Mensajes de texto y correo electrónico en el ámbito empresarial: Diferencias clave

La etiqueta empresarial es el código de conducta que siguen los profesionales al llevar a cabo determinadas situaciones de trabajo o al utilizar determinadas plataformas de mensajería. Las empresas utilizan muchas formas de comunicación cuando se ponen en contacto con clientes o colegas, y cada una de ellas suele requerir una forma única de etiqueta. El conocimiento de la etiqueta adecuada para los mensajes de texto y el correo electrónico garantiza el uso de la forma correcta de comunicación para el momento, el contenido y el destinatario.

En este artículo, definimos la etiqueta de los mensajes de texto y del correo electrónico y analizamos las similitudes y diferencias entre ambos.

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¿Qué es la etiqueta de los mensajes de texto en los negocios?

La etiqueta de los mensajes de texto en los negocios es el código de conducta que la mayoría de los profesionales siguen cuando utilizan dispositivos móviles para enviar mensajes a otros y llevar a cabo comunicaciones de negocios. Se trata de un concepto más reciente, ya que el envío de mensajes de texto en el ámbito empresarial aumentó su popularidad a medida que se universalizó el uso de los teléfonos móviles. Dado que la gente lleva el móvil consigo durante todo el día, el uso de mensajes de texto para contactar con los socios comerciales o los clientes puede resultar bastante cómodo.

Suele ser importante para las empresas y los compañeros de trabajo que utilizan la mensajería de texto gestionar cuándo y con qué frecuencia envían mensajes. La etiqueta de los mensajes de texto en los negocios puede incluir:

  • Envíe mensajes de texto durante el horario comercial: Al igual que puede llamar a un negocio cuando está abierto, intente enviar mensajes de texto a sus compañeros de trabajo o clientes durante el horario laboral. Esto crea un límite natural entre las conversaciones de trabajo y la vida personal.

  • Enviar mensajes cortos: No todos los planes telefónicos tienen un límite de caracteres, pero es importante enviar mensajes cortos y concisos que el receptor pueda leer y entender fácilmente. Si necesita compartir un mensaje más largo, considere la posibilidad de utilizar el correo electrónico.

  • Ofrezca cambiar a una llamada telefónica: Si una conversación rápida por mensajes de texto tiene el potencial de convertirse en una discusión más larga y detallada, ofrécete a concertar una llamada telefónica. Esto crea un espacio para que cada persona se prepare para la conversación y discuta el trabajo en profundidad.

  • Utilice un teléfono de trabajo específico: Algunas empresas ofrecen acceso a un teléfono de trabajo o a un dispositivo móvil dedicado exclusivamente a las comunicaciones profesionales. Mantener todos los mensajes de texto relacionados con el trabajo en un dispositivo separado puede ayudar a establecer un límite claro entre el trabajo y el hogar.

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¿Qué es la etiqueta del correo electrónico en los negocios?

La etiqueta del correo electrónico es el código de conducta para utilizar el envío de mensajes largos desde cuentas de correo electrónico de empresa como medio de comunicación profesional. El correo electrónico en la empresa adopta muchas formas, como el envío de actualizaciones de marketing a los clientes, la comunicación con el personal interno o el envío de documentos empresariales como archivos adjuntos. Los correos electrónicos empresariales pueden ofrecer un método de comunicación de formato largo y enviar el mensaje directamente a la bandeja de entrada del usuario. El correo electrónico es un método fiable y antiguo de comunicación en el ámbito empresarial. Las prácticas de etiqueta del correo electrónico en los negocios suelen incluir:

  • Comunicarse con muchas personas a la vez: Una de las características del correo electrónico es que permite enviar el mismo mensaje a varias personas, lo que resulta útil para grupos y equipos. También puedes reenviar mensajes a compañeros de trabajo que necesiten acceder a información esencial de una conversación diferente.

  • Envío de archivos adjuntos de gran tamaño: Es mejor utilizar el correo electrónico cuando tengas que enviar un archivo grande o un adjunto, lo que limita la necesidad de hacer copias en papel de los documentos importantes. Comprueba dos veces los archivos adjuntos antes de enviar el mensaje para asegurarte de que toda la información es correcta.

  • Hacer el contacto inicial: Cuando se contacta por primera vez con un cliente, compañero de trabajo o cliente, el uso del correo electrónico como método inicial de comunicación puede dar al destinatario una impresión positiva y profesional de usted. Establecer contacto requiere compostura, y a menudo un mensaje largo es una forma fácil de transmitir profesionalidad.

  • Esperar una respuesta En el mundo de los negocios, la gente recibe muchos correos electrónicos cada día, por lo que es importante que esté preparado para esperar una respuesta. Sin embargo, puedes enviar un mensaje de seguimiento si has esperado más de 24 horas.

  • Formatee su mensaje: Al igual que en el caso de las cartas, es importante dar formato a los mensajes de correo electrónico con una introducción que incluya el asunto, el nombre y el motivo por el que se envía. Otros consejos para el formato son utilizar un tono profesional, corregir el texto, comprobar quién recibe el mensaje e incluir una firma.

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Mensajes de texto frente a correos electrónicos en el ámbito empresarial

En el ámbito empresarial, el éxito de los distintos métodos de comunicación depende del momento, el contenido y la audiencia. He aquí algunas diferencias y similitudes clave entre los mensajes de texto y el correo electrónico en el ámbito empresarial:

Accesibilidad

Los mensajes de texto son un método de comunicación accesible, ya que la mayoría de las personas pueden llevar sus teléfonos móviles consigo durante el día. Los mensajes de texto pueden tener una alta prioridad, por lo que es mejor enviarlos si se desea que el destinatario vea los mensajes de inmediato. De este modo, es probable que aumente la velocidad de respuesta del destinatario. Para las campañas de marketing, los mensajes de texto envían la promoción directamente al teléfono de los clientes. Esta inmediatez puede hacer que los mensajes de texto sean un método rápido y fiable.

Puedes enviar fácilmente correos electrónicos a otras personas utilizando una buena conexión a Internet. Mientras que algunas personas acceden al correo electrónico en sus dispositivos móviles, otras sólo lo utilizan en sus ordenadores. Sin embargo, el rastro de la comunicación es accesible para todas las partes incluidas en el hilo del correo electrónico, lo que facilita el seguimiento de la conversación o el registro de la interacción.

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Duración

El envío de mensajes de texto es un método de comunicación breve, lo que significa que implica mensajes cortos y concisos. Algunos planes de telefonía imponen límites de caracteres, así que intente enviar mensajes de menos de 200 caracteres. Esto garantiza que se envíe correctamente y que se presente un texto claro y legible para que el destinatario lo vea fácilmente. Los mensajes de texto contienen principalmente palabras, con poca capacidad para documentos, fotos u otros recursos. Es importante enviar mensajes de texto que expresen la información de forma clara y rápida.

El envío de correos electrónicos es de formato largo, lo que significa que implica mensajes más largos y explicativos. El envío de correos electrónicos permite a los usuarios explicar historias, discutir temas en profundidad y proporcionar instrucciones detalladas. Los correos electrónicos pueden incluir documentos adjuntos, enlaces u otros materiales de marketing digital debido al espacio añadido.

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Legibilidad

Los textos pueden ser fáciles de leer, ya que llegan directamente al dispositivo móvil. La corta longitud del mensaje también mejora la legibilidad. Sin embargo, debido a su longitud, es posible que un colega tenga que responder pidiendo más información. Además, si quieres transmitir un determinado tono de voz, considera la posibilidad de utilizar el correo electrónico en lugar de los textos para asegurarte de que te estás comunicando con claridad.

Los correos electrónicos pueden requerir más tiempo para su revisión y redacción. Los correos electrónicos pueden contener imágenes, vídeos o archivos adjuntos que usted o el destinatario deben examinar antes de redactar la respuesta. La gente recibe muchos correos electrónicos cada día, por lo que enviar un mensaje de seguimiento ayuda al receptor a ver su correo electrónico inicial y priorizar la redacción de una respuesta.

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Tono

Debido a su naturaleza rápida y accesible, los mensajes de texto tienen un tono de conversación. Este tono puede ser eficaz para los colegas que trabajan en estrecha colaboración, o para enviar campañas de marketing a clientes recurrentes. Considera la posibilidad de utilizar el correo electrónico si quieres comunicarte en un tono formal o profesional. Limitar el número de mensajes de texto que envías a colegas y clientes puede mantener un sano equilibrio entre la conversación profesional y la personal.

El correo electrónico adquiere un tono profesional, ya que normalmente se entiende como una herramienta comercial. Los mensajes largos permiten una mayor formalidad en la composición y estructura del correo electrónico. Algunas circunstancias requieren un tono formal y profesional, como la primera presentación a un nuevo cliente o la explicación de un proyecto.