Métodos de control de costes: Definiciones y ejemplos

El control de costes es un aspecto importante para construir las finanzas de una empresa y ayudar a aumentar su rentabilidad. Entender los métodos de control de costes puede ayudarle a mantener un presupuesto para sus proyectos y a aumentar la rentabilidad de los mismos. En este artículo se explica qué es el control de costes, por qué es importante para las empresas y cuáles son los diferentes métodos de control de costes.

¿Qué es el control de costes?

El control de costes es una práctica utilizada por los profesionales de las finanzas que analiza los gastos generales de una empresa y reduce los costes de los proyectos para aumentar los beneficios. Normalmente, una empresa contrata a profesionales de las finanzas para que supervisen su rendimiento en materia de costes, planifiquen un presupuesto para cada proyecto y cambien los proyectos que pueden aumentar el rendimiento financiero de la empresa.

Los profesionales de las finanzas también desarrollan, mantienen y organizan el presupuesto de un proyecto desde el principio hasta el final para asegurarse de que los empleados lo siguen al pie de la letra. El objetivo de los métodos de control de costes es mejorar el rendimiento financiero de un proyecto y reducir sus costes.

La importancia del control de costes

El control de costes permite a las empresas mantener un presupuesto estricto, que mantiene sus finanzas estables y puede ayudar a aumentar la rentabilidad de sus proyectos. Estas son algunas de las razones por las que el uso de métodos de control de costes es esencial para las empresas:

  • Los presupuestos ayudan a mantener el rumbo: Los métodos de control de costes suelen implicar el establecimiento de un presupuesto estricto que el equipo debe seguir, lo que ayuda a mantener el rumbo durante el proyecto. Si el presupuesto exige que un proyecto se complete en un plazo determinado, los empleados pueden sentirse más obligados a completar el proyecto en la fecha límite del presupuesto.
  • Evita que el coste del proyecto' crezca: Utilizar métodos de control de costes puede ayudar a evitar que el coste de un proyecto crezca rápidamente a medida que éste avanza. Los miembros del proyecto pueden consultar a un profesional de las finanzas si creen que el presupuesto no cubre los costes necesarios para el proyecto.
  • Mantiene la rentabilidad alta: Los métodos de control de costes permiten que los ingresos aportados por los proyectos sean superiores al coste del proyecto, lo que mantiene la rentabilidad alta y aumenta las finanzas de la empresa.

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Factores de control de costes

Aquí hay varios factores que intervienen en el seguimiento del control de costes de un proyecto:

Coste de la mano de obra

La suma de los salarios pagados a los empleados que trabajan en un proyecto, incluidas las prestaciones y los impuestos, es el coste de la mano de obra. Al presupuestar un proyecto, es importante incluir el coste de la mano de obra, ya que un proyecto puede implicar a varios empleados trabajando a la vez. Por ejemplo, si está generando un presupuesto, asegúrese de incluir el número total de empleados en el proyecto y el tiempo que cada empleado puede trabajar en el proyecto para obtener una estimación precisa del coste total del proyecto.

Coste de los materiales

El coste total de todos los suministros y equipos necesarios para un proyecto es el coste de los materiales. Se trata de los materiales que se encargan antes de que comience el proyecto, durante la realización del mismo y una vez terminado.

El coste real

El coste real es el total de gastos que ha tenido un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Incluye el coste de la mano de obra, los materiales y cualquier otro gasto relacionado con el proyecto.

La desviación de costes

La desviación de costes se refiere a cualquier diferencia de precio entre el coste real del proyecto y el presupuesto que se ha establecido. Por ejemplo, si el presupuesto de un proyecto es de 1.000 dólares, pero el coste real del proyecto es de 1.500 dólares, la desviación de costes es de 500 dólares, ya que es la diferencia entre el presupuesto y el coste real del proyecto.

Retorno de la inversión (ROI)

El rendimiento de la inversión (ROI) es la rentabilidad de un proyecto en comparación con el dinero invertido en él. Tener un alto ROI significa que el proyecto ha aportado más dinero que el coste real del mismo.

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5 métodos de control de costes

He aquí cinco métodos de control de costes que permiten a una empresa mantener y seguir sus costes globales:

1. 2. Planificar adecuadamente el presupuesto

Un método de control de costes que la mayoría de las empresas utilizan al iniciar un nuevo proyecto es la gestión del presupuesto. Reservar el tiempo suficiente para elaborar un presupuesto preciso para los nuevos proyectos es importante porque la elaboración de un presupuesto ayuda a estimar los costes, a mantener las finanzas organizadas y a garantizar que la variación de los costes sea relativamente baja. A la hora de elaborar el presupuesto, las empresas tienen en cuenta todos los aspectos del proyecto, incluido el número de empleados que necesitan para el proyecto, el tiempo que puede llevar la realización del mismo y la cantidad de material que necesitan para llevarlo a cabo.

Es esencial dejar un espacio suficiente en el presupuesto para cualquier coste que surja de forma inesperada. Por ejemplo, algunos proyectos pueden acabar tardando más de lo previsto o pueden requerir más material del previsto inicialmente, por lo que es importante guardar fondos en el presupuesto para los cambios repentinos.

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2. 3. Seguimiento de todos los gastos mediante puntos de control

El seguimiento de todos los gastos relacionados con un proyecto es un método común de control de costes que las empresas utilizan para asegurarse de que el presupuesto se está siguiendo correctamente. Las empresas suelen tener puntos de control que se analizan periódicamente a lo largo de un proyecto para revisar que los miembros del equipo están manteniendo el presupuesto y para decidir si hay que hacer algún cambio, como por ejemplo si los miembros del equipo solicitan más tiempo o material para completar el proyecto. Los profesionales pueden analizar estos puntos de control de forma semanal o mensual.

Los profesionales de las finanzas pueden analizar los cambios necesarios utilizando estos puntos de control y acomodar el presupuesto en consecuencia. El uso de este método de control de costes permite realizar cambios que no afectan al presupuesto de forma significativa.

3. Utilizar sistemas de control de cambios

Los sistemas de control de cambios son métodos de control de costes que tienen en cuenta cualquier cambio que pueda tener un gran impacto en el presupuesto. Estos cambios pueden producirse por cualquier problema que surja durante el proyecto o por retrasos importantes que hagan que el proyecto no cumpla el plazo previsto, lo que puede provocar un aumento del coste de la mano de obra y los materiales. Los sistemas de control de cambios supervisan todos los cambios realizados en el proyecto para garantizar que los profesionales realicen ajustes en el presupuesto. También documentan los cambios y se aseguran de que todos los cambios que se realizan son vitales para el proyecto.

4. Tener una gestión del tiempo

La gestión del tiempo es un método de control de costes que puede mantener bajos los gastos de un proyecto si se cumplen los plazos del mismo. Cuando un proyecto supera el plazo, puede hacer que el coste de los gastos generales del proyecto aumente, ya que se siguen utilizando materiales y empleados para completar el proyecto, lo que disminuye la rentabilidad del mismo.

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5. Seguimiento del valor ganado

El uso del valor ganado es un método de control de costes muy popular entre los contables. Consiste en multiplicar el porcentaje de trabajo realizado en un proyecto por el presupuesto en el momento de su finalización. El valor ganado ayuda a los profesionales a predecir el resultado financiero de un proyecto en función del tiempo para completarlo, el gasto total del proyecto y el coste global del mismo.

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