Cómo hacer un organigrama en Excel en 5 pasos (con consejos)

Un organigrama es una herramienta jerárquica que muestra las jerarquías de las empresas. Puede crear organigramas de forma digital utilizando Microsoft Excel. El uso de un organigrama en Excel puede ayudarle a organizar sus datos y a distribuirlos entre sus compañeros de trabajo.

En este artículo, exploramos la definición de un organigrama y discutimos los pasos y consejos para crear un organigrama en Excel.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es una representación visual que transmite la estructura jerárquica de una empresa. Suele mostrar la relación entre los distintos componentes utilizando líneas y formas. Un organigrama puede utilizarse en el trabajo para dilucidar los delicados aspectos legales de una empresa, como la cadena de mando o la asignación de funciones en una plantilla. Por ejemplo, puedes hacer un organigrama para demostrar cuántas personas dependen de un director. Puedes utilizar Microsoft Excel para generar organigramas en tu ordenador.

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Cómo crear un organigrama en Excel

Siga estos pasos para formatear su organigrama en Excel:

1. Abrir una hoja de cálculo en blanco

Acceda al programa de hoja de cálculo de su ordenador y abra un documento nuevo. En el menú de la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Insertar, que te llevará a una lista de opciones. A continuación, haz clic en SmartArt, una herramienta gráfica que te permite mostrar información mediante diagramas. Selecciona la herramienta Jerarquía y haz clic en Organigrama, lo que te permitirá ver varias plantillas de un organigrama.

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2. Elija un diseño

Elija el formato de organigrama que mejor se adapte a su empresa. Si la empresa tiene una cadena de mando tradicional, podría utilizar el diseño que tiene una forma en la parte superior para representar a un presidente o director general y ramas adicionales para significar los miembros del personal en los niveles medios e inferiores. Si tiene varios miembros del equipo de alta dirección, entonces podría elegir el diseño con dos formas en la parte superior para mostrar que los empleados comparten las funciones de supervisión principal. Una vez que seleccione un formato, la plantilla se materializará en su pantalla.

3. Introduzca su texto

Introduzca la información en las casillas para representar la jerarquía de la organización. Comience por la casilla situada en la parte superior del gráfico. Introduzca el cargo del profesional que supervisa a los demás empleados de la empresa. A continuación, pase a los niveles intermedios. Piense en los empleados que ocupan puestos de mayor rango, pero que dependen de la alta dirección. Por último, escriba los títulos de los empleados de nivel inferior que dependen de los directivos de nivel medio y del equipo de alta dirección. El panel de texto aparece junto al gráfico para hacer un seguimiento de las palabras que se escriben en las formas.

Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene tres líderes principales, que son un director ejecutivo, un director financiero y un director de operaciones. Como comparten los rangos más altos, escribe sus nombres en los tres rectángulos superiores. Cada directivo tiene un empleado al que supervisa directamente. En el rectángulo que hay debajo del director general, escribes su ayudante, y haces lo mismo con los ayudantes del director financiero y del director de operaciones. Los asistentes son también directores de sus departamentos, por lo que se introducen los títulos de trabajo de los asociados en los rectángulos inferiores del gráfico.

4. Añadir casillas

Añade rectángulos adicionales a tu organigrama si lo consideras necesario. Supongamos que la plantilla que le ha proporcionado Excel no es lo suficientemente sustancial como para dar cuenta de la estructura interna de su empresa. Puede adjuntar más formas al organigrama e introducir más texto para obtener una representación visual más precisa.

Haga clic en el rectángulo en el que desea añadir ramas. En Herramientas SmartArt, seleccione la pestaña Diseño. A continuación, haga clic en el botón «Añadir forma», y un nuevo rectángulo puede aparecer en la pantalla en el orden que desee. Puede utilizar el panel de texto para introducir el título del trabajo del empleado en la forma adicional.

5. Personalice sus colores

La personalización del color puede hacer que su organigrama coincida con los temas de color de su organización. La pestaña de Diseño en las herramientas de SmartArt también incluye una función para que usted pueda modificar los colores. Puede ser útil utilizar un color diferente para cada nivel de empleados o los departamentos de la empresa. Por ejemplo, puede designar en azul al departamento de finanzas que supervisa el director financiero, y en verde al departamento de marketing que supervisa el director ejecutivo.

Con la pestaña Diseño, considere la posibilidad de hacer clic en la sección Estilos SmartArt para añadir degradados y rellenos a las formas de su organigrama, lo que puede hacer que los colores que ha elegido aparezcan más definidos.

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Consejos para crear un organigrama en Excel

Revisa los siguientes consejos para obtener más información sobre el uso de Excel para hacer un organigrama:

Limitar los datos

Limitar la información de su organigrama puede facilitar a los lectores la interpretación de los rangos de la empresa. Evite incluir demasiadas formas que puedan hacer que el diagrama parezca congestionado. En su lugar, opte por un diseño sencillo que permita a los empleados identificar las relaciones del lugar de trabajo a primera vista. Puede ser útil utilizar términos generales, especialmente si su organización tiene varios profesionales en el mismo nivel de la jerarquía.

Por ejemplo, si un departamento tiene 10 supervisores de nivel medio, considere incluir una figura que represente ese nivel. El público puede determinar la conexión entre el nivel medio y los niveles superiores o inferiores, y no se distrae con múltiples formas que esencialmente significan lo mismo.

Utilizar una redacción clara

Otra forma de mantener la legibilidad en su organigrama es utilizar un lenguaje sencillo. Normalmente, el texto de las formas incluye el nombre y el cargo del empleado. Sin embargo, algunos títulos de puestos de trabajo pueden ser largos o complejos, lo que le obliga a reducir el tamaño de la fuente para que quepan todas las palabras en el rectángulo. Considere la posibilidad de acortar los títulos largos para el propósito del diagrama. Por ejemplo, si el título de un empleado es «Jefe de equipo de redacción interna», puede acortarlo a «Jefe de equipo» para representar el rango del puesto con menos palabras.

Una redacción clara también puede significar el uso de acrónimos que los empleados puedan definir fácilmente. Canalice la perspectiva de las personas que lean su organigrama. Acrónimos como CEO, CFO y COO pueden ser universales, pero los títulos abreviados que son exclusivos de su organización pueden ser más difíciles de entender para los nuevos empleados o los posibles inversores. A la hora de decidir qué texto escribir, contemple frases que puedan significar el papel del empleado con precisión y que sean lo suficientemente concisas y sencillas para señalar su significado.

5. Utilice la personalización estratégica

Añadir colores y profundidad a su organigrama puede aumentar su atractivo estético, pero es importante que los lectores puedan seguir viendo su mensaje. Elija una personalización que complemente el diseño sin interferir con el propósito del documento.

Por ejemplo, para mantener la legibilidad del diagrama, puede optar por cambiar los colores de los rectángulos y dejar el resto de la plantilla. Si quiere modificar la textura de las formas, considere la posibilidad de utilizar un patrón, lo que puede significar dedicar una forma a una sección del gráfico. Una vez que haya completado la personalización, revise la estructura del gráfico para asegurarse de que las conexiones entre las formas siguen estando en el primer plano del diseño.

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¿Por qué utilizar Excel para crear un organigrama?

Aquí hay tres razones para considerar el uso de Excel para crear un organigrama:

Compartir el organigrama digitalmente

Un archivo digital del organigrama puede permitirle compartir su trabajo con sus colegas de forma más fluida. Puede adjuntar el archivo a un correo electrónico para que sus compañeros de trabajo puedan acceder y ver el organigrama. Considere la posibilidad de seleccionar un formato que sea compatible con las demás aplicaciones de sus ordenadores de trabajo.

Por ejemplo, exportar el organigrama como PDF puede ser útil si los destinatarios aún no han descargado Excel en sus ordenadores, mientras que guardarlo como archivo XLS puede facilitarles la realización de cambios dentro del programa. Con los archivos digitales, también puede almacenar el organigrama en bases de datos, lo que le permite consultarlo fácilmente cuando lo necesite.

Edición de los datos del organigrama

Excel dispone de funciones de edición, lo que le permite cambiar fácilmente la estructura de su organigrama y la información que incluyó originalmente. Realizar ediciones periódicas puede ayudar a mantener a tu equipo informado sobre los cambios en la organización. Por ejemplo, si contratas a un nuevo directivo, puedes añadir fácilmente su nombre al organigrama y borrar el del antiguo empleado. También puede guardar los cambios en el documento dentro del programa.

Elaborar una plantilla

Una plantilla representa la estructura estándar de los organigramas de tu empresa. Con Excel, puedes formatear un diagrama a tu gusto y guardarlo, distribuyéndolo a tus colegas para que puedan introducir sus propios datos fácilmente. Considera la posibilidad de añadir colores y tipos de letra que se ajusten a la cultura de la organización. También puedes crear una plantilla para asegurarte de que todos los empleados interpretan los datos de la misma manera, lo que puede mejorar los procesos de comunicación.