Cómo utilizar el modelo DACI para tomar decisiones en equipo (con consejos)

La DACI puede ayudar a simplificar la toma de decisiones y promover la colaboración entre los miembros del equipo durante un proyecto. La toma de decisiones suele estar guiada por los responsables del proyecto. Utilizando el modelo DACI, puedes contratar a profesionales que apoyen y refuercen la dirección del proyecto, así como mantener una comunicación abierta con todos los implicados.

En este artículo, definimos el modelo DACI y cómo utilizarlo para tomar decisiones en nombre de su equipo.

¿Qué es el modelo de toma de decisiones DACI?

La DACI es un modelo de toma de decisiones que permite a determinados miembros del equipo tomar decisiones en grupo para un proyecto. A continuación se describe la DACI y la importancia de cada función:

  • Conductor: El conductor, o director de proyecto, es el líder de todo el proyecto, responsable de asignar a alguien que desempeñe las funciones de aprobador, colaborador e informador.

  • Aprobador: Cuando el conductor toma una decisión, el aprobador aprueba o veta la elección. El aprobador suele ser una parte interesada o un cliente.

  • Colaborador: Los colaboradores ayudan al conductor a decidir cómo proceder durante un proyecto. Los expertos o consultores del sector suelen ocupar este puesto.

  • Informado: El informado implica a otros miembros de la organización a cuyo trabajo afecta la decisión.

Relacionado: Modelos de toma de decisiones: Definición y ejemplos

Beneficios de los roles en el modelo DACI

La designación de roles en el modelo DACI puede impulsar la eficiencia de los proyectos. Otras ventajas del marco son:

  • Mejora de los procesos de comunicación: El modelo DACI incluye las perspectivas de todas las partes involucradas. El cliente o la parte interesada pueden expresar sus expectativas y preocupaciones, y el director del proyecto puede tomar decisiones fundamentadas utilizando el consejo del colaborador. Una comunicación minuciosa puede aclarar las dudas que puedan tener los miembros del equipo y garantizar que todos comprendan el propósito del proyecto y sus objetivos.
  • Resolver los conflictos interpersonales: Supongamos que el aprobador veta una decisión, creando un desacuerdo dentro del equipo. Los otros líderes pueden idear una solución que se adhiera a los intereses de todas las partes, y pueden avanzar con una actitud productiva.
  • Evitar retrasos en los proyectos: Con una persona designada para tomar decisiones, el proyecto puede avanzar según lo previsto, permitiendo al equipo completar sus tareas con instrucciones claras.

Relacionado: 8 Beneficios de la toma de decisiones creativa (con ejemplos y consejos)

Cómo utilizar el modelo DACI para tomar decisiones en equipo

Hay cinco pasos que puede seguir para utilizar el modelo DACI para la toma de decisiones dentro de su equipo:

1. Nombrar a un conductor para dirigir el equipo

El primer paso para cumplir el modelo DACI es designar un conductor. Contemple la posibilidad de seleccionar un director de proyecto con cualidades como:

  • Confiabilidad: Es importante que el equipo del proyecto confíe en el conductor para tomar decisiones en nombre del grupo. Seleccione un profesional que encarne la misión de la organización y priorice el trabajo de calidad.

  • Competencia en la resolución de problemas: Las fuertes habilidades de resolución de problemas pueden permitir al conductor responder profesionalmente a los vetos de un aprobador, por ejemplo, y reconocer la necesidad de tomar una decisión importante. Piense en un empleado que se esfuerza por comprender un problema antes de averiguar cómo resolverlo.

  • Competencia en la comunicación con los demás: Un comunicador competente puede escuchar activamente los consejos del colaborador y del aprobador, así como de otros miembros del equipo. También puede expresar sus opiniones y exudar liderazgo sin dejar de ser respetuoso.

  • Capacidad para interpretar correctamente la información: Los gestores de proyectos que comprenden las recomendaciones de los colaboradores pueden tomar buenas decisiones para el equipo. También es posible que tengan que interpretar las preocupaciones del aprobador y pedir aclaraciones.

Relacionado: Cómo contratar a un gestor de proyectos

2. Encuentre la parte contribuyente adecuada

El segundo paso para practicar el modelo DACI es seleccionar a un experto que sirva de colaborador. He aquí las formas de encontrar y designar al mejor candidato:

  • 4. Evaluar el objetivo del proyecto Como gestor de proyectos, el alcance del proyecto puede dictar la experiencia que necesitas para tomar decisiones. Piensa en lo que quieres conseguir al final del proceso y en el colaborador que puede guiarte en él.
  • Revisar el conjunto de habilidades técnicas del colaborador: La orientación del colaborador puede complementar sus habilidades y exponerle a una perspectiva que quizá no haya considerado.
  • Considere la posibilidad de contratar a un grupo de expertos: Un modelo DACI puede tener múltiples colaboradores que ayuden al conductor. Contar con un panel puede reafirmar la decisión final del conductor.

3. Invite a un aprobador a interpretar las decisiones del grupo

La contratación de un aprobador es el tercer paso de la ejecución del modelo DACI. Los aprobadores pueden ser alguien con autoridad para juzgar las decisiones que toma el director del proyecto. Por ejemplo, un director de la organización puede vetar decisiones que puedan ser perjudiciales para la empresa. Asimismo, un cliente que haya proporcionado recursos monetarios y equipos para el proyecto puede participar para mantener sus expectativas. Seleccione un profesional que pueda colaborar bien con el conductor y el colaborador y que entienda el propósito del proyecto.

4. Establezca un protocolo para mantener informada a la organización

Una vez que haya cubierto los puestos de liderazgo, el cuarto paso es determinar cómo comunicar las decisiones al resto del equipo. Tenga en cuenta que sus decisiones como conductor pueden influir en el flujo de trabajo de sus compañeros. Por ejemplo, si decides alargar el proceso de fabricación dos semanas, es posible que el departamento de marketing tenga que suspender su campaña de promoción y el sector financiero tenga que ampliar el presupuesto.

Diseñe una estrategia para distribuir detalles al grupo informado. Algunos ejemplos son:

  • Organizar una reunión de la asamblea después de cada decisión.
  • Programar una reunión individual con cada jefe de departamento
  • Envío de un correo electrónico masivo con instrucciones de trabajo explícitas
  • Escribir las actualizaciones en un boletín para empleados
  • Exigir a los compañeros de trabajo que firmen documentos que confirmen que entienden las actualizaciones

5. Establezca reglas para el proceso de toma de decisiones

Antes de iniciar el proyecto, reúnase con el aprobador y el colaborador para decidir cómo el equipo tomará las decisiones para el grupo. Discuta temas como:

  • Reconocer las circunstancias para tomar decisiones en equipo: Contemplar los acontecimientos que deben tener lugar para que el conductor consulte con el contribuyente y decida cómo proceder, así como para que el aprobador confirme la calidad de la elección.

  • En proceso de aprobación: Pregunte cuánto tiempo tiene el aprobador para aceptar o rechazar una decisión. Pasar un largo periodo de tiempo reflexionando sobre una elección puede causar retrasos en el calendario del proyecto, por lo que puede ser útil establecer plazos para que el aprobador exprese su opinión.

  • Seguir adelante después de un veto: Piense en lo que ocurre si el responsable de la aprobación veta una decisión. Tal vez usted y el colaborador busquen nuevas pruebas para que el aprobador cambie de opinión, o requiera que el aprobador explique por qué cree que la decisión es incorrecta.

  • Seguimiento de las decisiones a lo largo del proyecto: Llevar un registro de cada deliberación puede permitir al equipo evaluar el éxito de su trabajo una vez que lo haya completado. Busque una herramienta que haga un seguimiento de las reuniones con el conductor, el aprobador y el colaborador, como las hojas de cálculo.

Relacionado: 4 tipos de estilos de toma de decisiones (con ejemplos)

Consejos para utilizar el modelo DACI

Revise las siguientes directrices para obtener más información sobre el uso del modelo DACI para proyectos organizativos:

Invierta en un software de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos puede registrar los datos de su trabajo, incluidas las decisiones que tome mediante el modelo DACI. También puede organizar la información que aportan los colaboradores y difundir las actualizaciones a los informados. Invierta en una aplicación de software que sea fácil de usar para usted y los miembros de su equipo. Puede descargar un programa que se ajuste a las necesidades de su organización y que pueda manejar la magnitud de su proyecto.

Consultar con otros cuando se cubren los puestos de DACI

Aunque es responsabilidad del conductor designar al colaborador y al aprobador, puede ser útil consultar con otros compañeros sobre quién es el mejor para desempeñar esas funciones. Por ejemplo, uno de sus compañeros puede tener una conexión con un consultor que puede guiarle en la toma de decisiones. Otro miembro del equipo puede pensar que el estilo de comunicación del aprobador puede acentuar los del conductor y el colaborador. Como director de proyecto, la decisión final sobre quién contratar depende de usted, pero considerar los puntos de vista de sus compañeros de equipo puede ser beneficioso.

Asignar varios aprobadores

Además de múltiples colaboradores, tener múltiples aprobadores para su marco DACI puede agilizar la toma de decisiones para proyectos complejos. Cuando delegue tareas, considere la posibilidad de designar un aprobador para cada tarea importante. Un solo aprobador puede centrarse en las decisiones para ese paso, lo que puede proporcionar más tiempo y centrarse en afirmar las decisiones positivas.