¿Qué es una oficina satélite? (Con ventajas y consejos)

Dado que el trabajo a distancia se está convirtiendo en una opción cada vez más popular para los empleados, muchas empresas están estableciendo oficinas satélite que permiten a los empleados vivir en lugares remotos pero seguir disfrutando de las ventajas de un entorno de trabajo en persona. Las oficinas satélite suelen ser más pequeñas que una oficina principal, pero suelen ofrecer muchas de las mismas herramientas y recursos. Conocer este tipo de oficinas puede ayudarte a decidir si establecer una es la opción adecuada para tu equipo y permitirte gestionar adecuadamente la tuya.

En este artículo, analizamos la definición de las oficinas satélite, dónde se encuentran, sus ventajas habituales y consejos útiles para gestionar una.

¿Qué es una oficina satélite?

Una oficina satélite es un entorno de trabajo que las organizaciones crean en un lugar separado de su sede central u oficina principal. El tamaño de estas oficinas varía en función de las necesidades de cada organización. Algunas oficinas satélite sólo tienen unos pocos empleados trabajando en ellas, mientras que otras pueden tener cientos. La función de estas oficinas es crear un entorno de trabajo productivo y colaborativo para los empleados, aunque no tengan acceso a las oficinas principales de su organización. En lugar de trabajar únicamente desde casa o desde otro lugar, las oficinas satélite permiten a los empleados colaborar con sus compañeros en persona.

¿Dónde se encuentran las oficinas satélite?

Las organizaciones pueden ubicar oficinas satélite casi en cualquier lugar que deseen. Si hay una concentración de empleados en una zona geográfica concreta, puede ser beneficioso para su empresa ubicar allí una oficina satélite. Por ejemplo, si una empresa con sede en Denver (Colorado) tiene varios empleados que viven en la ciudad de Nueva York, puede plantearse crear una oficina satélite en esa ciudad.

La ubicación de una oficina de este tipo puede aportar funcionalidades, además de crear un espacio para que los empleados trabajen juntos, como permitir que una empresa tenga un mayor acceso a un nuevo territorio o mercado. Muchas organizaciones optan por situar sus oficinas satélite estratégicamente en los lugares que más favorecen la productividad de los empleados, el marketing y la eficiencia de costes.

Beneficios de una oficina satélite

He aquí algunos beneficios que las empresas pueden experimentar al establecer oficinas satélite:

Aumento de la productividad de los empleados

A diferencia del trabajo en casa, las oficinas satélite pueden proporcionar entornos que aumentan la capacidad de los empleados para concentrarse, colaborar y completar más tareas. Por ejemplo, un equipo de marketing que trabaja en una oficina satélite en la elaboración de un póster para una próxima película puede celebrar reuniones en persona para discutir diferentes opciones de diseño y colaborar en el diseño final. Algunos empleados pueden sentir que pueden alcanzar más sus objetivos diarios y a largo plazo cuando están rodeados y apoyados por sus compañeros.

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Mejora de las capacidades de interacción con el cliente

Las oficinas satélite también permiten a las empresas crear espacios de reunión en persona para los clientes en muchas ubicaciones geográficas. Por ejemplo, si su empresa tiene su sede en Chicago, un cliente potencial de Arizona puede visitar fácilmente una oficina satélite en Phoenix para cerrar un trato y conocer a su equipo ubicado en esa oficina. Estas interacciones en persona pueden ayudar a su empresa a aumentar los ingresos gracias a un mayor respeto, comunicación y credibilidad.

Disminución de costes

Las oficinas satélite pueden permitir a las empresas ahorrar dinero gracias a la disminución de los costes de alquiler y construcción. Por ejemplo, los empleados pueden turnarse para utilizar un espacio satélite más pequeño, lo que las empresas denominan enfoque flotante, limitando la necesidad de un escritorio u oficina para cada empleado simultáneamente. Además, las empresas también pueden utilizar soluciones «llave en mano», en las que ocupan una oficina amueblada ya existente por un coste mucho menor que el de crearla ellas mismas.

Flexibilidad

Los empleados que utilicen las oficinas satélite pueden disminuir sus costes de transporte al utilizar la oficina sólo cuando la necesiten. Esta flexibilidad puede aumentar la satisfacción de los empleados, ya que puede ayudarles a fomentar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. Estas oficinas también pueden aumentar la flexibilidad para los clientes y proveedores, ofreciéndoles un lugar más conveniente para realizar sus negocios.

La entrada en el mercado

Los nuevos mercados pueden ayudar a las empresas a conseguir oportunidades de establecer contactos y acceder a nuevas bases de clientes. Estos beneficios pueden aumentar los ingresos, diversificar las oportunidades de negocio y fomentar el crecimiento. Por ejemplo, si una empresa de ventanas con sede en Florida establece una oficina satélite en Wisconsin, puede mostrar las ventajas de sus ventanas a los clientes de Wisconsin y crear una base de clientes fieles en una ubicación geográfica diferente.

Haga hincapié en la cultura de la empresa

Colaborar en el mismo espacio permite un énfasis natural de la cultura empresarial. En los espacios de oficinas satélites, los empleados tienen mejores oportunidades de mostrar y compartir sus ideas, comportamientos, intereses, opiniones y creencias únicas, creando una cultura de empresa bien definida. Estas culturas pueden mejorar la retención y la satisfacción de los empleados, así como ayudar a los miembros del equipo a alcanzar objetivos comunes.

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Consejos para gestionar una oficina satélite

He aquí una lista de formas de gestionar eficazmente una oficina satélite:

Crear una comunidad

Los empleados pueden querer trabajar en una oficina satélite para participar en una comunidad de empleados que trabajen para lograr objetivos comunes y crear conexiones personales. Los directivos pueden ayudar en este proceso facilitando actividades orientadas a la comunidad, como ejercicios de creación de equipos y eventos sociales. Por ejemplo, puede organizar una reunión de equipo semanal en la que los miembros del equipo puedan discutir temas de su elección, incluyendo conversaciones no relacionadas con el trabajo.

Fomentar la colaboración

En las oficinas satélite, los empleados tienen la oportunidad de colaborar directamente en los proyectos. Los directivos pueden reforzar esta colaboración creando objetivos colectivos relacionados con la productividad y asignando tareas a varios miembros que puedan realizarlas juntos. Por ejemplo, un directivo puede pedir a los miembros del equipo de la oficina satélite de su empresa que finalicen 50 ventas en grupo cada semana.

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Interactuar con el público

Establecer oficinas en nuevos mercados aumenta la capacidad de los miembros del equipo para interactuar con el público de un nuevo mercado. Los directivos pueden ayudar a facilitar estas interacciones desarrollando actividades de compromiso con la comunidad y estableciendo una presencia en eventos públicos. Por ejemplo, en muchas ciudades se organizan eventos que destacan los negocios locales en los que pueden participar los miembros de las sucursales satélite.

Independencia del soporte

Los directivos pueden apoyar la flexibilidad que proporcionan las oficinas satélite creando objetivos relacionados con la producción que hagan hincapié en la independencia de los empleados. Por ejemplo, en lugar de pedir que los empleados estén en una oficina satélite durante una cantidad de tiempo específica, los directivos pueden pedir que los empleados completen un determinado número de tareas esenciales cada semana. Esto permite a los empleados dictar sus propios horarios sin dejar de cumplir una norma de productividad.

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Organizar las oportunidades de creación de redes

Los directivos también pueden facilitar las interacciones con otras empresas que tengan sedes cerca de su oficina satélite. La creación de redes con empresas locales tiene muchos beneficios, como el desarrollo de nuevas asociaciones que pueden incluir relaciones con vendedores o proveedores. Estas oportunidades de establecer redes crean valor para las organizaciones y ayudan a justificar la existencia de las oficinas satélite.