Modelo de Gobierno del Proyecto: Definición y pasos para crearlo

Un proyecto puede funcionar mejor si las responsabilidades están delimitadas y se cumplen. La gobernanza del proyecto informa a los participantes sobre cómo se llevan a cabo los procesos y define los deberes de cada uno de ellos. La gestión de proyectos es una profesión que se basa en saber qué es la gobernanza del proyecto.

En este artículo, hablamos de la gobernanza de proyectos, de lo que significa y de cómo puede ayudarle a tener éxito en su proyecto.

¿Qué es la gobernanza del proyecto?

La gobernanza de un proyecto proporciona la estructura para su gestión. Identifica las distintas fases del proyecto y especifica quién es responsable de ellas.

Qué describe la gobernanza del proyecto

La gobernanza del proyecto describe lo siguiente:

  • Información: La gobernanza del proyecto proporciona el método para compartir información. Compartir datos consistentes puede ser crucial para el éxito de su proyecto.
  • Estructura: La gobernanza del proyecto detalla la estructura de toda la organización' junto con el equipo inmediato del proyecto. Es más probable que el proyecto tenga éxito cuando el entorno lo apoya, por ejemplo, cuando la alta dirección ofrece una visión a los gestores del proyecto.
  • La gente. La gobernanza del proyecto describe los objetivos que los gestores de proyectos deben alcanzar. Estos objetivos son claros, alcanzables y sostenibles. Lo mejor es que los altos directivos se tomen el tiempo necesario para comprender las actividades de los gestores de proyectos y establecer los objetivos adecuados.

Gobernanza del proyecto frente a la gobernanza de la organización

La gobernanza del proyecto es diferente de la gobernanza de la organización o de la gobernanza diaria. La gobernanza organizativa es un sistema de normas que ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos. Proporciona prácticas y procesos para llevar a cabo la actividad habitual, pero no proporciona el marco que permite realizar un proyecto y cambiar la actividad.

La gobernanza del proyecto abarca los siguientes aspectos:

  • Normativa
  • Procedimientos
  • Procesos
  • Responsabilidades
  • Funciones

Roles en la gobernanza del proyecto

Hay tres funciones principales en la gestión de proyectos:

  • Propietario del proyecto: El propietario del proyecto responsabiliza al director del mismo.
  • Principales interesados: Las partes interesadas clave pueden ser proveedores, clientes del producto final o personas que financian el proyecto.
  • Grupo asesor: Un grupo consultivo puede ser útil en proyectos en los que el número de interesados es tan elevado que podría afectar al proceso de toma de decisiones. Funciona como un foro y permite a las partes interesadas seguir participando en el proyecto.

En las grandes empresas, una oficina de gestión de proyectos suele garantizar la formalización y la correcta aplicación de la gobernanza del proyecto. En las empresas más pequeñas, suele ser el director del proyecto quien cumple esa función.

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¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

La gobernanza de los proyectos es importante porque puede ayudarle a realizarlos con éxito por las siguientes razones:

  • Procesos correctos: La gobernanza del proyecto informa a los interesados de los procesos adecuados en un proyecto. Las normas deben ser específicas para el tipo de proyecto. Por ejemplo, un proyecto de TI necesita métodos específicos para la tecnología, como la gestión de datos.
  • Rendición de cuentas: La gobernanza del proyecto proporciona a la organización un marco para la toma de decisiones que ayuda a los ejecutivos, al equipo del proyecto y a otros empleados a mantenerse responsables y alineados.
  • Tiempo y presupuesto: La gestión del proyecto le ayuda a realizar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Las partes interesadas en un proyecto suelen trabajar en distintos departamentos de la organización. La gobernanza del proyecto los reúne para que la toma de decisiones sea eficaz.
  • La elección correcta: La gestión de proyectos le ayuda a elegir el proyecto adecuado para su organización proporcionando la información, las personas y la estructura apropiadas.
  • Comunicación: La gobernanza implica protocolos de comunicación para garantizar la transferencia de información a las partes pertinentes.
  • 1. Asignación de recursos: La gobernanza prioriza los recursos. Contribuye a disminuir los desacuerdos entre los miembros del personal.
  • Alcance: Un modelo de gobernanza bien estructurado designa a las partes interesadas adecuadas para moderar las adiciones no autorizadas a los proyectos.
  • Gestión de las partes interesadas: La gobernanza del proyecto define las responsabilidades de determinados interesados y crea grupos de supervisión.
  • Cultura del proyecto: Un modelo de gobernanza puede impulsar la participación y el compromiso con el éxito del proyecto.
  • Estimaciones: Los comités de gobernanza colaboran con diferentes departamentos como el de TI, el de gestión de proyectos y el de finanzas para garantizar que las estimaciones incluyan todos los aspectos.
  • La gobernanza del proyecto como factor de éxito: Proporcionar los recursos, la planificación y los objetivos adecuados puede ayudar a que el proyecto tenga éxito.

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¿Cuál es el modelo de gobernanza?

Un modelo de gobernanza es la interacción coordinada de tres elementos:

Estructuras de decisión

Las organizaciones suelen utilizar gráficos para definir las estructuras de toma de decisiones. Muchos modelos de gobernanza de tres niveles muestran claramente el flujo jerárquico de control. Los gráficos de gobernanza se benefician de las matrices de funciones y responsabilidades predefinidas que ofrecen más claridad y permiten decidir con precisión quién puede tomar qué decisión en la organización.

Un modelo de gobernanza suele presentar los siguientes elementos en un diagrama:

  • Comité de dirección: Se trata de los ejecutivos encargados de la inversión estratégica, la toma de decisiones, la planificación y la organización.
  • del proyecto: El director general y los representantes de finanzas suelen encargarse de la responsabilidad y la supervisión.
  • Comités consultivos: El comité consultivo está formado por múltiples departamentos' representantes.
  • Patrocinadores: Estos son los miembros del equipo que apoyan el proyecto y son responsables.

En estos gráficos, las decisiones macro pertenecen a los ejecutivos, las partes interesadas y otros responsables de la toma de decisiones en este gráfico. Sin embargo, es importante darse cuenta de que muchas decisiones se toman a nivel micro. El impacto de muchas pequeñas microdecisiones de los miembros del equipo que trabajan en pos de sus objetivos individuales se acumula y crea un impulso hacia la finalización del proyecto. Ejemplos de pequeñas decisiones son el cambio de diseño o la decisión de asumir un riesgo.

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Procedimientos operativos

Los procedimientos definen las expectativas de un proyecto en un esfuerzo por lograr resultados colectivos. Aunque los procesos deben ser específicos para su proyecto, algunos son esenciales y necesarios para llevar a cabo un proyecto con éxito. Entre ellos se encuentran:

  • Gestión del plan: Tener un plan para lograr resultados
  • Gestión de la comunicación: Comunicar a las partes interesadas
  • Gestión de la interdependencia: Decidir cómo trabajar con otros equipos
  • Gestión del alcance: La gestión de los límites del alcance
  • Gestión de riesgos: Determinar cómo evitar los riesgos
  • Gestión de problemas: Eliminar los obstáculos que impiden el avance del plan

Para determinar qué procesos requiere su proyecto, ayuda a entender primero los métodos que mejor pueden ayudarle a alcanzar el objetivo del proyecto. Con el objetivo en mente, puede seleccionar los procesos existentes o adaptarlos o mezclarlos para que se ajusten mejor a sus necesidades.

Para asegurarse de que el proceso sigue siendo relevante para su proyecto, puede revisarlos con antelación para la siguiente fase.

Facilitadores de la colaboración

El habilitador de colaboración ofrece a los interesados en un proyecto un sistema para compartir sus observaciones y conocimientos. En lugar de confiar en la memoria colectiva, las organizaciones pueden beneficiarse de una herramienta en la que los miembros del equipo registran los datos de las decisiones a medida que el proyecto evoluciona. Esto permite responder a muchas preguntas y recordar por qué se tomó una decisión concreta, sin importar en qué punto del proyecto se encuentre. Esta transferencia de información en tiempo real puede transformar datos aleatorios en una valiosa visión.

Por último, un modelo adecuado debería definir lo siguiente

  • La estructura de informes para los empleados y las partes interesadas
  • Cómo supervisa la junta los riesgos
  • Quién tiene autoridad sobre los asuntos legales, de auditoría, financieros y de riesgo.

Cómo utilizar el modelo de gobernanza del proyecto

Siga estos pasos para crear y utilizar el modelo de gobierno del proyecto:

1. Identifique a las partes interesadas

Las partes interesadas pueden ser ejecutivos de alto nivel, empleados o terceras personas relacionadas con el proyecto. Una vez que los identifique, explíqueles la importancia de la gobernanza del proyecto para facilitar la transición.

2. Priorizar los objetivos de la empresa

El comité de dirección prioriza los objetivos e iniciativas empresariales. Los miembros del comité pueden desarrollar los objetivos en los que tienen experiencia. A continuación, colaboran para identificar aquellos en los que deben centrarse.

3. Crear los procesos adecuados

Crea procesos para aclarar el flujo de comunicación y determinar cómo obtener la aprobación. Escribe reglas y establece normas que permitan a todos los interesados trabajar juntos hacia el mismo objetivo.

4. Selecciona los miembros del comité

Elija empleados de diferentes departamentos y asígneles una función clara para completar el proyecto. Puede componer su comité eligiendo a personas que hayan demostrado ser capaces de proporcionar, examinar y controlar la dirección estratégica de un proyecto y dar orientación política a las partes interesadas y al equipo del proyecto. Estos miembros recomendarán los enfoques del proyecto y debatirán las estrategias generales para planificar y ejecutar el proyecto. Los miembros del comité de dirección suelen ser altos directivos y representantes de alto nivel de los clientes del proyecto.

5. Comunicar con claridad

Educar a todos los participantes en el proyecto sobre los comités y los procesos implicados en el mismo. Ofrecer formación a los miembros del proyecto demuestra que la dirección se implica en la gobernanza del proyecto y ayuda a comprometer a todos los miembros del personal.