13 KPIs de Operaciones de Ventas para seguir la eficacia de su equipo

Un equipo de operaciones de ventas apoya las actividades del equipo de ventas mediante la búsqueda y preparación de clientes potenciales, la conexión con ellos y la entrega tras el cierre de la venta. Cuando las operaciones de ventas actúan con eficacia y realizan una transición fluida de los clientes potenciales, pueden hacer que un excelente equipo de ventas sea aún más eficaz y que una organización sea más rentable. Conocer algunos indicadores clave de rendimiento puede ayudarle a controlar el impacto de cada paso de su embudo de ventas. En este artículo, hablamos de 13 métricas que pueden ser significativas para entender el progreso de su equipo de operaciones de ventas.

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¿Qué son los KPI de las operaciones de venta?

Los indicadores clave de rendimiento de las operaciones de venta, o KPI, son métricas que permiten seguir el rendimiento de un equipo de operaciones de venta. Los equipos de operaciones de ventas se encargan de encontrar clientes potenciales, establecer conexiones, entregar productos y otros procesos necesarios para el proceso de venta, además de presentar, resolver problemas y cerrar la venta. Los KPI de las operaciones de ventas pueden ser útiles para hacer un seguimiento de los objetivos individuales o del equipo, medir el rendimiento con respecto a las expectativas y comprender cómo afectan las iniciativas específicas a los resultados.

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¿Por qué son importantes los KPI de las operaciones de venta?

Los KPI pueden ayudar a un equipo de operaciones de ventas a ver si están cumpliendo los objetivos y a medir el progreso en áreas significativas. Dado que el equipo de operaciones de ventas apoya al equipo de ventas, existe un importante solapamiento entre los KPI de ventas generales y los KPI de operaciones de ventas, pero la recopilación de la selección adecuada de datos puede ayudarle a comprender el impacto de cada componente. A medida que se hace un seguimiento de estas métricas a lo largo del tiempo, se pueden encontrar patrones y oportunidades para optimizar el proceso de ventas.

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13 KPI importantes de las operaciones de venta que hay que medir

Los KPI relativos a las cifras generales de ventas de una empresa, la captación y el mantenimiento de clientes potenciales y las relaciones con los clientes pueden ayudarle a comprender la eficacia de su equipo de operaciones de ventas por sí mismo y en su apoyo al equipo de ventas. Estos son algunos de esos KPI:

1. Duración media del ciclo de ventas

La duración del ciclo de ventas es el tiempo que transcurre desde el primer contacto con un cliente potencial hasta que se cierra la venta o el cliente se echa atrás. Esto puede ayudarle a comprender la eficacia de sus operaciones y equipos de ventas y el tiempo que los clientes interactúan con su equipo.

2. Ratio de ganancias y pérdidas

El ratio de pérdidas y ganancias es importante para calibrar si el departamento de ventas es eficaz a la hora de convertir un gran porcentaje de clientes potenciales y oportunidades en ventas cerradas. Aunque es importante a la hora de evaluar a cada representante de ventas, también puede indicar la experiencia del cliente con las operaciones de venta, ya que es una forma binaria y sencilla de evaluar todo el proceso.

3. Coste por cliente potencial

Para calcular el coste por cliente potencial, puede dividir el presupuesto de la campaña entre el número de clientes potenciales que ha generado. Esto puede ayudarle a entender cómo se comparan sus gastos de marketing y ventas con sus beneficios y a localizar oportunidades para hacer más eficiente su proceso de ventas. También puede ser útil hacer un seguimiento del coste por cliente potencial en todas las campañas para ver qué técnicas son más eficaces.

4. Porcentaje de clientes potenciales en cada etapa

El porcentaje de clientes potenciales en cada etapa puede mostrar la uniformidad con la que los clientes potenciales pasan por los departamentos de marketing y ventas, dónde puede haber cuellos de botella y qué transiciones se están llevando a cabo de forma eficiente. Cuando se combina esta información con la duración media del ciclo de ventas, se puede prever cuándo los clientes potenciales actuales pueden generar ingresos, lo que puede ayudar a realizar proyecciones financieras.

5. Actividades

En las operaciones de ventas, el número de actividades se refiere al número total de llamadas, correos electrónicos y reuniones que los representantes de operaciones de ventas completaron en un tiempo determinado. El seguimiento de este número a lo largo del tiempo puede mostrar el progreso individual o grupal, así como los patrones estacionales o anuales. El número de actividades puede no corresponderse con el éxito individual, ya que algunos representantes pueden centrarse en la calidad más que en la cantidad.

6. Oportunidades creadas

En ventas, una oportunidad es un prospecto que se ha calificado para ser un cliente potencial. Las operaciones de ventas son responsables de convertir los prospectos en oportunidades, por lo que medir cuántas oportunidades se crean puede mostrarle cómo está funcionando este equipo específico. Si tiene un departamento de marketing que crea prospectos, puede comparar el número de oportunidades creadas con el número de prospectos iniciales para comprender si el departamento de ventas está optimizando cada uno de los prospectos que proporciona el departamento de marketing.

7. Tiempo medio de respuesta

El tiempo de respuesta es el tiempo que transcurre desde que el equipo de ventas tiene conocimiento de un cliente potencial hasta que se pone en contacto por primera vez. Una respuesta rápida puede ayudar a los clientes a sentirse importantes y prioritarios. Puede hacer un seguimiento del tiempo medio de respuesta a nivel individual para comprender la eficacia con la que cada representante gestiona sus clientes potenciales y su tiempo.

8. Porcentaje de seguimiento de clientes potenciales

El porcentaje de seguimiento de clientes potenciales es una métrica que rastrea cuántos clientes potenciales contacta su equipo de operaciones de ventas. Esta métrica puede ayudarle a identificar inmediatamente cualquier problema con la carga de trabajo de los representantes de ventas, ya que puede mostrar si cada representante es capaz de ponerse en contacto con todos sus clientes potenciales asignados. Si el porcentaje de clientes potenciales a los que se hace un seguimiento disminuye, puede ser útil reevaluar la cantidad de trabajo de cada representante y considerar la posibilidad de contratar a un representante de ventas adicional para que le ayude con la carga de trabajo.

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9. Respuestas positivas frente a las negativas

Cada representante de ventas mide esto para sus propios clientes potenciales, registrando cómo respondió el cliente potencial a su contacto. Aunque puede ser subjetivo en algunas situaciones, puede ser un número útil para recoger ya que puede proporcionar el contexto para la diferencia entre la métrica de oportunidades creadas y la tasa de ganancia. Si sus clientes potenciales suelen tener respuestas negativas, podría revisar la forma de generar clientes potenciales para llegar a más personas interesadas.

10. Contactos originados por el marketing frente a contactos originados por las ventas

Esta cifra mide cuántos contactos provienen de los esfuerzos de marketing en comparación con cuántos contactos provienen del departamento de ventas. Si una empresa se centra en los nuevos clientes potenciales, el número originado por el marketing puede ser mayor, mientras que el número originado por las ventas puede ser mayor si una empresa tiene muchos clientes a largo plazo o que repiten.

11. Precisión en las previsiones

Es importante medir la exactitud de las previsiones para entender las discrepancias. Si sus previsiones están muy alejadas, puede indicar que ha llegado el momento de hacer un cambio importante, como ajustar su estrategia de ventas, contratar más personal o reevaluar la forma de hacer sus previsiones.

12. Valor ponderado de la cartera de pedidos

Puede utilizar su ratio de ganancias/pérdidas, el beneficio medio por transacción y el porcentaje de clientes potenciales en cada etapa para calcular el valor potencial de su cartera de pedidos en un momento dado. Esta métrica puede utilizarse para predecir los ingresos futuros y puede combinarse con la duración media de las ventas para crear previsiones de ventas.

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13. Tasa de abandono de clientes

La tasa de abandono de clientes es el número de clientes que dejan de utilizar los servicios de una empresa. Esta cifra puede ser especialmente útil para las operaciones de ventas si ese departamento es responsable de mantener las relaciones con los clientes actuales. Si los clientes permanecen en una empresa durante más tiempo y la tasa de abandono es baja, pueden aportar más valor a la empresa, ya que pueden proporcionar oportunidades de venta adicionales sin el gasto de encontrar y seguir a un nuevo cliente potencial.

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