Cómo utilizar una orden de cambio en la construcción

La mayoría de los trabajos de construcción implican la elaboración de un contrato formal antes de que comience el proyecto. Esto es para ayudar a asegurar que todos los involucrados están de acuerdo sobre el trabajo a realizar y cuánto costará ese trabajo. Sin embargo, a veces los elementos de un trabajo de construcción pueden cambiar después de que se haya completado el contrato original, y en estos casos ambas partes suelen firmar un documento llamado orden de cambio. En este artículo, explicamos la definición de una orden de cambio y cómo utilizarla.

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¿Qué es una orden de cambio en la construcción?

Una orden de cambio en la construcción es un documento que explica cualquier cambio realizado en un contrato de construcción después de que todas las partes lo hayan firmado. Algunos tipos de cambios que este documento puede abordar incluyen el uso de materiales diferentes, el aumento o la disminución del alcance de la obra, la adición o eliminación de subcontratistas o el cambio del calendario del proyecto.

Es importante utilizar órdenes de cambio cuando se modifica un trabajo de construcción porque puede ayudar a garantizar que todas las partes estén de acuerdo con lo que implican esos cambios y el cambio asociado en el coste.

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Elementos de una orden de cambio de construcción

Las órdenes de cambio en la construcción suelen incluir estos elementos:

Número de contrato original

Es importante que los contratistas, propietarios y diseñadores sepan exactamente qué contrato modifica una orden de cambio. Esto es especialmente importante cuando un contratista está realizando varios trabajos simultáneamente o si un propietario está mejorando varias propiedades al mismo tiempo.

Nombre y ubicación del proyecto

Además de un número de contrato, la mayoría de las órdenes de cambio incluyen el nombre del proyecto que la orden de cambio modifica y una breve descripción de ese trabajo, incluida su ubicación física. Esto ayuda a garantizar que se modifique el contrato correcto.

Información del propietario

También es importante incluir el nombre del propietario y su información de contacto al principio de una orden de cambio. Esto ayuda a agilizar la comunicación y a garantizar que cada orden de cambio se archiva adecuadamente.

Información del contratista o del arquitecto

Por la misma razón por la que es valioso incluir la información del propietario al principio de una orden de cambio, también es valioso incluir la información del contratista o del diseñador cerca. De este modo, los demás interesados podrán ponerse en contacto con ellos de forma rápida y sencilla.

Número de serie de la orden de cambio

A veces, un mismo contrato puede tener muchas órdenes de cambio registradas. En estos casos, resulta útil incluir un recuento de cuántas órdenes de cambio se completan.

Orden de cambio y fechas del proyecto

Las órdenes de cambio suelen incluir la fecha de registro del cambio y las fechas del contrato original. Cuando todas las partes aprueban una orden de cambio, esa fecha también se incluye en la orden de cambio. Esto también ayuda a mantener un registro ordenado del trabajo.

Explicación de los cambios en el contrato

Esta sección suele ser la parte más detallada de una orden de cambio. En ella, el contratista describirá exactamente lo que hay que cambiar del contrato original, por qué hay que cambiarlo y cómo pretende aplicar ese cambio.

Por ejemplo, si un contratista tiene que sustituir un determinado tipo de material por otro, aquí es donde explicaría la necesidad del nuevo material y cualquier cambio en el coste global del proyecto debido a ello.

Condiciones contractuales revisadas

Las órdenes de cambio también suelen incluir una explicación detallada del impacto general que los cambios incluidos tendrán en los términos del contrato. Esto puede incluir cambios en la programación, el precio y el valor del contrato.

Sección de la firma

Las órdenes de cambio suelen ser adiciones a un contrato legalmente vinculante. Suelen incluir secciones de firma coherentes con el contrato original.

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¿Cuándo utilizan las empresas una orden de cambio en la construcción?

Las empresas utilizan una orden de cambio cuando necesitan modificar detalles de su contrato de construcción original. Por ejemplo, si un propietario decide que quiere que se realicen más trabajos o que se lleven a cabo tareas diferentes. A veces, puede ocurrir que las circunstancias de una obra requieran también cambios.

Por ejemplo, las variaciones inesperadas del terreno pueden requerir más trabajo de preparación del que se conocía. El clima también puede afectar a un contrato de construcción y requerir una orden de cambio, especialmente si las condiciones meteorológicas van a ampliar el plazo de un proyecto.

Cómo crear e implementar una orden de cambio de construcción

Si necesita crear una orden de cambio para un contrato de construcción, estos son algunos pasos que pueden ayudarle:

1. Redactar un contrato original detallado

Cuanto más claro sea el contrato original, menos órdenes de cambio necesitará. Visitar la obra con antelación y negociar las condiciones del contrato por escrito puede ser de gran ayuda.

2. Establecer un proceso y un formulario de órdenes de cambio

Asegúrese de elaborar un formulario de orden de cambio antes de que se requieran modificaciones al contrato original. Considere la posibilidad de utilizar una plantilla de orden de cambio ya elaborada o desarrolle la suya propia utilizando la información aquí indicada. Obtenga la aprobación de esta plantilla de todas las partes antes de realizar cualquier cambio en el contrato.

3. Utilice la orden de cambio para cada modificación

Puede resultar tentador realizar pequeños cambios en el trabajo realizado sin utilizar una orden de cambio. Sin embargo, suele ser mejor utilizar una orden de cambio para cada alteración realizada. Esto puede ayudar a garantizar una comunicación clara y una facturación precisa más adelante en el proceso de construcción. Como contratista, asegúrese de emitir una orden de cambio después de determinar los cambios específicos y antes de completar realmente el trabajo para implementarlos.

4. Obtenga las firmas con prontitud

También es importante formalizar cada orden de cambio obteniendo las firmas con prontitud. Obtener las firmas del contratista y del propietario tan pronto como sea posible después de emitir una orden de cambio puede ayudar a alinear las expectativas de todos sobre el trabajo a realizar.

5. Mantener la orden de cambio en el archivo

Por último, mantenga cada orden de cambio en un archivo con el contrato asociado. El uso de un sistema de numeración y una hoja de presentación detallada puede ayudar a mantener las órdenes de cambio organizadas y agilizar la facturación y el pago.

Consejos para crear una orden de cambio en la construcción

He aquí algunos consejos adicionales para ayudarle a crear su orden de cambio:

Incluya todas las partes relevantes

Una orden de cambio entre el propietario y el contratista general no cambia necesariamente el acuerdo asociado entre ese contratista general y los subcontratistas. Asegúrese de incluir a todas las partes relevantes en el proceso de la orden de cambio.

Mantener la profesionalidad

A veces, los clientes pueden encontrar difícil el proceso de órdenes de cambio. Por ejemplo, es posible que esperen que el trabajo se realice sin efectuar un pago adicional. Mantener una comunicación clara y profesional puede contribuir a que la experiencia de las órdenes de cambio sea positiva.

Aprovechar la tecnología

Utilizar herramientas tecnológicas, como programas informáticos, en el proceso inicial de contratación para ayudar a que el acuerdo sea lo más preciso posible. Considerar el uso de herramientas tecnológicas para comunicar también las órdenes de cambio, como el correo electrónico y las aplicaciones de firma electrónica.

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