La guía completa para la nivelación de recursos

La nivelación de recursos es la distribución justa del trabajo para hacer coincidir la demanda de recursos con la oferta de existencias. Es una técnica de optimización que garantiza la maximización de los recursos sin comprometer la obtención de los resultados esperados. El proceso consiste en ajustar las fechas de inicio y finalización de un proyecto con plazos flexibles en función de las limitaciones de recursos para evitar el exceso o la falta de asignación de recursos. El enfoque garantiza que los gestores de proyectos hagan el mejor uso posible de los activos de que disponen para crear un calendario de trabajo eficaz y predecir la fecha de finalización de un proyecto teniendo en cuenta los recursos disponibles. En este artículo, repasamos por qué debería aplicar la nivelación de recursos en sus proyectos, las diferentes técnicas utilizadas en este enfoque y en qué se diferencia del alisamiento de recursos y de la asignación de recursos.

¿Por qué la nivelación de recursos?

Los gestores de proyectos se enfrentan al reto de disponer de recursos limitados para cumplir sus objetivos. Esto significa que deben hacer todo lo posible para aprovechar al máximo lo que tienen. La nivelación de recursos puede ayudar a los gestores de proyectos y a los equipos a entregar los proyectos a tiempo con un mínimo de conflictos o retrasos. Esta técnica ayuda a los gestores de proyectos a tomar mejores decisiones y a utilizar los recursos de forma eficiente.

El objetivo principal de la aplicación de esta técnica es completar el proyecto sin recursos ni capacidad adicionales. Los gestores de proyectos pueden utilizar la nivelación de recursos para conseguir los siguientes resultados:

  • Asignación eficiente de recursos: La utilización de la técnica de optimización de recursos garantiza una asignación eficiente de los mismos y la finalización puntual de un proyecto. Al aplicar la nivelación de recursos, se utilizan los recursos disponibles para completar el proyecto, si no menos recursos para lograr su objetivo.
  • Distribución de recursos: La nivelación de recursos puede ser útil si los recursos están sobreasignados o infraasignados. Ambas situaciones pueden suponer riesgos financieros para la empresa. La nivelación de recursos distribuye los recursos de manera uniforme entre las diferentes tareas de un proyecto. Conduce a un entorno de trabajo saludable centrado en un calendario de proyecto realista y alcanzable. Dependiendo de su estado actual, la nivelación de recursos puede aflojar o apretar el calendario de su proyecto. Después de realizar algunos cambios en el calendario del proyecto, el tiempo de finalización del mismo puede cambiar.
  • Maximización de la mano de obra: La nivelación de recursos impide que se produzcan oscilaciones importantes en la utilización de la mano de obra. Estas técnicas te permiten maximizar el tiempo que los trabajadores dedican al proyecto. Su principal objetivo debe ser garantizar que los empleados empleen su tiempo de forma productiva sin experimentar el agotamiento. Mantener este equilibrio le ayudará a obtener el máximo rendimiento de sus empleados.
  • Plantilla equilibrada: La nivelación de recursos da lugar a cargas de trabajo equilibradas, a una mayor eficiencia y a la minimización de los costes del proyecto. Esto significa que los miembros del equipo y el personal contable se enfrentarán a menos desafíos. Esta técnica permite a los gestores de proyectos trabajar con una plantilla más reducida, lo que se traduce en un aumento de la productividad y un menor número de recursos de la empresa.
  • Identificación del desequilibrio de los recursos: La nivelación de recursos ayuda a los gestores de proyectos a identificar los desequilibrios en la asignación de recursos y evitar la sobrecarga de los mismos. La técnica conduce a una mejor asignación de recursos y permite a los miembros del equipo estar preparados para los ajustes en las tareas del proyecto.

Ejemplos de nivelación de recursos

He aquí algunos ejemplos prácticos de cómo aplicar la nivelación de recursos.

  • Aunque la mayoría de las técnicas de optimización de proyectos le permiten reducir la duración de un proyecto, a veces puede utilizar la nivelación de recursos para aumentar el tiempo del proyecto y utilizar mejor los recursos. Imagine un caso en el que su proyecto requiere que cuatro trabajadores trabajen durante 30 días, pero usted sabe que no necesitará su aportación durante diez de esos días. Puede reducir el coste del proyecto contratando a dos trabajadores para que trabajen durante 20 días.
  • Considere un caso en el que necesite racionalizar el uso de recursos para reducir los costes del proyecto. Por ejemplo, usted sabe que necesitará una excavadora tanto para la excavación como para la topografía. Puede crear un programa que le permita realizar esas dos tareas simultáneamente. En lugar de contratar a otra excavadora para que se encargue de la segunda actividad, puede ajustar el calendario del proyecto para que la excavadora tenga tiempo suficiente para realizar las dos tareas sin aumentar el coste del proyecto.
  • También puedes retrasar un proyecto para asegurarte de que tienes suficientes herramientas o materiales para otro proyecto. Supongamos que estás construyendo un piso de cuatro plantas y te das cuenta de que sólo tienes andamios suficientes para la primera planta. Puedes retrasar la construcción de los otros pisos una o dos semanas hasta que se termine otro proyecto, liberando el andamio adicional que necesitarás. Ha ampliado el calendario del proyecto para obtener recursos adicionales.

Nivelación de recursos frente a suavización de recursos

La nivelación de recursos es una técnica de optimización de recursos que permite a los gestores de proyectos utilizarlos para completar un proyecto específico, incluso para ampliar su duración. El objetivo es equilibrar la demanda y la oferta de recursos. La nivelación permite utilizar los recursos disponibles para completar el trabajo.

El alisado de recursos es una técnica de optimización que ajusta las actividades a los recursos disponibles y garantiza la finalización del proyecto dentro de los recursos presupuestados. El alisado de recursos tiene como objetivo garantizar una utilización uniforme de los recursos y la finalización del proyecto en los plazos previstos. Normalmente, el alisamiento de recursos se aplica después de la nivelación de recursos.

La nivelación de recursos es más ideal cuando se tienen recursos limitados. Por el contrario, la nivelación de recursos es más adecuada cuando se tienen limitaciones de tiempo que no permiten ampliar la fecha de finalización del proyecto. Las otras denominaciones del alisado de recursos son programación con límite de tiempo (TCS) o programación con límite de recursos (RCS). El alisado de recursos permite reducir los costes y utilizar los recursos de forma más eficaz. Ayuda a los gestores de proyectos a hacer frente a los retrasos inevitables.

Puedes utilizar ambas técnicas para conciliar las limitaciones de tiempo y recursos. Aunque es posible que tengas que aplicar sólo una de las técnicas en un proyecto, en la mayoría de los casos deberás aplicar ambas.

Nivelación de recursos vs. asignación de recursos

Otro término relacionado con la nivelación de recursos es la asignación de recursos. Esta técnica se utiliza durante la fase de planificación de un proyecto para mostrar los diferentes recursos que se necesitan para realizar una tarea específica. Por ejemplo, las diferentes etapas del proyecto requerirán diferentes recursos y diferentes períodos de tiempo. La asignación de recursos trata de responder a quién realizará una tarea concreta y qué utilizará para hacer el trabajo con eficacia.

La asignación de recursos compromete a los miembros del equipo a desempeñar funciones específicas en el proyecto. Les asigna el recurso que necesitan para realizar el trabajo teniendo en cuenta sus habilidades, disponibilidad y competencias.

Por el contrario, se aplica la nivelación de recursos cuando el proyecto está en marcha. Su objetivo es resolver los conflictos de recursos durante la fase de ejecución del proyecto. La nivelación de recursos es más bien una técnica de gestión de crisis. Este método garantiza que la demanda de recursos no supere los recursos disponibles durante el proyecto.

La nivelación de recursos también trata de abordar las interdependencias en las actividades del proyecto en relación con los recursos. Por ejemplo, en la asignación de recursos, puede asignar a un topógrafo seis horas al día. Sin embargo, puede encontrarse con una situación en la que un programador tenga programadas tres tareas diferentes de seis horas el mismo día. Al aplicar la nivelación de recursos, se planifica que las tres tareas diferentes tengan lugar en días distintos. Esto ayuda a resolver el problema de la sobreasignación de recursos.

Técnicas de nivelación de recursos

Puede lograr la nivelación de recursos de diferentes maneras. Algunos enfoques que puede emplear son

Análisis del camino crítico

Esta es la técnica de nivelación de recursos más popular entre los gestores de proyectos. Se suele utilizar en empresas con procedimientos de producción complicados. A la hora de implementar la nivelación de recursos en cualquier proyecto, aplique el análisis del camino crítico antes de considerar cualquier otra técnica.

El análisis del camino crítico es un algoritmo que se utiliza para programar la producción. Consiste en evaluar los caminos más cortos y más largos de duración estimada y puede utilizarse para completar un proyecto de diagrama de red. Es vital escudriñar las dependencias de los recursos para encontrar un plazo realista para realizar una tarea específica del proyecto. Al analizar las trayectorias, el objetivo es identificar las dependencias de las actividades y fusionarlas con la colaboración de los recursos. Es esencial buscar tareas que compartan los mismos recursos y averiguar la forma más eficiente de programarlas.

Acelerar el proceso

Aunque la mayoría de los gestores de proyectos utilizan el análisis de la ruta crítica, también pueden utilizar la vía rápida y el bloqueo, especialmente cuando las cosas se les van de las manos.

La aceleración es un método de nivelación de recursos que permite a los gestores de proyectos ganar tiempo para completar tareas paralelas. Sólo se puede aplicar esta técnica si dos o más actividades pueden solaparse. Permite realizar las tareas a tiempo sin costes adicionales.

Un ejemplo práctico sería cuando estás diseñando prototipos para tu nuevo producto. En este caso, podrías comprimir tu agenda para evitar repetir pasos que pueden hacerse simultáneamente. Aplicando esta técnica, puede lanzar el producto al mercado más rápido de lo previsto.

Cómo hacer frente a

Si el seguimiento rápido no te funciona, puedes utilizar la técnica del choque. Esta técnica tiene como objetivo acortar la duración de la realización de una determinada tarea añadiendo recursos adicionales con un aumento mínimo del coste. Poner en práctica este concepto significa que añadirá equipo y mano de obra adicionales para realizar una tarea específica antes de lo previsto.

Cuando ponga en práctica esta técnica, tendrá en cuenta qué tareas aportarán el máximo valor al proyecto. Su objetivo es identificar las tareas que darán lugar a un aumento de la productividad si reciben recursos adicionales. No obstante, es posible que tenga que reordenar los calendarios del proyecto.

Puede implementar el choque de varias maneras, entre ellas:

  • Añadir recursos adicionales: Puede considerar la posibilidad de traer más equipos o personas para acelerar el progreso del proyecto. Sin embargo, tenga cuidado de no alargar la duración del proyecto debido a la comunicación, los conflictos y la coordinación adicionales que esos cambios pueden requerir.
  • Trabajar horas extras: Utilice este método durante un período limitado para evitar el agotamiento de los empleados, lo que afecta a la productividad.
  • Motivar a los miembros del equipo y a los contratistas: Puedes pagar bonificaciones a tus contratistas si hacen entregas nocturnas o animarles a hacer entregas tempranas. Del mismo modo, pagar primas a los miembros de tu equipo les motivará a ser más productivos.

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