¿Qué es un modelo de procesos?

Hay muchos métodos para visualizar los procesos empresariales. Los modelos de procesos utilizan elementos como flechas y conectores para servir como visualizaciones de los procesos empresariales. Si quiere agilizar los procesos de su empresa, la creación de un modelo de procesos puede ayudarle. En este artículo, explicamos la función, los componentes, los usos y las ventajas de los modelos de procesos, y proporcionamos los pasos que puede seguir para construir un modelo de procesos eficaz.

¿Qué es un modelo de procesos?

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Un modelo de proceso es una representación visual del flujo de trabajo y las tareas para unos objetivos concretos. A menudo, los modelos de procesos adoptan formas gráficas y suelen representar flujos de trabajo que las empresas completan repetidamente. Suelen incluir diferentes actividades relacionadas con un objetivo y posibles resultados basados en las decisiones tomadas por la empresa. Los modelos de procesos pueden facilitar el análisis y la comprensión de los flujos de trabajo.

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Componentes del modelo de proceso

Se puede utilizar un software o un sitio web para crear un modelo de procesos, y mucha gente también disfruta creando manualmente un modelo de procesos en una pizarra. Tu modelo de procesos puede ser tan flexible o estricto como quieras. Algunos de los componentes esenciales de los modelos de procesos son:

Flechas

En un modelo de procesos, puede dibujar flechas para mostrar el orden en que se desarrollan las actividades de su proceso. Las flechas deben conectar diferentes actividades y decisiones. A medida que su proceso evoluciona, puede borrar y volver a dibujar las flechas.

Conectores

Los conectores pueden ayudarle a visualizar el salto a una parte posterior de su proceso. Puedes dibujar conectores en lugar de flechas largas cuando quieras saltar a otra parte de tu proceso.

Indicadores de inicio y fin

También puede dibujar indicadores de inicio y fin en su modelo de proceso. Cerca de sus indicadores, también puede anotar las condiciones que desencadenan el inicio y significan el final del proceso.

2. Indicadores de actividad

Puede utilizar notas adhesivas para indicar las actividades. Las actividades son tareas que se pueden completar para alcanzar el resultado previsto. Puedes describir brevemente cada actividad en su nota adhesiva utilizando un lenguaje orientado a la acción.

Indicadores de decisión

También puede utilizar notas adhesivas para indicar las decisiones. En los modelos de procesos, las decisiones determinan el curso de acción que puede seguir un proceso. Cada decisión puede llevar a diferentes caminos.

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Usos de los modelos de procesos

Puede utilizar los modelos de procesos en una variedad de situaciones que requieren secuencias racionalizadas de actividades. Los modelos de procesos pueden ser especialmente útiles para:

  • Visualice los diferentes procesos que su equipo está pensando
  • Idear formas de mejorar los procesos existentes
  • Diseñar un nuevo proceso de negocio
  • Crear un proceso para las funciones empresariales recurrentes

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Ventajas de utilizar un modelo de procesos

Son muchas las ventajas de utilizar un modelo de proceso, entre ellas:

Visualización

Una de las principales ventajas de utilizar un modelo de procesos es que puede ayudarle a visualizar un proceso. La visualización de un proceso puede facilitar a todos los implicados en él la comprensión de sus actividades, decisiones y resultados clave.

Recurso futuro

Después de crear un modelo de proceso, también puede utilizarlo como recurso en el futuro. Muchos procesos empresariales son repetibles, por lo que puede crear modelos que podrá utilizar una y otra vez en el futuro. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa y ayudarle a racionalizar sus flujos de trabajo.

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Colaboración

Los modelos de procesos también pueden fomentar la colaboración en su lugar de trabajo. Puede desarrollar modelos de procesos en colaboración e implicar a todas las personas relacionadas con un proceso. Las discusiones colaborativas y la lluvia de ideas pueden ayudar a crear el mejor proceso posible y ayudar a todos los implicados a entender el proceso con claridad.

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Cómo construir un modelo de procesos eficaz

He aquí siete pasos que puede seguir para construir un modelo de procesos eficaz:

1. Elija el proceso que desea modelar

El primer paso para construir un modelo de proceso eficaz es elegir el proceso que desea modelar. Si su empresa tiene procesos que los empleados repiten con frecuencia, la creación de modelos para estos procesos puede mejorar la eficiencia. Determine si necesita crear un nuevo proceso o modelar un proceso existente.

2. Cree un equipo para diseñar su modelo

Una vez que sepa qué proceso quiere modelar, puede reunir a un equipo para empezar a crear su modelo de proceso. Reúna a todas las personas implicadas en un proceso y empiece a hacer una lluvia de ideas sobre los diferentes componentes del proceso. Equipe al equipo con suministros para crear el modelo de proceso, incluyendo una pizarra, rotuladores, notas adhesivas y cualquier otro material que desee utilizar.

3. Dé un título a su proceso

También es importante dar a su proceso un título claro. Es importante elegir un único nombre para el proceso y utilizarlo de forma coherente. Esto puede ayudar a su equipo a evitar la confusión causada por el uso de diferentes términos para el mismo proceso.

4. Determine un inicio y un final para su proceso

Otro paso en la creación de un modelo de proceso es determinar los puntos de partida y de llegada de su proceso. Para ello, puede desarrollar criterios que signifiquen el inicio del proceso, así como condiciones que marquen el final del mismo.

5. Piense en las actividades para alcanzar el resultado deseado

Mientras dibuja su modelo de proceso, piense en las diferentes actividades que su empresa puede completar para alcanzar su resultado objetivo. Durante este paso, puede ser útil tener en mente un escenario específico, ya que esto puede ayudarle a pensar en tareas realistas que debería incluir en su proceso.

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6. Pruebe su modelo de procesos

Una vez que tenga un borrador de su modelo de proceso, es importante probarlo. Después de diseñar un proceso basado en un escenario, aplique su proceso a otros escenarios y realice los cambios necesarios. Trate de plantear una serie de escenarios realistas para identificar cualquier punto débil de su modelo que pueda mejorar.

7. Guarde su modelo de proceso para utilizarlo en el futuro

Después de completar su modelo de proceso, puede guardarlo para utilizarlo en el futuro. Puede documentar su proceso creando una versión digital utilizando un sitio web o un programa de software, o simplemente puede tomar una foto de su modelo de proceso físico. De este modo, podrá reutilizar su modelo repetidamente a medida que surjan diferentes situaciones.

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