Notas a pagar vs. Cuentas a pagar (con preguntas frecuentes)

Hay varios términos diferentes que se utilizan en la contabilidad para describir cómo se registran las finanzas. Dos términos que las empresas y los contables utilizan habitualmente son los de documentos por pagar y cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se utilizan normalmente para registrar cuando una empresa compra bienes o servicios a crédito, mientras que los efectos por pagar se utilizan como una cuenta de pasivo para mostrar cuándo se pagará una cantidad específica de dinero a un individuo o empresa dentro de un período de tiempo específico.

En este artículo, exploramos lo que son los efectos a pagar y las cuentas a pagar, sus principales diferencias y cómo cada tipo de cuenta se utiliza con mayor frecuencia en las empresas.

¿Qué son los pagarés?

Los efectos a pagar son un tipo de cuenta que se utiliza para que una empresa sea responsable de devolver el dinero que ha tomado prestado o que debe. Lo más frecuente es que esta cuenta forme parte del libro mayor de la empresa y es una forma de promesa escrita de pagar una cantidad de dinero en un plazo determinado. Por ejemplo, si una empresa no tiene dinero en efectivo y necesita hacer una compra, puede emitir un pagaré a un proveedor, banco u otra entidad para pedir prestado temporalmente el dinero necesario para adquirir el activo.

Cuando una empresa suscribe un acuerdo de pagaré, la empresa que pide prestado el dinero y crea el pagaré ofrece una garantía incondicional de devolver al vendedor o a la institución financiera el dinero adeudado o el activo adquirido. La empresa que pide prestado el dinero también incluirá en el pagaré una cantidad fija de dinero principal y cualquier interés que se produzca hasta que se haya realizado el pago.

El pagaré suele especificar la fecha exacta de vencimiento, el tipo de interés y las limitaciones establecidas por el acreedor o prestamista.

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¿Cómo se registran los pagarés?

Los pagarés son una cuenta que forma parte del libro mayor de una empresa. En esta cuenta se registran todos los pagarés que una empresa emite a sus proveedores o prestamistas. Esta cuenta actúa como una cuenta de pasivo, por lo que la empresa abona la cuenta de pagarés mientras carga efectivo u otro activo contra ella. Al crear un pagaré en la sección de pagarés del libro mayor, asegúrese de incluir toda la información adicional junto con la cantidad de dinero que se debe. Esta información puede incluir

  • Tipo de interés
  • Fecha en la que se fija el pago del dinero (la fecha de vencimiento)
  • Importe principal adeudado
  • Limitaciones establecidas por el prestamista o acreedor

Cuando una empresa consulta su cuenta de pagarés, verá una representación del importe total que queda por pagar de los pagarés emitidos por la empresa. La mayoría de los pagarés se pagan en el plazo de un año. Esto significa que la empresa registrará el saldo total de la cuenta de pagarés como un pasivo existente en el balance de la empresa.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son otra cuenta que se ve con frecuencia en el libro mayor de una empresa. Este tipo de cuenta se utiliza para registrar cualquier bien o servicio que una empresa adquiera a crédito. Al igual que los documentos por pagar, las cuentas por pagar también se consideran una cuenta de pasivo que suele tener un saldo acreedor. Cuando la empresa liquida un crédito con un prestamista o acreedor, se acredita el efectivo mientras que se carga la cuenta de cuentas por pagar.

La mayoría de las empresas liquidan su cuenta de cuentas por pagar en el plazo de un año para que pueda registrarse como pasivo corriente en el balance de la empresa. Es esencial mantener una cuenta de acreedores precisa, ya que este tipo de cuenta puede afectar significativamente a la calificación crediticia de una empresa, a su posición de reparto y a su fiabilidad a los ojos de los acreedores y proveedores.

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¿Puede convertirse un asiento de cuentas por pagar en un asiento de documentos por pagar?

Si una empresa se enfrenta a la probabilidad de quedarse sin dinero en efectivo y no poder realizar los pagos a corto plazo de sus cuentas por pagar, los prestamistas o acreedores de la empresa pueden hacer que ésta cree un pagaré por el saldo sobrante. Esto permitirá a la empresa realizar el pago adeudado en una fecha posterior a la acordada originalmente. Antes de completar el pagaré, el acreedor y la empresa deben acordar todas las condiciones y términos. A continuación, se firma el pagaré y se entrega al acreedor.

Cuando esto ocurra, el pagaré que representa la cuenta de cuentas por pagar se transferirá a la cuenta de efectos por pagar como un nuevo asiento. Esto significa que la cuenta de cuentas por pagar se carga, mientras que la cuenta de pagarés se abona. Cuando una cuenta de cuentas por pagar se convierte en una cuenta de documentos por pagar, la empresa obtiene más tiempo para pagar la deuda, mientras que el prestamista gana intereses sobre la deuda, lo que hace que sea una transacción beneficiosa para ambas partes.

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Diferencias entre los pagarés y las cuentas por pagar

Hay varias diferencias clave entre los documentos de pago y las cuentas por pagar. Las principales diferencias entre estos dos tipos de cuentas son:

  • Los pagarés pueden ser pagarés a largo o a corto plazo o promesas escritas de devolver dinero, mientras que las cuentas por pagar suelen ser sólo pasivos a corto plazo que se espera que se devuelvan en el plazo de un año.
  • Las empresas utilizan una cuenta de cuentas por pagar para registrar las compras de bienes o servicios, mientras que utilizan una cuenta de documentos por pagar para registrar las transacciones de salida y entrada de los acreedores, prestamistas y otras instituciones financieras.
  • Aunque las cuentas por pagar pueden transferirse a los efectos por pagar, los efectos por pagar no suelen transferirse a las cuentas por pagar.
  • Las cuentas por pagar suelen referirse a los proveedores que suministran a la empresa inventarios, bienes y servicios, mientras que los documentos por pagar suelen referirse a acuerdos escritos que son representaciones de la deuda contraída con una institución financiera.
  • En la mayoría de los casos, los apuntes a pagar no tienen intereses y son simplemente un acuerdo verbal entre ambas partes. Los apuntes a pagar sí tienen intereses y suelen tener un componente de financiación.
  • Las cuentas por pagar siempre se incluyen como parte de la gestión del flujo de caja de una organización, mientras que los efectos por pagar pueden o no estarlo.