12 Métodos de estimación de costes para gestores de proyectos

Las etapas de planificación de un proyecto incluyen el diseño de un presupuesto. Como gestor de proyectos, es importante saber cómo estimar los costes de un proyecto antes de actuar según su protocolo. Repasar los pasos de la estimación de costes puede permitirle encontrar una técnica que le proporcione una aproximación precisa para su trabajo. En este artículo, exploramos la definición y el significado de la estimación de costes, junto con 12 métodos de estimación de costes.

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¿Qué es la estimación de costes?

La estimación de costes es un proceso en el que los gestores de proyectos predicen la cantidad de dinero que necesitan para financiar sus proyectos. El proceso implica los costes directos e indirectos del proyecto, como:

  • Servicios públicos
  • Materiales
  • Equipos
  • Proveedores
  • Remuneración de los empleados

Cuando los gestores calculan los costes, también pueden tener en cuenta los elementos del proyecto, entre ellos:

  • Duración: La duración significa el tiempo que se tardará en terminar el proyecto.

  • Tamaño: Los gestores predicen la magnitud del proyecto. Por ejemplo, diseñar un centro comunitario puede ser un gran proyecto, mientras que publicar una edición limitada de un libro puede ser un proyecto pequeño.

  • Alcance: El alcance se refiere a la extensión del proyecto, como qué grupos de personas pueden beneficiarse de él y qué partes participan en su ejecución.

  • Complejidad: Cuanto más complejo es un proyecto, más pasos puede requerir para su realización. Los directores de proyecto pueden considerar el coste de cada paso para desvelar una estimación precisa.

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¿Por qué es importante la estimación de costes?

Como gestor de proyectos, la estimación de costes es importante para planificar porque sí:

Mantener el presupuesto

Cuando se decide poner en marcha un proyecto, se diseña un presupuesto que dicta la cantidad de dinero que se puede gastar en recursos y equipos. La estimación de costes le permite predecir los fondos que necesita y comparar la estimación con su presupuesto. Si la estimación supera su presupuesto, puede afinar su plan antes de iniciar el proyecto.

2. Evitar el exceso de gasto en todo el proceso

Sin un plan estratégico, se puede correr el riesgo de gastar demasiado en recursos de última hora. Por ejemplo, supongamos que descubrimos a mitad de proyecto que necesitamos comprar más equipamiento, un coste que no habíamos tenido en cuenta en nuestro plan original. Ahora tiene que gastar más dinero del que esperaba en equipamiento, pero puede evitar este problema si estima todos los costes de antemano.

Dedicar tiempo adicional a reunir los recursos necesarios

Una vez que estime los costes de su proyecto, tendrá tiempo para recaudar más dinero o reunir recursos para ejecutar su plan. Por ejemplo, puedes organizar actividades de recaudación de fondos o buscar el apoyo financiero de las partes interesadas.

Cuándo utilizar la estimación de costes

El proceso de estimación de costes suele tener lugar en las fases de planificación de su proyecto. Estos son ejemplos de ocasiones en las que puede ser útil utilizar la estimación de costes:

  • El proyecto es extenso. Los proyectos de gran envergadura conllevan varios elementos, como múltiples proveedores externos y dispositivos tecnológicos. Para los gestores de proyectos, puede ser necesario utilizar la estimación de costes para contabilizar los costes de cada pieza de la empresa.
  • Usted' está probando algo nuevo con su proyecto. Si el proyecto es algo que su equipo nunca ha realizado antes, la estimación de costes puede permitirle investigar los recursos que necesita y perfeccionar su enfoque.
  • Tiene múltiples opciones para completar el proyecto. Durante el proceso de estimación de costes, puede comparar los precios de los recursos que necesita para construir el plan más eficiente o rentable. Por ejemplo, se da cuenta de que puede ahorrar dinero pagando a sus empleados fijos para que se encarguen de las tareas del proyecto en lugar de contratar a contratistas, por lo que opta por mantener el proyecto en la empresa.

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Métodos de estimación de costes

Existen múltiples técnicas que puede utilizar para estimar los costes de su proyecto, como por ejemplo:

Estimación paramétrica

El método de estimación paramétrica implica el uso de datos históricos para determinar los costes de cada parte de la empresa. Por ejemplo, cuando se planifica la construcción de una casa de dos pisos, el director del proyecto revisa los costes históricos de la construcción de una casa con los mismos materiales y metros cuadrados, lo que le permite diseñar un presupuesto preciso. El método paramétrico incluye tres pasos:

  • Indicar el número de unidades del proyecto, como los metros cuadrados
  • Identificar el coste de cada unidad
  • Multiplicar el número total de unidades por el coste de una unidad

Estimación análoga

El método de estimación análoga combina datos históricos y el juicio experto del director del proyecto para anticipar los costes de un proyecto. Sus pasos incluyen:

  • Identificar los elementos del proyecto, como el tamaño, el alcance y la duración
  • Investigar un proyecto similar que utilizó los mismos elementos
  • Basar la estimación de costes del proyecto actual en el presupuesto de proyectos anteriores

Estimación en tres puntos

Cuando se utiliza el método de estimación de tres puntos, el gestor desarrolla tres estimaciones para los costes de una empresa, incluyendo:

  • Estimación optimista: Esta predicción muestra el mejor escenario, en el que los empleados completan el proyecto y mantienen el presupuesto.
  • Estimación pesimista: Refiriéndose al peor de los casos, las estimaciones pesimistas implican un gasto excesivo de recursos.
  • Estimación más probable: Una estimación realista es una mediana entre las predicciones optimistas y pesimistas. Se refiere al esfuerzo real que deben realizar los empleados para completar el proyecto y sus costes.

Los gestores de proyectos pueden calcular el coste final del proyecto utilizando la ecuación de la Técnica de Revisión del Análisis del Programa (PERT): [Estimación optimista + Estimación pesimista + (4 x estimación más probable)] / 6

Estimación descendente

En el método de estimación descendente, los gestores de proyectos determinan el coste total de un proyecto y lo separan en categorías más pequeñas. Por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro organiza una gala con un coste global aproximado de 15.000 dólares. El comité del evento señala que la decoración cuesta 2.000 dólares, la comida y las bebidas 7.000 dólares y el entretenimiento 6.000 dólares. La estimación descendente puede ser más beneficiosa en las primeras etapas de planificación de un proyecto, donde los gestores de proyectos pueden obtener información sobre qué recursos costarán más.

Estimación ascendente

También conocida como estimación de detalle o de ingeniería, la estimación ascendente es lo contrario del método descendente. Los gestores de proyectos identifican primero los precios de los elementos y luego suman los costes para determinar los costes globales. Por ejemplo, al lanzar una campaña de marketing, el director del proyecto estima que necesita 200 dólares para los anuncios en las redes sociales y 500 dólares para los anuncios de compra en televisión, lo que equivale a un coste total de 700 dólares para la campaña.

Sistema de información para la gestión de proyectos

La técnica del sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) utiliza un software especializado para gestionar los pasos de su plan. Puedes introducir los recursos que tienes y sus costes para determinar su precio total. El software también organiza sus recursos en un calendario, que le muestra cómo progresará su plan y qué recursos necesitará para cada paso.

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Método Delphi

Con el método Delphi, un grupo de expertos presenta sus predicciones sobre los costes de un proyecto de forma anónima y un mediador analiza las respuestas hasta llegar a un acuerdo. Durante una serie de paneles, los expertos responden a un cuestionario y aplican sus conocimientos estadísticos. Pueden ajustar sus respuestas a medida que van conociendo información adicional, y la cifra que acuerdan es la estimación final del proyecto.

La toma de decisiones

El modelo de toma de decisiones tiene en cuenta la opinión de todos los miembros del equipo, es decir, los empleados votan la cifra de estimación de costes. El equipo llega a una decisión mediante la consecución de votos de forma

  • Por unanimidad: Todos los miembros del equipo tienen que estar de acuerdo con la cifra. Por ejemplo, si hay cinco personas en el equipo, las cinco tienen que compartir la misma perspectiva.
  • Mayoría: También conocido como pluralidad, un voto mayoritario abarca a más de la mitad del equipo. Por ejemplo, si hay 10 miembros, es necesario que al menos seis voten en el mismo sentido.
  • Asignación de puntos: El equipo asigna 100 puntos a un tema concreto, lo que puede poner de manifiesto áreas de interés o valor. Por ejemplo, un área que recibe dos puntos puede ser insignificante, mientras que un área que recibe 89 puntos necesita ser priorizada.

1. Análisis de la oferta del proveedor

El análisis de las ofertas de los proveedores puede ser beneficioso para los proyectos que requieren el uso exclusivo de proveedores. En primer lugar, el director del proyecto envía un documento de solicitud de propuestas (RFP) a los proveedores que le interesa contratar. En el documento, los proveedores indican el precio y la calidad de sus servicios y comparten sus respuestas con el gestor. El gestor compara los precios para estimar cuánto costará todo el proyecto.

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Análisis de reservas

La técnica de análisis de reservas tiene en cuenta los retos que pueden surgir al ejecutar el proyecto. Incluye fondos para la reserva de imprevistos, que es una cantidad de dinero para conflictos previstos, como dificultades técnicas o productividad limitada. También incluye la reserva de gestión, que son fondos que cubren conflictos inesperados, como acontecimientos meteorológicos históricos o emergencias sanitarias nacionales.

Coste del análisis de la calidad

Al igual que el análisis de reservas, el análisis del coste de la calidad (CoQ) evalúa cuánto dinero necesita el equipo del proyecto para superar sus expectativas. Esta técnica conlleva cuatro pasos:

  • Establece las normas para el proyecto. Define lo que quieres conseguir con tu esfuerzo y cómo medir su calidad. Por ejemplo, si estás diseñando una aplicación para móviles, puedes declarar que la aplicación que da resultados en dos segundos es un rendimiento de calidad.

  • Determina el precio de una buena calidad. Contemple cuánto le costará conseguir los resultados deseados. Por ejemplo, puede determinar el precio de implementar la alta velocidad en su aplicación.

  • Averiguar el precio de la mala calidad Considere cuánto le costará si experimenta desafíos o desperdicia recursos al ejecutar su proyecto. Por ejemplo, si le lleva tres intentos hacer que su aplicación funcione más rápido, puede anotar el dinero que puede gastar en reintentos.

  • Calcular la CoQ total. Suma el precio de la buena calidad y el precio de la mala calidad, lo que puede mostrarte cómo minimizar los riesgos a la hora de alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Juicio de expertos

Al recibir la ayuda de los expertos, los equipos de proyecto pueden resolver los conflictos interpersonales y seleccionar el método de estimación que mejor se adapte a sus esfuerzos. Los expertos examinan los datos históricos y explican cómo un entorno puede afectar a la ejecución de un proyecto. Por ejemplo, los expertos pueden aconsejar el estreno de una película infantil durante el verano, cuando el público al que va dirigida puede estar fuera de la escuela y asistir al cine con frecuencia. También pueden sugerir la combinación de métodos de estimación para calcular la cifra de coste más aproximada.

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