Las organizaciones pueden utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para controlar su progreso y asegurarse de que alcanzan sus objetivos. Como gestor de proyectos, debe proporcionar a su equipo instrucciones claras, establecer un calendario preciso y asignar las tareas de forma ordenada. Quizá le interese saber cómo utilizar cada nivel de la EDT para crear una estrategia bien ordenada si está gestionando proyectos.
En este artículo, explicamos qué es una estructura de desglose del trabajo, exploramos algunos beneficios de usarla y compartimos los cuatro niveles de la EDT que puede implementar en su organización.
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¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
Una EDT proporciona la base y las directrices para el éxito de un proyecto, ya que identifica las distintas tareas, hitos y elementos críticos del proyecto y los organiza en una estructura jerárquica para mostrar qué elementos deben completarse primero. Los gestores de proyectos también pueden utilizar una EDT para asignar diferentes fases del ciclo de vida del proyecto a cada miembro del equipo.
Un gestor de proyectos puede utilizar una EDT para gestionar, estimar, coordinar y supervisar el estado de un proyecto. Una estructura de desglose del trabajo eficaz proporciona una visión general de un proyecto al establecer el objetivo general y dividir las grandes tareas en entregables más pequeños o manejables. Esto puede aumentar la productividad y ayudar a los equipos a controlar su éxito.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar una EDT?
Muchos gestores de proyectos optan por utilizar una EDT porque proporciona una visión general del proyecto y unas directrices claras para su equipo, pero el uso de una EDT puede proporcionar varias ventajas adicionales. La implementación de una EDT puede ayudarle:
- Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo trabajan con los mismos objetivos
- Asigne tareas a cada miembro del equipo
- Sigue el progreso general de cada proyecto
- Establezca puntos de referencia claros
- Comparta los datos y los análisis con las principales partes interesadas y los ejecutivos de la empresa
- Identificar nuevas oportunidades y áreas de mejora
- Aumente la productividad de su equipo
- Mejora la organización de tu equipo y tus proyectos
- Desarrollar un cronograma preciso
- Identificar las tareas que dependen unas de otras
- Calcule el coste de cada proyecto
- Evaluar y mitigar los riesgos potenciales
- Crear una declaración de trabajo para compartirla con los principales interesados, clientes y ejecutivos de la empresa
¿Cuáles son los 4 niveles del PEP?
Para crear una EDT eficaz, es importante entender cada uno de los cuatro niveles de la EDT. Los gestores de proyectos utilizan estos niveles para priorizar y organizar las tareas en función de los elementos que deben completarse en primer lugar para completar el proyecto final. Los cuatro niveles de la EDT que puede implementar en su organización son
1. El nivel superior
El nivel superior de una EDT indica el título del proyecto y el producto final. Puede empezar a crear su EDT con esta sección, indicando el alcance general del proyecto. Utilice un lenguaje claro para identificar el aspecto que debe tener el proyecto terminado, de modo que todos los miembros de su equipo entiendan el objetivo para el que están trabajando. El nivel superior de una EDT puede ser una gran herramienta para comunicar las expectativas de su cliente sobre el proyecto final.
Por ejemplo, si usted es el director de un proyecto de desarrollo de software, el nivel superior de su EDT puede indicar simplemente el nombre del proyecto en el que está trabajando, como un sistema de software para aviones o un sistema de gestión de bibliotecas integrado.
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2. Controla la cuenta
A continuación, enumera el nivel de la EDT de la cuenta de control debajo del nivel superior. El nivel de la cuenta de control describe las principales fases de un proyecto y los principales resultados que deben alcanzarse. También puede incluir las principales partes, sistemas o características que deben entregarse en el proyecto final para satisfacer las expectativas del cliente.
Por ejemplo, si usted' es el director de un proyecto de desarrollo de software, algunos de los principales componentes que podría enumerar en el nivel de cuenta de control de su EDT incluyen un sistema de base de datos, una función de búsqueda y una función de chat. Esto puede ayudarle a garantizar que su proyecto final cumpla todos los criterios necesarios y a mejorar la satisfacción del cliente.
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3. Paquetes de trabajo
El nivel de paquetes de trabajo de una EDT aparece debajo del nivel de cuenta de control. Este nivel desglosa los resultados clave en tareas más pequeñas y manejables. Para tener éxito en el nivel de cuenta de control, los equipos deben realizar primero las tareas presentadas en el nivel de paquetes de trabajo.
Por ejemplo, para que su equipo pueda completar el sistema de base de datos en el nivel de la cuenta de control, es posible que tenga que desarrollar primero la aplicación de software, los servidores y la estructura de datos en el nivel de los paquetes de trabajo. Puede crear un nuevo paquete de trabajo para cada tarea única enumerada en el nivel de la cuenta de control para agrupar elementos y ayudar a su equipo a mantenerse organizado.
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4. Actividades
El último nivel de la EDT es el de las actividades. Este nivel incluye todas las tareas que deben completarse antes de que un equipo pueda trabajar en las tareas enumeradas en el nivel de paquetes de trabajo. Por ejemplo, para que el equipo termine de desarrollar la aplicación de software en el nivel de paquetes de trabajo, es posible que necesite configurar e instalar el software de la base de datos o integrar el servidor de la base de datos con otros componentes de la red. Las tareas enumeradas en el nivel de actividades son los elementos más pequeños que hay que completar. Puede asignar cada actividad a un miembro individual del equipo para mejorar la productividad.
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Consejos para desarrollar un PEP
Estos son algunos consejos que le ayudarán a desarrollar una EDT para su organización:
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Establezca unos plazos claros. Si establece plazos claros para las tareas de cada nivel de su EDT, podrá determinar cuál es el plazo global de un proyecto. Esto puede ayudarle a mantener a su equipo en el buen camino, a comunicarse con los clientes y las principales partes interesadas y a asegurarse de que termina el proyecto a tiempo.
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Siga su evolución. Antes de que su equipo empiece a trabajar en un proyecto, determine qué indicadores clave de rendimiento (KPI) piensa medir. El seguimiento regular de estos KPI puede mejorar la productividad de su equipo, identificar áreas de mejora y ayudarle a determinar cuándo ha cumplido cada nivel de la EDT.
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Evalúe a su equipo. Evalúa el conjunto de habilidades, capacidades y disponibilidad actuales de tu equipo para determinar si tienen suficientes recursos para completar el proyecto con éxito. Esto puede ayudarte a determinar a quién asignar cada tarea y a elaborar un calendario más preciso.
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Invierte en software. Invertir en el software adecuado puede ayudarte a hacer un seguimiento de tu progreso, a comunicar las actualizaciones con tu equipo y a garantizar que todos los que necesiten acceder a tu EDT puedan verlo de forma remota. Utilice un motor de búsqueda para identificar qué programa de software de EDT se adapta mejor a sus necesidades en función de su sector, sus proyectos y su equipo.