¿Qué son las métricas de gestión de proyectos? (con ejemplos)

Un programa de gestión de proyectos puede ayudar a una empresa a seguir siendo competitiva y rentable mediante la búsqueda de mejoras en los procesos u oportunidades de reducción de costes. Las métricas pueden ayudar a identificar dónde se necesitan mejoras, en qué estadísticas centrarse y cómo medir el éxito y la eficacia de los esfuerzos de una empresa. Saber más sobre las métricas de gestión de proyectos utilizadas para medir el éxito puede ayudarle a desarrollar sus habilidades profesionales en cualquier campo y a hacer crecer su carrera en la gestión de proyectos.

En este artículo, exploramos qué son las métricas de gestión de proyectos, discutimos por qué son importantes, explicamos cómo elegir las métricas de gestión de proyectos y damos ejemplos de algunas para ayudarle a entender mejor estas mediciones empresariales.

¿Qué son las métricas de gestión de proyectos?

Las métricas de gestión de proyectos se utilizan para medir el rendimiento de un proyecto. Proporcionan a las empresas datos, fórmulas y cálculos que les permiten evaluar el progreso de una empresa, determinar la eficiencia del equipo, determinar las fechas de finalización y los gastos del proyecto, e identificar, reducir o evitar los riesgos. Las métricas de gestión de proyectos son herramientas cuantitativas que las organizaciones utilizan para diseñar estrategias eficaces, programas de mejora continua o para medir la satisfacción de empleados y clientes.

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¿Por qué son importantes las métricas de gestión de proyectos?

Las métricas de gestión de proyectos son importantes porque demuestran el valor y mejoran el rendimiento, lo que en última instancia ayuda a las empresas a obtener beneficios. Se puede demostrar el valor de los empleados, los procesos o las compras de equipos mediante métricas que muestren el retorno de la inversión (ROI), por ejemplo. Una empresa de transporte y entrega podría utilizar las tasas de entrega a tiempo para demostrar el valor de una cinta transportadora automatizada, o una compañía aérea podría tratar de averiguar si la reducción del número de minutos que un avión permanece en tierra entre vuelos crea suficiente tiempo para una ruta de vuelo más al día, generando más ingresos por la venta de billetes.

Mediante el uso de métricas de gestión de proyectos, los datos son la raíz de la toma de decisiones, y se pueden predecir mejor los resultados futuros o ajustar por completo las estrategias empresariales.

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¿Cuáles son los ejemplos de métricas de gestión de proyectos?

Hay muchos ejemplos de métricas de gestión de proyectos que puede utilizar para medir el éxito de sus propios planes de gestión de proyectos. Aquí hay 10 ejemplos para considerar su uso:

Margen de beneficio bruto

El margen de beneficio bruto es una métrica financiera que muestra cuánto dinero gana una empresa después de restar los costes totales de la actividad. Básicamente, una empresa obtiene mejores resultados cuando el margen es mayor. Los objetivos de la gestión de proyectos deben alinearse con la contribución a la rentabilidad de una empresa u organización. Esta es la fórmula para calcular el margen de beneficio bruto:

Margen de beneficio bruto = (beneficio total – costes totales) / 100

Valor ganado

El valor ganado indica cuánto dinero se ha ganado con el dinero invertido y gastado en un proyecto hasta el momento. Compara el valor del trabajo ya realizado con el presupuesto total permitido para el proyecto. A veces, el valor ganado va por el coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y es útil para saber si el proyecto avanza bien. La fórmula para calcular el valor ganado es:

Valor ganado (EV) = porcentaje de trabajo completado / presupuesto al finalizar (BAC)

Satisfacción del cliente

Las métricas de satisfacción del cliente miden la calidad de los productos o servicios que se ofrecen, basándose en los datos y resultados de los clientes. Dentro de la puntuación de la satisfacción del cliente, las empresas pueden seleccionar o priorizar variables como los resultados de las encuestas, la cantidad de ingresos generados, el porcentaje de clientes que repiten en comparación con los que se pierden o la relación entre los cumplidos y las quejas de los clientes. Por ejemplo, una agencia nacional de alquiler de coches podría priorizar los datos de satisfacción del cliente que se centran en la repetición de las ventas de alquiler en un año y duplicar la cantidad de cumplidos de los clientes a las quejas sobre la cantidad de ingresos generados por los alquileres, que pueden fluctuar en función de las temporadas y otras variables.

El cálculo estándar para la satisfacción del cliente es:

Puntuación de satisfacción del cliente = (puntuación total de la encuesta / total de preguntas) x 100

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Satisfacción de los empleados

La puntuación de la satisfacción de los empleados es como la satisfacción de los clientes, aunque examina elementos como la moral de los empleados, los índices de retención frente a los de rotación, las cantidades de productividad y los índices de absentismo. Dependiendo del resultado, las empresas pueden cambiar las políticas corporativas, aumentar las actividades de compromiso o encontrar otras formas de aumentar la satisfacción de los empleados. Esta es la fórmula para calcularlo:

Puntuación de satisfacción de los empleados = (puntuación total de la encuesta / total de preguntas) x 100

Productividad

Esta métrica de gestión de proyectos examina las capacidades de una empresa u organización, como la forma en que utiliza sus recursos, incluyendo la mano de obra, el equipo y las finanzas. La productividad muestra la correlación entre la entrada y la salida con el objetivo de producir más por menos. Por ejemplo, si una imprenta tiene una máquina adecuada y la dirección está pensando en invertir en una nueva, observar cuántas páginas más puede sacar una nueva impresora en un día permite saber si la compra crea más productividad que la actual. La fórmula de la productividad es:

Productividad = unidades de entrada / unidades de salida

Retorno de la inversión

Como ecuación financiera, el rendimiento de la inversión (ROI) compara la cantidad de dólares ganados con la cantidad de dólares invertidos en un proyecto. Los costes a tener en cuenta suelen incluir la mano de obra, la formación, las materias primas, los equipos y los gastos generales. Se asigna un importe en dólares a cada unidad de datos para determinar los beneficios netos, que suelen contribuir al beneficio de la empresa, como las mejoras, el ahorro de costes o la productividad. Esta es la fórmula para calcular el ROI:

ROI = (beneficios netos / costes) x 100

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Coste real

Esta sencilla métrica de gestión de proyectos financieros le indica cómo se gasta en un proyecto. El coste real difiere de la estimación y, para calcularlo, se suman todos los gastos de un proyecto completo a lo largo de su plazo. He aquí la fórmula del coste real:

Coste real (CA) = coste total por periodo de tiempo x periodo de tiempo

Rendimiento de los costes

Se puede medir la rentabilidad de un proyecto mediante un cálculo de rendimiento de costes. Divida el valor ganado, o el valor del trabajo realmente realizado, por el coste real para ayudarle a crear estimaciones presupuestarias precisas. He aquí cómo hacerlo:

Índice de rendimiento de costes (CPI) = valor ganado / costes reales

Desviación de costes

La desviación de costes es una métrica de gestión de proyectos que calcula el contraste entre los presupuestos planificados y los costes reales en un periodo de tiempo determinado. Se puede determinar si un proyecto supera el presupuesto en un número negativo o está por debajo del presupuesto en un número positivo. Para calcular la desviación de costes, utilice esta fórmula:

Desviación de costes (CV) = coste presupuestado del trabajo – coste real del trabajo

Variación del calendario

La desviación del cronograma examina el calendario de trabajo proyectado frente al calendario real de trabajo realizado para determinar si un proyecto está a tiempo, adelantado o retrasado. La desviación del calendario se calcula restando el coste asignado del trabajo programado del coste presupuestado del trabajo realizado. Los números positivos indican que el proyecto va bien, mientras que los números negativos indican que va con retraso. He aquí el cálculo:

Desviación del cronograma (SV) = coste presupuestado del trabajo realizado – coste presupuestado del trabajo programado

Cómo elegir las métricas de gestión de proyectos

Puede seleccionar qué métricas de gestión de proyectos se alinean mejor con su propósito u objetivo empresarial siguiendo estos tres pasos:

1. Determinar el alcance del proyecto

Es importante entender el propósito de su proyecto u objetivo, que también es fundamental para otros aspectos de la gestión de proyectos. Considere la posibilidad de explorar e investigar en qué se centra el proyecto como base para saber qué métricas utilizará para medir su éxito. Por ejemplo, si el equipo directivo de una aerolínea tuviera que llevar a cabo un proyecto de ahorro de costes, podría reducir específicamente el alcance para centrarse en su gasto más costoso, el combustible.

2. Averiguar los factores de éxito

Puede determinar qué factores críticos de éxito debe cumplir para alcanzar el éxito con su proyecto. Los factores de éxito suelen variar de un proyecto a otro. Por ejemplo, una aerolínea que busca reducir los costes de combustible podría determinar que necesita reducir el tiempo que pasa en la pista de rodaje antes del despegue como factor de éxito para ahorrar dinero en combustible.

3. Establecer medidas de cumplimiento

Para cada conjunto de factores críticos de éxito, analice cómo puede medir el umbral de cumplimiento. Por ejemplo, la misma aerolínea que quiere reducir los costes de combustible podría calcular que el umbral de cumplimiento es una media de un minuto ahorrado en la pista de rodaje por cada vuelo de salida. Cuando se suman, el número de minutos ahorrados en la pista de rodaje a través de la red de aeropuertos diariamente se suma a un ahorro potencialmente grande de costes de combustible.