6 Consejos para usar el correo electrónico de Microsoft Outlook como un profesional

El correo electrónico es un método de comunicación muy popular. Puede ser una herramienta de trabajo eficaz, pero también puede consumir mucho tiempo y energía. Utilizar el correo electrónico de forma más eficiente puede ayudarte a volver a centrarte en tareas más importantes y a ahorrar tiempo durante tu jornada laboral.

En este artículo, repasamos varios consejos útiles y fáciles de aplicar que puede utilizar para sacar el máximo partido al correo electrónico de Microsoft Outlook.

Cómo escribir un correo electrónico profesional

Consejos para utilizar el correo electrónico de Outlook

Dado que el correo electrónico es una parte integral del trabajo de oficina, aprender a utilizar correctamente Microsoft Outlook será importante para tu progreso profesional, ya que te permitirá crear reuniones con compañeros y enviar mensajes sin esfuerzo. Ser capaz de impresionar a tus colegas y a tu supervisor en un nuevo trabajo será sencillo si utilizas estas herramientas. Incluso podrás enseñar a tus colegas a utilizarlas.

Utilice estos consejos para aprovechar al máximo las herramientas que tiene a su disposición para maximizar su eficiencia en el trabajo:

  • Procesar los mensajes de forma eficiente.
  • Recuperar o des-emitir el correo electrónico.
  • Ordene su bandeja de entrada con un solo clic.
  • Cree plantillas de correo electrónico para respuestas comunes.
  • Programar los correos electrónicos para su entrega en el futuro.
  • Utilice su calendario de Outlook como un experto.

Procese sus mensajes de forma eficiente

La mejor manera de empezar a organizar una bandeja de entrada de Outlook desordenada es idear un sistema de organización. Outlook permite organizar el correo electrónico en un sistema de carpetas para que sea más fácil navegar por él. Un sistema de organización le motivará a ocuparse del correo entrante y le facilitará la clasificación de los mensajes no leídos.

Puede segmentar su correo electrónico por categorías que trataría de forma diferente. Por ejemplo, podría clasificar los mensajes como “más importantes,” “para hacer más tarde,” “correo externo,” o “invitaciones a reuniones.” Utilice Outlook para crear reglas para cada correo electrónico entrante de modo que se clasifique automáticamente en una carpeta que cree para cada categoría de mensaje. Por ejemplo, puede mover todas las invitaciones a reuniones a una carpeta de «invitaciones a reuniones» y, a continuación, crear una regla para que cualquier invitación se clasifique automáticamente en esa carpeta.

Si utiliza un dispositivo móvil, recuerde configurar su teléfono para que sincronice el correo de las carpetas que cree para no perder accidentalmente un mensaje.

Recordar o des-responder al correo electrónico

No hay nada peor que la sensación de darse cuenta de que has cometido una errata o un error justo después de pulsar «enviar» en un correo electrónico. La función de recuperación de Outlook es maravillosa para este tipo de situaciones. Sólo tienes que aprender a recordar un correo electrónico en Outlook, y estarás bien encaminado para evitar errores embarazosos en el correo electrónico.

Para anular o recuperar un correo electrónico ya enviado, abre la carpeta de mensajes enviados y haz doble clic en el correo electrónico que quieres recuperar. A continuación, haz clic en el menú desplegable llamado “Acciones,” seguido de “Recuperar este mensaje.” Aparecerá una ventana de recuperación que te permitirá elegir entre eliminar las versiones no leídas del correo electrónico o sustituirlas por una versión actualizada del mismo. También puede elegir recibir un informe sobre si la recuperación del mensaje falla o tiene éxito para cada destinatario. 

El único inconveniente potencial de esta función es que no se puede recuperar un correo electrónico una vez que el destinatario lo ha abierto. Además, la función de recuperación sólo funcionará si el destinatario también utiliza Outlook. Si utiliza Gmail u otra aplicación de correo electrónico, no podrás recuperar el correo, pero sí puedes enviar un mensaje de recuperación. Solo tienes que añadir una nota en la que se indique que el destinatario debe ignorar el primer correo electrónico y consultar la información del más reciente. Puedes añadir “urgente” a la línea de asunto del último correo electrónico para animar al destinatario a abrir ese primero.

Para evitar enviar accidentalmente el correo electrónico equivocado, también puede configurar sus correos electrónicos para que se envíen con un ligero retraso. De este modo, si justo después de enviarlo recuerda que se ha olvidado de incluir algo o detecta un error, puede evitar que se envíe el correo electrónico o actualizarlo.

Para retrasar sus correos electrónicos con Microsoft Outlook, vaya a “Archivo,” luego seleccione “Gestionar reglas y alertas.” Desde allí, elija “Nueva regla” y comience desde una “Regla en blanco.” Asegúrese de omitir las condiciones para que todos sus mensajes salientes estén cubiertos. A continuación, seleccione “Aplazar la entrega varios minutos” en “Paso 1,” y seleccione el número de minutos que desea que se retrase cada mensaje.

Ordene su bandeja de entrada con un solo clic

Limpiar una bandeja de entrada con muchos mensajes sin leer puede llevar tiempo y energía, sobre todo después de volver del trabajo tras un viaje de negocios o unas vacaciones, cuando los mensajes tienden a acumularse. Afortunadamente, puedes establecer un mensaje automático de fuera de la oficina para los momentos en los que estés de vacaciones o tengas un acceso mínimo a tu bandeja de entrada. Esto permitirá a los destinatarios saber suavemente que no deben esperar noticias tuyas de inmediato y puede redirigirlos a uno de tus colegas para abordar situaciones urgentes mientras estás fuera de la oficina.

Sin embargo, la función de limpieza de Outlook&#x2019, introducida en la versión de Outlook 2010, puede limpiar su bandeja de entrada con un solo clic. Esta función elimina todos los mensajes que se repiten posteriormente en un hilo de correo electrónico (o conversaciones de correo electrónico con múltiples respuestas). Esto le permite ver una sola cadena de correo electrónico limpia en lugar de varios correos electrónicos de una cadena individualmente, lo que le ahorra tiempo al escanear y trabajar a través de los mensajes no leídos.

Para utilizar la función de limpieza de Outlook’haga clic en el botón “Limpiar” mientras ve su bandeja de entrada, y luego seleccione la opción “Limpiar carpeta” del menú desplegable.

Esta herramienta puede ser un poco intimidante al principio si te preocupa perder mensajes, pero la herramienta no borrará ningún mensaje que no se replique posteriormente en un hilo. Además, siempre podrás encontrar todos tus mensajes eliminados en la carpeta “Elementos eliminados”.

Relacionado: Guía: Mensajes de correo electrónico fuera de la oficina (con ejemplos)

Crear plantillas de correo electrónico para respuestas comunes

Si a menudo se encuentra reescribiendo el mismo mensaje o respondiendo a la misma pregunta una y otra vez, Outlook puede ayudarle a ahorrar tiempo creando una plantilla de correo electrónico. Utilizar la función de Outlook’partes rápidas” puede ayudarle a dejar de escribir lo mismo repetidamente, o a ordenar sus mensajes antiguos para copiar y pegar el texto que ha escrito anteriormente.

El uso de “Quick Parts” para crear una plantilla es sencillo. La próxima vez que se encuentre escribiendo algo que probablemente vaya a repetir más adelante, resalte el texto correspondiente y haga clic en la pestaña “Insertar”. En el menú desplegable “Insertar”, seleccione “Guardar la selección en la Galería de piezas rápidas” dé al texto un nombre descriptivo que le ayude a recordarlo más adelante y, a continuación, haga clic en “Aceptar”

La plantilla se guarda para su uso futuro. Para añadir el texto a un futuro mensaje de correo electrónico, haga clic en la pestaña “Insertar” cuando el cursor esté situado en el cuerpo del borrador del correo electrónico, luego seleccione “Partes rápidas” y haga clic en el texto concreto que desee insertar. El texto preescrito aparecerá automáticamente en el cuerpo del borrador del correo electrónico. Incluso puede personalizar el texto de la plantilla según sea necesario en futuros mensajes.

Programe los correos electrónicos para su entrega en el futuro

Una de las funciones más infravaloradas de Outlook es la posibilidad de programar los mensajes de correo electrónico para su entrega en el futuro. Aprender a programar un correo electrónico en Outlook puede ayudar a que sus mensajes aparezcan en la bandeja de entrada de su destinatario a primera hora de la mañana o cuando sea más probable que revise sus mensajes;

De este modo, aunque escriba un mensaje justo cuando todo el mundo se va de la oficina a las 5 de la tarde, el correo electrónico llegará a la bandeja de entrada del destinatario a las 9 de la mañana, o cuando lo haya programado. O tal vez sepa que un colega está de vacaciones y no estará en la oficina hasta la semana siguiente. En ese caso, puede programar su mensaje de correo electrónico para que llegue a la hora en que su colega regrese a la oficina, de modo que su mensaje estará en la parte superior de sus mensajes no leídos.

Programe un mensaje de correo electrónico para su entrega en un momento posterior mediante la función «Entrega futura» de Outlook. Una vez que haya escrito el correo electrónico, pero antes de enviarlo, haga clic en “Opciones” y luego en “Retrasar la entrega” Desde allí, aparecerá el cuadro de diálogo “Propiedades”. En “Opciones de entrega,” marque la casilla que se encuentra junto a “No entregar antes,” y luego marque la casilla que activa esta función. A partir de ahí, puede seleccionar la fecha y hora concretas en las que desea que se entregue el correo electrónico. A continuación, cierre la casilla y envíe el correo electrónico como lo haría habitualmente. El correo electrónico no se enviará hasta después de la “No entregar antes de” fecha y hora.

Relacionado: Cómo terminar un correo electrónico

Utilice su calendario de Outlook como un experto

Aunque la mayoría de la gente piensa en el correo electrónico cuando piensa en Microsoft Outlook, Outlook tiene muchas otras funciones que pueden facilitarle la vida y ayudarle a hacer más eficientes sus tareas cotidianas. El calendario de Outlook es una forma estupenda de organizar tu tiempo y mantener tu agenda al alcance de tu mano para que puedas acceder a ella siempre que lo necesites. Puedes utilizar la función de calendario de Outlook para hacer un seguimiento de las citas, reuniones, tareas de trabajo y mucho más. Incluso puedes utilizar el calendario para crear una lista de tareas para ayudarte a organizar tu tiempo.

El uso de Outlook es doblemente conveniente porque probablemente reciba la mayoría de las invitaciones a reuniones y solicitudes de citas por correo electrónico. Si utiliza el calendario de Outlook, no tendrá que abrir una aplicación aparte para ver si está disponible a una hora determinada o para añadir algo a su agenda. Aprenda a navegar por su calendario de Outlook como un profesional y estará más organizado en poco tiempo;

En primer lugar, tenga en cuenta que la configuración predeterminada del calendario está en “Vista de mes.” Debería ver la fecha actual resaltada en una pantalla que muestra todo el mes del calendario. También debería poder navegar a otros meses desde esta pantalla. Sin embargo, hay varias formas de personalizar el calendario para que esté listo para su uso cada vez que lo abra. 1. Puede configurar el calendario de la siguiente manera en lugar de por meses:

  • La configuración del día le muestra los eventos de un día.
  • La configuración de la semana laboral muestra los cinco días de un horario de trabajo, o sea, de lunes a viernes.
  • La vista de la agenda le muestra las citas de cada día en forma de barra para que pueda ver fácilmente los compromisos que se solapan y los posibles conflictos.

También puedes añadir otros elementos a tu calendario de Outlook:

  • Citas:  Las citas implican a usted y a una sola persona más y suelen fijarse con alguien ajeno a su organización laboral.
  • Reuniones: Las reuniones implican a un grupo de personas y suelen distribuirse internamente. Como organizador de la reunión, puede programar la hora y el lugar de la misma y enviar las invitaciones por correo electrónico.
  • Tareas: Puedes crear una tarea para crear un bloque de tiempo en tu calendario cuando planees estar trabajando por tu cuenta para completar tareas específicas. Al bloquear este tiempo, puede asegurarse de no programar accidentalmente una cita o reunión durante el tiempo que necesita estar trabajando.