Uso de la Metodología Ágil de Gestión de Proyectos

Hay muchos tipos diferentes de metodologías para la gestión de proyectos y es importante elegir la adecuada para su empresa. La metodología ágil de gestión de proyectos es uno de los métodos preferidos que se utiliza sobre todo en el desarrollo de software, la construcción, la educación y el marketing. En este artículo, analizamos qué es la metodología ágil de gestión de proyectos y las ventajas de utilizarla con ejemplos detallados.

¿Qué es una metodología ágil de gestión de proyectos?

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La metodología de gestión ágil de proyectos (APM) es un enfoque rápido y flexible del proceso de gestión de proyectos. Permite a un equipo gestionar un proyecto dividiendo los grandes proyectos en tareas más pequeñas y fácilmente manejables, que se completan en iteraciones o sprints cortos que dan prioridad a los cambios basados en la retroalimentación. La metodología ágil requiere una colaboración continua con los clientes y los miembros del equipo para garantizar la finalización con éxito de un proyecto;

Ejemplos de metodología de gestión ágil de proyectos

Los ejemplos más utilizados de la metodología ágil son los siguientes:

  • Scrum
  • Programación eXtrema (XP)
  • Crystal
  • Kanban
  • Híbrido
  • Desarrollo de software adaptable (ASD)
  • Desarrollo orientado a las características (FDD)
  • Desarrollo de software ajustado (LSD);

Los equipos suelen utilizar uno o dos de estos métodos, aunque los marcos más utilizados son eXtreme Programming (XP) y Scrum.

Scrum

Scrum es un sistema que aplica un enfoque práctico que consta de componentes y pasos que se conectan entre sí. Un equipo de scrum:

  • Prioriza una lista de deseos o un backlog del producto

  • Selecciona una pequeña pieza de la parte superior de una lista de deseos (sprint backlog) y elabora un plan para implementarla

  • Completa su tarea en un sprint, que es un periodo de 2 a 4 semanas

  • Evalúa el progreso en lo que se denomina un scrum diario con un ScrumMaster que les mantenga centrados en los objetivos

  • Cierra el sprint con trabajo que está listo para mostrar o enviar

  • Revisa el sprint y luego comienza un nuevo sprint

Ejemplo: La persona A se reúne con un cliente para hablar de las necesidades de su empresa. Las necesidades están en el backlog del producto y la Persona A selecciona las tareas más importantes para completarlas en las próximas dos o cuatro semanas. Su equipo de scrum discute el progreso y aborda los bloqueos en un scrum diario para orientar el trabajo necesario para el día. Cuando termina el sprint, la persona A presenta o entrega el trabajo y revisa el backlog. A continuación, establece el objetivo para el siguiente sprint hasta que el proyecto esté completo;

Programación eXtrema (XP)

XP es un marco ágil para el desarrollo de software que pretende mejorar la calidad del software y mejorar la calidad de vida de un equipo de desarrollo. Este marco da al cliente lo que quiere y necesita ahora de la manera más rápida posible. 

Ejemplo: La persona B redacta una lista de requisitos del cliente teniendo en cuenta las historias que describen las características desde la perspectiva del usuario. El software se entrega en iteraciones y se entrega una cada dos semanas aproximadamente. Los equipos de XP trabajan en parejas de programadores con reuniones diarias para evaluar el progreso y resolver cualquier problema pendiente. El cliente continúa ofreciendo retroalimentación del usuario. Este ciclo se repite hasta que se completa el software;

Beneficios de seguir una metodología ágil de gestión de proyectos

Hay varios beneficios que puede experimentar cuando empieza a seguir una metodología de gestión ágil de proyectos. A continuación, cuatro beneficios de seguir una metodología ágil de gestión de proyectos:

4. Reducir los riesgos

Ningún proyecto ágil fracasa por completo porque siempre hay un producto que funciona desde la finalización del primer sprint. El riesgo y el coste inicial se reducen porque una idea de proyecto puede detenerse fácilmente y volver a trabajarse durante algún incremento del proceso ágil;

Desarrollo más rápido

La velocidad con la que se completa un proyecto crea un retorno de la inversión más rápido. Esto significa que su negocio puede ser más rentable tras un APM;

Mayor satisfacción del cliente

Un sistema que produce lo que el cliente quiere de la forma más rápida posible y se adapta a los cambios en el entorno general suele aumentar la satisfacción del cliente. Utilizar una metodología ágil significa que el cliente no tiene que esperar meses o años para obtener lo que quiere, ya que la metodología ágil utiliza iteraciones;

Elimina el retrabajo

El cliente está involucrado en el proceso ágil, lo que ayuda a que el proyecto se mantenga en el tiempo, mientras que usted está continuamente al tanto de las necesidades del cliente. Esto mejora la comunicación y disminuye la posibilidad de que haya que rehacer el trabajo terminado, ya que es probable que el cliente le notifique las revisiones en el momento anterior a la finalización total del proyecto 

Cómo seguir una metodología ágil de gestión de proyectos

Hay muchas buenas prácticas que se pueden utilizar cuando se sigue una metodología ágil de gestión de proyectos. También puede haber diferentes prácticas dependiendo del marco de trabajo ágil que elija seguir. He aquí una lista de pasos generalizados que puede dar para seguir una metodología ágil de gestión de proyectos: 

1. Iterar las tareas

Cuando se iteran las tareas mediante el desarrollo iterativo, significa que se toma un gran proyecto y se divide en piezas más pequeñas que son más fáciles de gestionar, completar y probar las tareas en ciclos repetitivos. Esta práctica ágil hace que las funciones y características de una tarea/subtarea de un proyecto queden claras para el equipo de gestión del proyecto antes de la entrega final del mismo;

2. Identificar el valor

Una vez que se desglosan las tareas de trabajo para mayor claridad, se puede identificar el valor que tiene cada tarea o subtarea. Determinar el valor de las tareas proporciona al equipo una mejor comprensión de lo que debe priorizarse y completarse primero, así como de lo que puede eliminarse por completo 

3. Realice reuniones diarias

Las reuniones de equipo son necesarias para el éxito de los proyectos. La implementación de proyectos ágiles requiere reuniones diarias que sean cortas y regulares. Esto permite al equipo evaluar el rendimiento y abordar cualquier obstáculo que se haya presentado durante el proceso. Los equipos siguen siendo productivos y tienen un enfoque más específico cuando las reuniones se llevan a cabo a diario, y comunican lo que se ha hecho y lo que aún queda por hacer 

4. Mantener pequeños incrementos de lanzamiento

La metodología ágil se centra en pequeñas entregas a lo largo del proceso de gestión de proyectos. El resultado o producto de un proyecto debe publicarse cada dos o cuatro semanas. Cada incremento de la versión debe ir seguido de una retroalimentación por parte de los clientes. De este modo, el cliente guía al equipo en el camino hacia el éxito del proyecto;

5. Realización de pruebas

Una vez completadas las pequeñas versiones y antes de entregar el proyecto final, seguir la metodología ágil sugiere que se realicen pruebas. Las pruebas deben realizarse para comprobar la usabilidad y funcionalidad de cada aspecto individual del proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo a identificar situaciones problemáticas que no han funcionado según lo previsto. Esto permite a un equipo ágil hacer planes para resolver los problemas antes de que se entregue el proyecto completo;

6. Utilizar herramientas o software de gestión de proyectos

Seguir una gestión de proyectos ágil puede ser más sencillo si se implementa un software o herramienta de gestión de proyectos. Esto permite a los equipos comunicarse de forma más eficiente y estructurar mejor sus procesos de trabajo. Un software profesional puede ayudar a agilizar los procesos con elementos como la gestión de archivos y el seguimiento del proceso del proyecto.

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