Habilidades multitarea: Definición y ejemplos

Priorizar y organizar su día puede ayudarle a mejorar su carrera al equilibrar múltiples tareas. Priorizar y organizar su día puede ayudarle a cumplir los plazos, a mantenerse centrado y a ser proactivo. Debes ser capaz de realizar varias tareas para mantener la productividad, lo que puede permitirte alcanzar objetivos importantes y avanzar en tu carrera.

En este artículo, explicamos qué son las habilidades multitarea, incluimos ejemplos y mostramos cómo mejorar tus habilidades multitarea.

¿Qué son las habilidades multitáctiles?

Trabajar en varias tareas simultáneamente se conoce como multitarea. Contestar al teléfono en una recepción muy concurrida mientras se atiende a los pacientes o se responde al correo electrónico, por ejemplo, es un ejemplo de multitarea. En el lugar de trabajo, la multitarea suele consistir en pasar de un trabajo a otro y terminar varias tareas en poco tiempo.

¿Por qué son importantes las habilidades multitarea?

Las habilidades multitarea son importantes porque crean un entorno de trabajo eficiente. Estas son las ventajas de la multitarea:

  • Ahorra tiempo: La multitarea ayuda a ahorrar tiempo al permitirle completar varias tareas simultáneamente. Por ejemplo, puede escribir notas en un documento de un cliente mientras habla con él por teléfono. En ese periodo de tiempo más corto, completas dos tareas al mismo tiempo en lugar de terminar cada una por separado y dedicarles el doble de tiempo.
  • Ahorra dinero: Los empresarios quieren contratar a empleados con gran capacidad multitarea porque pueden delegar en ellos más tareas, ahorrando los costes asociados a la contratación de otra persona. Demostrar lo bien que haces las multitareas te convierte en un empleado valioso.
  • Aumenta la productividad: La multitarea aumenta la productividad porque se puede lograr más en un período de tiempo más corto. Cuanto más trabajo pueda realizar durante el día, más productivo será.
  • Reduce la procrastinación: La multitarea ayuda a las personas a sentirse más realizadas porque pueden completar más de una tarea a la vez. Esta sensación de productividad aumenta la motivación y anima a las personas a seguir trabajando en sus tareas.

Ejemplos de habilidades multitarea

La multitarea consta de muchas habilidades que debes desarrollar para ser un profesional más productivo. Aquí están las habilidades más comunes requeridas para la multitarea:

  • Organización
  • Priorización
  • Programación
  • Delegación

Organización

Una buena multitarea implica saber exactamente qué tareas hay que realizar y cuándo hay que realizarlas. La organización incluye la gestión del día, la semana y el mes para mantener el rumbo de las tareas. Mantén tu espacio de trabajo ordenado para poder encontrar siempre el papeleo, las notas y otros documentos que necesitas de inmediato. Del mismo modo, organiza tu sistema informático y tus archivos para poder buscar y acceder fácilmente a los documentos.

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Priorización

La priorización es la capacidad de evaluar sus responsabilidades y organizar las tareas en términos de importancia para gestionar su tiempo. Priorizar puede significar completar primero los elementos más sencillos y dedicar el resto de su tiempo a tareas más grandes y complicadas. También puede significar empezar por las tareas más urgentes y terminar con las menos importantes. Independientemente de cómo elijas priorizar, la capacidad de maximizar tu tiempo creando un orden es una habilidad necesaria para una multitarea eficaz.

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Programación

La programación implica la planificación de su tiempo para asegurarse de que cumple los plazos y los objetivos. Es la capacidad de tomar situaciones complejas y dividirlas en pasos y plazos manejables. Al planificar sus actividades diarias y tener en cuenta las tareas imprevistas, usted decide en qué aspectos puede realizar varias tareas para no salirse del programa.

Delegación

Delegar es pedir a los demás que te ayuden a completar las tareas para no salirte del programa. Cuando delegas, sueles dar tareas más pequeñas a los miembros del equipo para que puedas centrarte en las que tienen mayor prioridad. La delegación está estrechamente relacionada con la programación y el establecimiento de prioridades. Una buena multitarea requiere saber cuándo tienes suficiente trabajo y mantener los límites para gestionar tu tiempo.

Cómo mejorar la capacidad multitarea

Sigue estos pasos que te ayudarán a mejorar tu capacidad multitarea:

  1. Haga una lista de tareas.
  2. Priorice sus tareas.
  3. Agrupar tareas similares.
  4. Reduzca las distracciones.
  5. Supervise su progreso.
  6. Delegue tareas, si es necesario.
  7. Práctica.

1. Haga una lista de tareas.

Cree un plan de acción haciendo una lista de tareas diarias. Necesitas tener una lista clara de lo que tienes que completar durante el día para poder mantenerte concentrado. Al principio de cada día de trabajo, dedica de 10 a 15 minutos a hacer una lista de tareas en un bloc de notas. Divida las tareas más grandes en pasos más pequeños.

2. Priorice sus tareas.

Una vez que haya creado una lista de tareas para completar, reorganice su lista de mayor a menor prioridad. Para decidir qué tareas son de alta prioridad y cuáles son de baja prioridad, coloque sus tareas en las siguientes categorías:

  • Urgente e importante: Se trata de tareas de alta prioridad que deben completarse en primer lugar. Un ejemplo es responder a las preguntas de los clientes, completar proyectos con plazos cercanos y hacer un recado urgente para su gerente.
  • No es urgente e importante: Por lo general, estas tareas se pueden realizar en cualquier momento del día, pero añaden valor cuando se completan. La mayoría de las tareas no urgentes pero importantes implican cierta planificación, como la creación de redes con otras empresas para aumentar el alcance de los negocios.
  • Urgente y no importante: Esta categoría es para tareas con poca importancia que debe completar para llegar a tareas más importantes. Un ejemplo de esto es reservar un vuelo para poder asistir a una conferencia de marketing. Puede delegar estas tareas en un miembro del equipo si supervisa proyectos o personas.

3. Agrupar las tareas similares.

Una vez organizadas y priorizadas las tareas, agrupa las tareas similares. La multitarea suele implicar trabajar en tareas similares, por lo que agruparlas puede aumentar su eficiencia. Esto también puede significar combinar tareas que requieren las mismas acciones, como trabajar en campañas de redes sociales para tres cuentas diferentes. Al trabajar en tareas relacionadas, puedes aumentar tu concentración.

4. Reduzca las distracciones.

Las distracciones afectan a la multitarea al reducir la capacidad de concentración. Algunas formas de eliminar las distracciones son

  • Mantener la puerta de su oficina cerrada mientras trabaja en tareas que requieren toda su atención.
  • Ir a una sala de conferencias tranquila si su espacio de trabajo principal es demasiado ruidoso.
  • Apague su teléfono móvil y póngalo fuera de la vista.
  • 5. Escuchar música si aumenta su concentración
  • Tomar breves descansos cada hora para reponer fuerzas.

5. Supervise su progreso.

Supervisa regularmente lo que haces durante el día para asegurarte de que te mantienes dentro del horario. Si va con retraso, puede que tenga que centrarse estrictamente en una tarea en lugar de intentar cambiar de tarea. Esto puede ayudarte a terminar rápidamente las tareas importantes y volver a realizar otras tareas.

6. Delegue tareas, si es necesario.

Cuando priorices tus tareas, es probable que encuentres otras menos prioritarias para asignárselas a otra persona. Por ejemplo, has creado un post en las redes sociales pero delegas la edición y la subida a un asistente. Si no supervisa ningún proyecto o persona, puede pedir ayuda a su jefe para delegar tareas a los miembros de su equipo.

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7. Práctica

Este último paso puede ser uno de los más importantes. Practica, practica, practica y pronto serás más eficiente en la multitarea.

Cómo destacar las habilidades multitarea

He aquí algunas formas de destacar tus habilidades multitarea durante tu búsqueda de empleo:

Habilidades multitarea en su currículum

En tu currículum, debes demostrar tu capacidad para realizar varias tareas a la vez, en lugar de limitarte a afirmarlo. Dar ejemplos concretos en la introducción del currículum y en la sección de experiencia laboral es mucho más eficaz que enumerar la multitarea en la sección de habilidades. Cuando describa sus responsabilidades, describa cómo ha gestionado múltiples tareas a la vez:

Ejemplo:

  • Atender las llamadas de los clientes mientras se gestionan las carteras
  • Trabajé en tareas de marketing por correo electrónico mientras rediseñaba los sitios web de los clientes
  • Preparó conferencias, redactó propuestas de subvención y asesoró a un presidente de comité
  • Procesar el papeleo de los seguros mientras se recibe a los clientes, se contesta al teléfono y se conciertan citas

También puedes mostrar tus habilidades multitarea en tu sección de actividades extracurriculares. Al enumerar el trabajo voluntario y otras actividades, demuestras tu talento para equilibrar con éxito una variedad de proyectos.

Habilidades multitarea en su carta de presentación

También quieres mostrar tus habilidades en tu carta de presentación, donde puedes explicar con detalle la complejidad de las responsabilidades que manejaste en un momento dado. Piensa en una o dos anécdotas de tu experiencia laboral anterior que demuestren tu capacidad multitarea.

Ejemplo: «Como asistente administrativa de un consultorio médico» ejecuté mis tareas diarias habituales, que incluían la programación de citas, la presentación de reclamaciones al seguro y la realización de la contabilidad y la facturación, y también formé a dos nuevos empleados»

Habilidades multitarea durante la entrevista

Mostrar tus habilidades multitarea durante una entrevista funciona de la misma manera que explicarlas en tu currículum y carta de presentación. Si un entrevistador te pregunta específicamente por tus habilidades multitarea, dale un ejemplo concreto. También puedes incorporar tus habilidades multitarea en respuesta a otras preguntas, como, por ejemplo, «¿Cuál es tu mayor fortaleza?»