un mensaje de fuera de la oficina si te ausentas un día, una semana o varios meses. Los motivos por los que puede establecer un mensaje de ausencia son los siguientes

  • Irse de vacaciones
  • Ir a una conferencia, taller o reunión profesional
  • Estar de baja por maternidad o enfermedad o un año sabático
  • Tomarse un día personal
  • Acudir a una cita

Los mensajes fuera de la oficina pueden incluir información como

  • Por qué se ha ido
  • Cuánto tiempo vas a estar fuera
  • La fecha de regreso
  • Con quién contactar en caso de emergencia o para obtener ayuda inmediata

Es posible que proporcione más detalles en función de sus funciones y de la información que crea que sus contactos necesitan mientras usted está fuera. La mayoría de los programas de correo electrónico profesionales permiten establecer dos mensajes OOO a la vez—uno para los colegas internos y otro para los contactos comerciales externos.

Relacionado: Guía: Mensajes de correo electrónico fuera de la oficina (con ejemplos)

Qué evitar en las respuestas automáticas

Los mensajes fuera de la oficina deben ser profesionales y realistas. Deberías considerar evitarlos:

  • Dar demasiados detalles. Las respuestas automáticas deben ser sencillas y directas. Evita añadir al correo electrónico cualquier información que sea innecesaria.
  • Decir que se responderá en cuanto se regrese. Puede llevar tiempo ponerse al día con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los proyectos cuando se vuelve a la oficina. Intenta no crear la expectativa de que podrás responder a un mensaje perdido inmediatamente después de tu regreso.
  • Comprometer la asistencia de un colega' sin consentimiento. Es útil incluir la información de contacto de un colega para cualquier asunto urgente que surja en su ausencia. Sin embargo, es importante obtener el permiso de tu colega antes de incluir sus datos.

Ejemplos de mensajes fuera de la oficina

Aquí tienes algunos mensajes de OOO que puedes tener en cuenta en función del tipo:

  • Básico
  • Friendly
  • Interno
  • Vacaciones
  • Conferencia
  • A corto plazo
  • Fuera de alcance
  • Fuera de la oficina pero revisando los correos electrónicos
  • Vacaciones
  • Permiso de maternidad o paternidad
  • Baja médica
  • Promoción
  • Generación de clientes potenciales
  • Las redes sociales
  • Compartir contactos

Básico

Un mensaje de OOO breve y profesional suele ser todo lo que necesitas para comunicar los detalles principales de tu ausencia.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina hasta el 25 de mayo y tendré acceso limitado al correo electrónico mientras esté fuera. Si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con nuestra representante de publicidad, Jules Carter, en jcarter@email.com o en el 303-555-1059, ext. 4. De lo contrario, responderé a su correo electrónico cuando regrese.

Atentamente,

Peyton Kim
Ejecutivo publicitario

Amistoso

Puedes hacer que tu mensaje de OOO sea más accesible si sueles comunicarte en ese estilo. Los mensajes amistosos o incluso divertidos fuera de la oficina podrían ser más apropiados para los profesionales de las redes sociales, por ejemplo.

Hola a todos

Gracias por contactar con nosotros. Ahora mismo estoy en Nueva York celebrando la boda de mi hermana y me tomaré un descanso del correo electrónico mientras la apoyo en su gran día. Responderé a todos mis mensajes en cuanto vuelva a la oficina el 11 de agosto. Si necesita ayuda antes de esa fecha, envíe un correo electrónico a mi asistente, Jerry Fielding, a jf10959@email.com.

¡Que tenga un buen día!

Marla Kovatch
Coordinador de medios sociales

Interno

Si estás configurando un mensaje de OOO sólo para los contactos internos de tu empresa o departamento, puedes proporcionar información específica de los proyectos en los que estás trabajando. También podrías utilizar un tono menos formal en función de la cultura de tu empresa.

Hola,

Estoy fuera de la oficina hasta el 9 de enero y responderé a los correos electrónicos cuando vuelva. Si necesitas acceder a los planos del proyecto de arquitectura de Apex, he colocado copias en el servidor, en la carpeta Current Project. Si necesitas algo urgente, ponte en contacto con Stephanie.

Gracias,

Craig

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Vacaciones

1. Decir a los destinatarios exactamente cuándo vas a estar fuera para que sepan cuándo esperar una respuesta o contactar con otra persona.

¡Hola!

Estoy de vacaciones el 5–15 de abril y tengo previsto desconectarme del correo electrónico durante ese tiempo. Si su mensaje puede esperar, le responderé tan pronto como regrese. Para asuntos urgentes, póngase en contacto con el Coordinador de RRHH Carl Weedin en weedinc@email.com o en el 946-555-6319.

Atentamente,

Brianne Lee
Director de Recursos Humanos

Conferencia

Si vas a una conferencia de negocios, crea un mensaje fuera de la oficina que permita a los demás asistentes saber que estás disponible para las oportunidades de networking. Esta es también una oportunidad para mostrar a la gente que estás dedicado a tu desarrollo profesional.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina para asistir a la conferencia anual de la Asociación de Profesionales de la Ingeniería en Denver, Colorado. Revisaré el correo electrónico periódicamente, pero si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con mi asistente, Loren Anders, en Loren@email.com o en el 934-555-1940.

Si tú también estás en Denver esta semana, ¡me encantaría que nos pusiéramos en contacto! Pásate por el stand 618, o ponte en contacto conmigo en mi móvil, 934-555-1059.

Lo mejor,
Darren Liente

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A corto plazo

Los profesionales de los que se espera que revisen el correo electrónico y se comuniquen constantemente pueden necesitar configurar mensajes OOO cada vez que se ausenten de la oficina durante un par de horas. Este tipo de mensaje es útil si tienes que ir a una cita pero vas a volver más tarde en el día o si tienes que viajar a una reunión.

Hola,

Gracias por su mensaje. Voy a estar fuera de mi escritorio en una cita de 11 a.m. a 3 p.m. hoy, 7 de marzo. I'll tener acceso limitado al correo electrónico, por lo que si usted necesita algo urgente, por favor, póngase en contacto con Stacey Moden en modens@email.com o 938-555-2819. Si su correo electrónico puede esperar, le responderé en cuanto vuelva a la oficina.

Gracias,

Rene Padeaux
Representante de ventas

Fuera de alcance

Informe a sus contactos si no tiene acceso a su correo electrónico, y proporcióneles otras formas de obtener ayuda o información.

Hola,

Estoy fuera de la oficina sin acceso al correo electrónico y no podré responder a su mensaje hasta que regrese el 20 de septiembre. Por favor, póngase en contacto con Sonny Jons en sonnyj@email.com o en el 823-555-3827, y él' se encargará de todo lo que necesite hasta entonces.

Registros,

Ashlee Werner
Servicio al cliente

Fuera de la oficina pero revisando los correos electrónicos

Algunos profesionales controlan e incluso responden a los correos electrónicos cuando están fuera de la oficina. Si piensas revisar el correo electrónico periódicamente, haz saber a los remitentes que pueden esperar una respuesta, pero que ésta podría retrasarse.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina dirigiendo un taller el 1–4. Estaré revisando el correo electrónico durante todo el día y trataré de responder a los mensajes con prontitud (por favor, marque los mensajes urgentes como de alta importancia). Sin embargo, si necesita asistencia inmediata, póngase en contacto con Johnny Woo en jwoo15@email.com o en el 465-555-1098.

Gracias por su paciencia

Pam Turner

Vacaciones

Las prácticas de las empresas en torno a los días festivos importantes varían. Aunque tus contactos no esperen que estés en la oficina en un día festivo, hazles saber lo accesible que serás en los días anteriores y posteriores.

¡Saludos!

Nuestras oficinas estarán cerradas durante la semana del 21 al 25 de diciembre. Responderé a su mensaje cuando vuelva a mi escritorio el lunes 28 de diciembre. Sin embargo, si tiene una emergencia, puede comunicarse conmigo en mi celular al 829-555-1958.

Felices Fiestas

Parker Tan

Baja por maternidad o paternidad

La baja por maternidad puede oscilar entre menos de 10 semanas y seis meses o más, dependiendo de dónde se viva y trabaje. Tienes que dirigir a la gente hacia el empleado que asume tus responsabilidades.

Hola,

Estaré de baja por maternidad del 24 de febrero al 18 de mayo. Nuestro talentoso diseñador gráfico principal, Patrick Heiner, gestionará mis cuentas durante este tiempo. Puedes contactar con él en heiner@email.com o en el 958-555-8265.

Registros,

Clare Backer
Director artístico

Baja médica

Si te estás sometiendo a un procedimiento o experimentando una enfermedad que requiere un tratamiento o una recuperación larga, es posible que quieras añadir este detalle a tu mensaje fuera de la oficina para que tus contactos respeten tu privacidad y tu tiempo mientras te curas.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina en licencia médica del 2 al 27 de marzo. Voy a comprobar el correo electrónico periódicamente, pero por favor, póngase en contacto con Amy Dunn (adunn@email.com, 395-555-9981) para todas sus necesidades de consultoría durante este tiempo.

Gracias por su comprensión,

Harper Kiplinger

Promoción

Los profesionales del marketing y las ventas pueden querer promocionar sus contenidos, su sitio web, su blog o sus servicios incluso cuando están fuera. Podrían incluir enlaces a productos o recursos en sus mensajes de OOO.

Hola,

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina hasta el 20 de julio y responderé a su correo electrónico cuando vuelva. Mientras tanto, sin embargo, por favor, disfrutar de un extracto libre de nuestro nuevo libro electrónico «10 pasos para el éxito de marketing.» Si te gusta lo que you're leer, usted puede comprar y descargar una copia completa en 10stepstosuccess.com. Para asuntos urgentes, póngase en contacto con nuestro asistente de marketing, David Tapper, en dtap89@email.com o en el 420-555-2933.

Atentamente,

Gabby García
Gerente de marca digital

Generación de contactos

Deje que su mensaje fuera de la oficina genere oportunidades de negocio mientras usted está fuera. Indíquele al remitente que se inscriba en un boletín de noticias, un seminario web, un curso en línea o cualquier otra herramienta de desarrollo comercial que utilice su empresa.

Hola,

Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta el 2 de junio. Si necesita ayuda antes de que regrese, póngase en contacto con Marley Beck en marleybeck@email.com o en el 932-555-6756.

¿Sabía que organizamos un seminario web mensual sobre temas sanitarios de actualidad? Cada segundo martes del mes, nuestros estimados expertos responden a las preguntas de una audiencia online en directo. Para enviar su pregunta o inscribirse en nuestro próximo seminario web sobre cuidados preventivos, haga clic aquí.

Saludos,

Esther Leone
Editor de Salud Digital

Medios de comunicación social

Utiliza tu mensaje de OOO para hacer crecer tu audiencia personal o de empresa en las redes sociales pidiendo a tus contactos que te sigan en una o varias cuentas.

Hola,

Gracias por contactar con nosotros. Estoy fuera de la oficina y responderé a los correos electrónicos cuando regrese el 15 de noviembre. Para estar al día de todas las novedades de Red Letter mientras estoy fuera, síguenos en las principales plataformas de redes sociales. Si necesita ayuda inmediata, puede ponerse en contacto con mi colega, Jen Price, en jprice@redletter.com.

Pasar un buen día,

Danny Watts
Editorial

Compartir contactos

Las personas que gestionan muchos proyectos o esperan recibir muchos correos electrónicos durante su ausencia podrían incluir una variedad de colegas para que los remitentes se pongan en contacto.

Hola,

Estaré de vacaciones desde el 14–21 de febrero con poco o ningún acceso al correo electrónico. Si necesita ayuda con sus impuestos mientras estoy fuera, por favor, póngase en contacto con mi asociada, Jean White, en jwhite@email.com o 302-555-0193. Para asuntos de auditoría, póngase en contacto con nuestro auditor principal, Max Kim, en mtkim@email.com. Si necesita copias de documentos financieros, por favor llame a mi asistente, Corey López, al 881-555-3012.

De lo contrario, responderé a su mensaje con prontitud cuando regrese.

Saludos,

Stuart Capp, CPA