Una oficina sin papel utiliza la tecnología digital para limitar el papel utilizado. Muchos directivos deciden pasar del papel a la oficina sin papel porque quieren ahorrar dinero o aumentar la productividad de los empleados. Si usted ocupa un cargo ejecutivo o directivo, puede optar por liderar la transición a una oficina sin papel.
En este artículo, definimos lo que es una oficina sin papel, explicamos las ventajas de las oficinas sin papel y hablamos de cómo hacer la transición.
¿Qué es una oficina sin papeles?
Una oficina sin papeles, también conocida como paperless office, es cuando una organización minimiza o elimina el uso de papel. Los empleados convierten los documentos a formatos digitales para reducir la cantidad de papel utilizado. Otras técnicas sin papel, como la mensajería electrónica, las firmas electrónicas y otras plataformas digitales, apoyan la reducción del uso de papel en la oficina. Para prescindir del papel, la oficina debe contar con una infraestructura electrónica y digital, que incluya Internet u ordenadores rápidos para cada trabajador, así como trabajadores capaces de funcionar digitalmente. Es crucial seleccionar opciones digitales que se adapten a las capacidades de la plantilla para garantizar una transición sin problemas.
¿Cuáles son las ventajas de una oficina sin papel?
La transformación en una oficina sin papel tiene varias ventajas, entre ellas:
Ahorro de dinero
Cuando su organización implanta opciones sin papel, es probable que la empresa ahorre dinero en varios costes relacionados con el papel. Por ejemplo, puede ahorrar dinero en las siguientes áreas:
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Gastos de almacenamiento: Normalmente, los archivos digitales no requieren ningún espacio de almacenamiento físico. Al disminuir la necesidad de almacenamiento físico, como archivadores y carpetas, su empresa podría destinar ese dinero a gastos más prioritarios.
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Los costes de impresión: El coste del papel y la tinta puede disminuir, ya que la conversión a digital significa que sus empleados utilizan menos estos recursos. Si la mayoría de los archivos y documentos existen en formato digital, el coste total de la impresión en la oficina puede disminuir.
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Costes operativos: Las oficinas sin papel pueden tener un flujo de trabajo más ágil al tener acceso a información importante de la empresa, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero.
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Costes de recuperación de datos: Si pierdes datos, suele ser barato recuperarlos si cuentas con medidas de seguridad. Este proceso también puede ser más rápido que imprimir varias copias de un documento.
Aumentar la productividad
Las oficinas sin papeles pueden haber aumentado la productividad, ya que sus empleados tienen acceso digital a los archivos desde sus dispositivos de trabajo personales, lo que les permite disponer de más tiempo para tareas más prioritarias, como la comunicación con un cliente. Es habitual que una base de datos digital tenga una función de búsqueda o un índice claro que agilice la localización de documentos y archivos. El ahorro de tiempo en la búsqueda de archivos permite a los empleados centrarse en las tareas más prioritarias.
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Ahorrar espacio
Al transformarse en una oficina sin papel, las empresas pueden ahorrar espacio físico en la oficina. Por ejemplo, imagina que la oficina tiene una sala entera dedicada a archivadores y una fotocopiadora. Una vez que la empresa se convierta en una oficina sin papel, podría eliminar los armarios y la fotocopiadora para utilizar el espacio como sala de descanso.
Simplificar el intercambio de información
Es más fácil compartir información con clientes y colegas una vez que se ha digitalizado el papeleo. Tanto si se envía un contrato digital a un cliente como si se envía un PDF anotado a un colega, compartir información digital puede ser más rápido que compartir copias impresas. Es importante que los empleadores ofrezcan formación cuando se cambie a una oficina sin papel para garantizar que la transición agiliza la comunicación tanto interna como externa.
Proteger la información privada
Tu empresa puede proteger la información privada utilizando archivos digitales. Puede optar por proteger la información mediante encriptación, autenticación u otro tipo de práctica de seguridad de datos basada en las necesidades de su empresa. El uso de archivos digitales puede ayudar a que los clientes se sientan protegidos, especialmente cuando se aplican medidas de seguridad para su privacidad.
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Ayude al entorno
Si su empresa reduce o elimina el uso de papel en la oficina, su huella de carbono podría reducirse. Como la empresa no utilizará ni tirará tanto papel, la oficina puede generar menos residuos. La digitalización de la oficina es sólo una de las prácticas sostenibles que un lugar de trabajo puede aplicar para ayudar al medio ambiente.
Mayor acceso
Una oficina sin papeles tiene el potencial de aumentar su acceso a los materiales de trabajo. Por ejemplo, imagine que un coordinador de eventos se reúne con un cliente fuera de la oficina. El coordinador puede optar por acceder a la propuesta de presupuesto desde su ordenador portátil en lugar de llevar una copia impresa. Aunque no se hayan reunido en la oficina, el coordinador de eventos ha accedido a todos los documentos necesarios para la reunión utilizando sus credenciales para acceder a la base de datos de la empresa.
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Tipos de soluciones sin papel
Cuando una empresa pasa del papel al sin papel, puede resultar difícil elegir qué tipo de herramientas electrónicas utilizar. He aquí algunos ejemplos de soluciones sin papel:
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Formato de documento portátil (PDF): Un PDF es un documento digital que los usuarios autorizados editan, revisan y envían a otros usuarios por vía electrónica. Por ejemplo, puede enviar a su compañero de trabajo una versión en PDF de una propuesta para que la edite y anote antes de decidir si la presenta al director del proyecto.
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Formularios electrónicos: Al igual que un PDF, un formulario electrónico es un documento electrónico que la gente puede firmar. Puede utilizar un formulario electrónico para enviar a su cliente un contrato que requiera su firma.
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Bases de datos: Una base de datos es un espacio de almacenamiento electrónico para todos los archivos de su empresa. El tipo de base de datos que elija dependerá del tamaño y del nivel de seguridad de su empresa.
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Correo electrónico: En lugar de utilizar correspondencia impresa, una opción sin papel es trasladar todas las comunicaciones al correo electrónico. Por ejemplo, si su equipo de marketing suele enviar folletos en papel como parte de una campaña, podría pasar por completo al material de marketing digital.
Cómo transformarse en una oficina sin papeles
Si tiene previsto implantar una oficina sin papeles, considere la posibilidad de seguir estos pasos para transformar su lugar de trabajo:
1. Tome la iniciativa
Cuando la dirección toma la iniciativa al implantar un nuevo proceso, los empleados pueden entender, aceptar y aprender mejor cómo continuar su trabajo con los nuevos procedimientos. Si usted es el director de operaciones de su empresa, puede asumir la responsabilidad de liderar la transición del papel al sin papel. Una forma de empezar el proceso es crear un plan y formar un equipo que ayude a transformar la oficina. Implantar un cambio de gran envergadura en toda la oficina puede ser más fácil cuando todo el personal lo apoya.
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2. Crear emoción en el equipo
Es importante crear entusiasmo en el equipo para que todo el personal de la oficina participe en la transición. Puede hablar de las ventajas operativas de una oficina sin papel para que entiendan el razonamiento del cambio. Para generar entusiasmo, puedes mostrarles el software y los programas que la oficina tiene previsto implantar organizando una demostración del producto. Intenta abordar cualquier cuestión o pregunta relevante con transparencia para minimizar la confusión.
3. Organiza tus documentos y archivos en papel
Antes de añadir nuevos documentos a sus bases de datos, organice todos sus documentos y archivos actuales en papel. Esta tarea puede llevar algo de tiempo, pero facilita mucho el trabajo con los archivos digitales. Por ejemplo, puedes revisar cada cajón del archivador de tu empresa, reciclar los documentos obsoletos y ordenar alfabéticamente los archivos que necesitas conservar.
4. Elige un software electrónico
Mientras su equipo organiza los documentos en papel, elija programas de software electrónico para implementarlos en lugar de los sistemas de archivo tangibles. Intente seleccionar los programas que mejor se adapten a las necesidades específicas de su empresa. Por ejemplo, si dirige un negocio inmobiliario, busque programas electrónicos que permitan a los agentes inmobiliarios enviar y firmar contratos, organizar los archivos de los clientes y ver cualquier actualización sobre sus propiedades cotizadas.
5. Digitalice los documentos en papel
Después de seleccionar varios programas de software electrónico y bases de datos, digitalice sus documentos en papel. Durante esta fase de la transición, comience a cargar los archivos digitales en sus nuevos programas. Aunque la carga de los archivos puede llevar tiempo, trabaje con cuidado para garantizar la correcta transferencia de cada documento. Puede intentar solucionar cualquier error en el sistema mientras digitaliza el papeleo de su oficina.
6. Implantar la formación
Implemente una formación para enseñar a sus empleados a utilizar los nuevos programas. Por ejemplo, organice sesiones individuales con cada empleado de su equipo para prepararlos para el cambio. Considere la posibilidad de seleccionar un programa de software que sea sencillo de utilizar para ayudar en la transición.
7. Asegurar los documentos
Asegúrese de que sus documentos son seguros. Algunos programas de software tienen sistemas de seguridad incorporados. Sus empleados pueden necesitar credenciales individuales para acceder a sus documentos específicos. Es crucial asegurar sus documentos para proteger la confidencialidad de los clientes.
8. Avisar a los clientes del cambio
A medida que su oficina vaya realizando la transición de papel a sin papel, comunique abiertamente a los clientes el cambio. Lo ideal es avisarles con antelación para que sepan qué esperar. Por ejemplo, explique cómo piensa su empresa proteger sus documentos y datos personales. Si un cliente se siente inseguro, intente explicarle las ventajas de una oficina sin papel o muéstrele las características de los programas digitales que el despacho tiene previsto utilizar.
9. Seguir mejorando el proceso
A medida que su oficina se convierte en una oficina sin papel o implementa más prácticas sin papel, pueden surgir ciertos beneficios. Considera la posibilidad de realizar una encuesta para conocer la opinión de tus empleados sobre el cambio. Intenta utilizar sus comentarios para realizar ajustes en las operaciones de la oficina sin papel para seguir mejorando el lugar de trabajo.