Cómo hacer un organigrama de una pequeña empresa

Las pequeñas empresas necesitan estructuras organizadas para que todo funcione sin problemas a medida que crecen. Un organigrama es una buena manera de hacerlo, ya que permite a los empleados ver la estructura de informes y el flujo de trabajo de la empresa. Incluso una pequeña empresa debe tener un método para identificar la jerarquía de los puestos de trabajo, ya que los empleados están involucrados.

En este artículo, explicamos por qué es importante un organigrama para una pequeña empresa, cómo crear uno y compartimos ejemplos que puede utilizar al crearlo.

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¿Qué es un organigrama?

Un organigrama sirve para visualizar la estructura de personal de una empresa. Un organigrama es una representación visual de la estructura de personal de una empresa. Los empleados utilizan los organigramas como guía para entender el liderazgo y el flujo de colaboración dentro de una empresa. Un organigrama puede utilizarse para mostrar la jerarquía de la dirección de arriba a abajo o para mostrar cómo los equipos y los departamentos se interconectan en toda la organización de una manera más fluida.

Tipos de organigramas

Las pequeñas empresas pueden elegir entre diferentes estilos de organigramas para adaptarse a su cultura. La forma más común es la pirámide, el primer tipo de organigrama ampliamente utilizado por las empresas. Algunas empresas optan ahora por una estructura menos tradicional que hace hincapié en el trabajo en equipo y los departamentos interconectados. Estas son las formas más comunes que utilizan las empresas para elaborar su organigrama:

Pirámide

Esta estructura jerárquica descendente tradicional es el tipo más común de organigrama. Muestra al jefe de una organización en la cima con rangos descendentes de todos los demás empleados. Un organigrama piramidal permite ver rápidamente el flujo de gestión desde los líderes de nivel superior y medio hasta sus subordinados.

Estructura de productos o divisiones

Un organigrama puede establecerse por divisiones en lugar de por rango de liderazgo. Este organigrama se asemeja a una tabla con casillas correspondientes a las divisiones de productos. Las casillas de las subcategorías forman una columna debajo de las divisiones principales.

Matriz

Este tipo de organigrama funciona de forma similar a la estructura del producto, con columnas y filas más complejas dentro de las divisiones. Una matriz puede mostrar a los empleados que dependen de diferentes jefes de equipo en toda la empresa.

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Funcional

Este organigrama está agrupado por departamentos. Toma el estilo de la pirámide y organiza aún más los puestos de trabajo por líder de departamento hasta llegar a todos los empleados dentro de ese departamento.

Volteado

Un organigrama invertido fluye de lado a lado con el liderazgo moviéndose de izquierda a derecha en lugar de arriba a abajo. Este tipo de diagrama también puede adoptar la forma de un organigrama invertido que, literalmente, invierte la estructura piramidal. En un organigrama invertido, la alta dirección está en la parte inferior con todos los demás empleados en la parte superior.

Redondear

Este enfoque de un organigrama pasa del círculo interior en el que se encuentra el puesto de mayor nivel a anillos de círculos exteriores de puestos descendentes. Un organigrama redondo puede utilizarse para destacar una cultura de colaboración con múltiples divisiones que apoyan el objetivo principal de la empresa.

Holacracia

Las holocracias utilizan círculos para representar las tareas diarias denominadas responsabilidades, que a su vez se agrupan en roles. En este modelo, las funciones son flexibles a medida que se añaden o cambian las responsabilidades. Se trata de una estructura más reciente para los organigramas y está pensada para ser fluida y adaptarse a los cambios en el lugar de trabajo.

¿Por qué es importante que una pequeña empresa tenga un organigrama?

Los organigramas se remontan a mediados del siglo XIX. Lo que comenzó como un complejo dibujo de cada departamento del sistema ferroviario de Nueva York y Erie es ahora uno de los documentos de referencia más importantes para una empresa.

Una vez que las empresas empezaron a ampliar sus operaciones comerciales en el sistema industrial moderno, la dirección y los empleados necesitaban una forma de llevar un control de las numerosas relaciones de información y responsabilidades laborales. Aunque han surgido nuevos estilos y formatos para representar los modelos empresariales actuales, el organigrama sigue siendo utilizado por empresas tanto grandes como pequeñas.

Un organigrama puede ser utilizado por cualquier empleado o fuera de una empresa de las siguientes maneras:

  • Representación gráfica: Los empleados utilizan un organigrama para visualizar la estructura de una empresa. Un organigrama es como un mapa que muestra los puestos de trabajo y ayuda a clarificar las vías de liderazgo.
  • Decisiones de alto nivel: La dirección puede utilizar el organigrama de la empresa para aclarar las responsabilidades de los puestos y analizar dónde crear nuevos puestos.
  • Base de datos de recursos humanos: Los departamentos de RRHH llevan la cuenta de quién entra y sale de la empresa actualizando el organigrama. Corresponde al departamento de RRHH ayudar a los empleados a entender el flujo de información y gestión en una empresa facilitando el organigrama una vez creado.
  • Incorporación de los empleados: Los empleados recién contratados utilizan un organigrama para conocer el funcionamiento interno de su nueva empresa. Les ayuda a comprender la estructura de liderazgo de su función y de la empresa en su conjunto.
  • Garantía para el cliente: Los clientes que tienen acceso al organigrama de una empresa ven una estructura empresarial estable. Esto demuestra el valor que una empresa aporta a la relación comercial y tranquiliza a los clientes.

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Cómo crear un organigrama para una pequeña empresa

Para crear un organigrama para su pequeña empresa, siga estos pasos:

1. Decida qué estilo y formato de organigrama funciona mejor para su empresa

Piensa en la cultura de tu empresa y elige la forma más eficaz de representar visualmente el flujo de liderazgo y los departamentos de tu organización. Puede que quieras mostrar simplemente la jerarquía de tu pequeña empresa con un modelo piramidal tradicional o enfatizar la mentalidad de equipo con un organigrama redondo.

2. Encuentre las herramientas digitales adecuadas para crear un borrador de su organigrama

Puedes crear el organigrama de una pequeña empresa de forma digital utilizando programas o aplicaciones. La mayoría de los programas le permiten cargar fácilmente una foto e introducir información para crear un perfil para cada entrada de los empleados. Es posible que tu empresa ya posea la licencia de un software que te ayude a diseñar un organigrama o bien puedes optar por comprar un programa. Algunas aplicaciones para crear organigramas son gratuitas y pueden ser útiles para experimentar con la configuración que mejor funcione para su organización.

3. Introduzca la información para completar su organigrama

Una vez que decida el tipo de gráfico y elija el software, comience a crear entradas para cada empleado. Decida cuánta información va a incluir. Por ejemplo, puede decidir añadir una descripción del trabajo junto con varios contactos para cada empleado. Algunas empresas optan por una breve entrada con el nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico de cada empleado.

4. Guarda y comparte tu organigrama

Cuando tenga un borrador terminado, revise el gráfico con otros empleados de su pequeña empresa. Una vez que hayan acordado que el formato y la información son correctos para su organización, guarde una copia en un lugar al que todos los empleados tengan acceso. Esto podría ser en una unidad compartida de documentos en un servidor de la empresa o en una ubicación en línea. Asegúrese de que RRHH pueda realizar los cambios necesarios en el organigrama.

Ejemplo de organigrama de una pequeña empresa

Un organigrama debe incluir los nombres y cargos de todos los empleados. Si lo desea, también puede añadir fotos, información de contacto y otros detalles relevantes para cada puesto. Es útil incluir al menos la dirección de correo electrónico de la empresa.

Así es como deben disponerse los nombres y los cargos en una estructura piramidal tradicional en la que cada líder comienza un nuevo nivel de la jerarquía:

CEO: Bill Braff

Directora de Operaciones: Yolanda Powell – Director Financiero: Sanjay Agarwal

Director de ventas: Sally Bright – Coordinador de ventas: Joshua Rivers – Representante de ventas: Michael Corbin – Representante de ventas: Dori Chambers

Directora de la oficina: Jenna McAllister – Asistente de oficina: Braden Tyrell – Recepcionista: Rebecca Moss

Director de marketing: Sylvester Park – Coordinador de marketing: Andrew Miller – Responsable de contenidos: Hannah Frost – Diseñadora gráfica: Gina Woods

Director de RRHH: Toby Malone