Un gestor de proyectos dirige el diseño, la planificación y la ejecución de un proyecto. En muchos sectores, los profesionales ponen en práctica sus habilidades de gestión de proyectos para desarrollar productos, mejorar sistemas o establecer nuevas estrategias empresariales, entre otras cosas. Si eres un gestor de proyectos, puedes utilizar los objetivos SMART para ayudarte a cumplir tus metas.
En este artículo, explicamos qué son los objetivos SMART, por qué son importantes para los gestores de proyectos, los pasos para elegirlos y algunos ejemplos de objetivos SMART para quienes desempeñan un papel de gestión de proyectos.
¿Qué son los objetivos SMART?
Establecer un objetivo utilizando el método SMART le permite crear un plan de objetivos más completo, adaptable y eficiente que el que podría tener con otros objetivos. Los objetivos SMART son detallados, claros y alcanzables. Aquí se describen los pasos necesarios para lograr su objetivo, que pueden incluir recursos, miembros del equipo y plazos. Este marco describe cómo lograr su objetivo utilizando el acrónimo SMART:
S de específico
Asegúrese de que su objetivo describe el resultado deseado de forma clara y específica. Como es posible que colabores con otras personas, haz que tu objetivo sea sencillo y fácil de entender para todos. Utiliza un lenguaje preciso y descriptivo e incluye información como nombres y lugares, si procede.
M es de mensurable
Utiliza números y métricas cuando establezcas tu objetivo para poder medir tu progreso hacia él. Cuantifique cantidades como cuántas tareas hay que completar, cuánto tiempo se tarda en completar una tarea y cuántas horas trabaja su equipo en total.
A es de alcanzable
Tenga en cuenta factores como el tiempo, los recursos, la mano de obra, los costes y los posibles problemas para determinar si su objetivo es factible. Fíjate en los resultados de cosas como tu nivel medio de productividad en meses anteriores en tu y utilízalos como puntos de referencia para tu nuevo objetivo.
Considere la posibilidad de presupuestar tiempo adicional para su proyecto, ya que a veces las tareas llevan más tiempo del que se piensa y surgen imprevistos. Comprenda que ningún proceso es perfecto, pero hacer que su objetivo sea alcanzable le asegura poder hacer ajustes cuando sea necesario y completar un proyecto de alta calidad a tiempo.
R de relevante
Compruebe periódicamente los objetivos creados anteriormente para confirmar que siguen siendo necesarios para completar su proyecto. Intente crear objetivos que conduzcan a resultados con efectos importantes y positivos para su negocio. Persiga objetivos que puedan añadir valor al proyecto, aunque puedan requerir mucho tiempo, recursos u otras inversiones.
T es para el tiempo
Establece un calendario para tu objetivo, fija plazos para las tareas y una fecha límite para todo el proyecto. Realiza comprobaciones periódicas semanales o mensuales para asegurarte de que el proyecto se ajusta a lo previsto. Utiliza calendarios y compártelos con todo el equipo a través de un programa en línea basado en la nube para que todos puedan conocer las próximas fechas importantes.
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¿Por qué son importantes los objetivos SMART para los gestores de proyectos?
Normalmente hay muchas personas que dependen de los gestores de proyectos para completar los proyectos que cumplen con las necesidades y los plazos, incluyendo supervisores, compañeros de trabajo y clientes. El proceso SMART proporciona una estructura sencilla e intuitiva para la elaboración de objetivos y puede ayudar a los gestores de proyectos a enfocar sus objetivos con confianza, a dirigir equipos de proyectos de forma eficaz y a alcanzar sus metas de forma experta.
Cómo elegir objetivos SMART como gestor de proyectos
Establecer objetivos SMART puede requerir una planificación desde el principio, para garantizar que sean los más eficaces para cada equipo y proyecto. Los siguientes pasos le muestran cómo crear y alcanzar objetivos SMART como gestor de proyectos:
1. Identificar un área de mejora
Revise elementos como los objetivos de producción de su empresa, el alcance o las posibles áreas de mejora para identificar dónde puede ser beneficioso un objetivo SMART. Considere la posibilidad de realizar encuestas anónimas a sus empleados para preguntarles si hay algo que les gustaría cambiar sobre el funcionamiento de la empresa. También puede estudiar los comentarios de los clientes sobre su empresa y sus productos para ver las reacciones de los clientes y sus sugerencias de mejora.
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2. Inventar una solución
Tras descubrir las posibles carencias o necesidades de su empresa, piense en las mejoras que puede realizar para afrontar los retos y aumentar la eficiencia y los beneficios. Podrías actualizar un sistema antiguo para hacerlo más fácil de usar, contratar más empleados para ahorrar tiempo, poner en marcha una nueva estrategia de marketing para ampliar tu base de clientes o empezar a conseguir materiales más seguros para el medio ambiente.
3. Establezca un objetivo SMART
Toma tu idea de solución y conviértela en un objetivo SMART. Considera la posibilidad de redactar tu objetivo en papel y repasar cada uno de los pasos, asegurándote de que tu objetivo es específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo. Puedes convocar una reunión de grupo para completar el proceso del objetivo SMART con otras personas para aprovechar las diversas ideas y perspectivas.
4. Piensa en el alcance del proyecto
Tenga en cuenta los valores de su empresa cuando haga un objetivo SMART. Asegúrese de que la consecución de este objetivo supone un cambio real, positivo y necesario para su organización. Visualice cómo afecta el objetivo cumplido a su empresa y si coincide con la voz y la misión de su marca.
5. Construir un equipo poderoso
Crear un equipo fuerte puede ser una ventaja para alcanzar un objetivo SMART. Tanto si tu equipo es de cinco personas como de cien, trabajar con otros puede ayudarte a alcanzar tus objetivos y a completar tus proyectos más rápidamente. Incluye a tu equipo en la elaboración de tus objetivos SMART para que podáis colaborar y entender los puntos de vista de los demás a medida que avanza el proyecto. Algunos ejemplos de cómo crear un equipo potente y eficaz pueden ser:
- Delegar y asignar tareas en función de los talentos y puntos fuertes de los miembros de tu equipo
- Desarrollar un calendario de grupo y establecer recordatorios por correo electrónico para todos los miembros del equipo
- Proporcionar a los miembros de su equipo la formación y las certificaciones adecuadas
- Planificar programas de creación de equipos y otras actividades sociales para aumentar la moral, el entusiasmo y la unión del equipo.
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6. Crear un plan claro
Elabora un cronograma y un plan obvio sobre cómo progresar y completar el proyecto. Utiliza mapas, tablas y gráficos, tanto en formato digital como impreso, para representar tu plan de forma visual a todos los miembros del equipo involucrados. Considere la posibilidad de mantener un storyboard de gran tamaño de su proyecto en un área donde todos los miembros del equipo puedan verlo para seguir su progreso y mantener a todos motivados.
7. Incluir recompensas
Mantén la moral y la motivación altas para ti y para tu equipo recompensándoos por pequeños logros, como la realización de tareas menores. Estas recompensas pueden incluir la compra de comida o bebidas, la celebración de una actividad social o incluso la entrega de tarjetas regalo. El refuerzo positivo puede inspirar a los empleados a ser más productivos.
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Ejemplos de objetivos SMART para gestores de proyectos
Los gestores de proyectos pueden establecer objetivos que les ayuden a completar sus proyectos o establecer objetivos personales para avanzar en su carrera. He aquí algunos ejemplos:
- Ejemplo 1: Producir 12 vídeos instructivos en los próximos tres meses para publicarlos en la página de medios sociales de la empresa y aumentar la participación en los medios sociales en un 20%.
- Ejemplo 2: Comience a aplicar una encuesta semanal a los empleados con 10 preguntas a final de mes para medir la satisfacción de los empleados con la gestión y mejorar el programa de formación de los empleados.
- Ejemplo 3: Facilitar la contratación de publicidad para tres nuevos sitios web en los próximos dos meses para aumentar el tráfico del sitio web en un 30% y promover el conocimiento de la marca.
- Ejemplo 4: Investiga y encuentra al menos 5 artistas gráficos para finales de mes que puedan crear 3 maquetas de logotipos de alta calidad para construir la marca.
- Ejemplo 5: Al final de la semana, organiza una reunión de equipo para todos los viernes a las 14:00 horas para revisar el estado de los proyectos y completarlos a tiempo.
- Ejemplo 6: Crear 15 procedimientos operativos estándar en las próximas tres semanas para ayudar a la coherencia operativa, mejorar los métodos de formación y prepararse para las auditorías.
- Ejemplo 7: Desarrollar un software de gestión empresarial para finales de año que pueda ayudar a los clientes a organizar la información, buscar clientes potenciales y realizar comercio electrónico.
- Ejemplo 8: Permitir que los cinco directivos de una empresa asistan en enero a un programa de formación en liderazgo de tres semanas de duración para ampliar sus conocimientos y aumentar la productividad.
- Ejemplo 9: Contratar a 10 nuevos empleados en dos meses para que la rotación de contenidos sea tres veces más rápida y mejorar la satisfacción de los clientes.
- Ejemplo 10: A partir de seis semanas, realice cinco controles de calidad de los productos antes de enviarlos a los clientes para mejorar la satisfacción de los mismos en un 30%.
- Ejemplo 11: Establecer un nuevo sistema de mensajería y calendario compartido antes de final de mes para mejorar la comunicación, facilitar la colaboración y aumentar la transparencia empresarial.