Creación de organigramas de empresas

La estructura de una organización puede contribuir a aumentar la productividad si los empleados pueden localizar y comunicarse fácilmente entre sí. Cuando los individuos son capaces de identificar, localizar y comunicarse con sus asociados, pueden centrarse en el cumplimiento de sus objetivos de forma más eficiente.

En este artículo, analizamos qué es un organigrama de empresa y describimos las estructuras que puede utilizar para crear el suyo propio.

¿Qué son los organigramas empresariales?

Un organigrama es una representación visual de la estructura interna de una organización. Ilustra el nivel al que están conectadas las personas y los puestos. En la mayoría de los casos, los organigramas se componen de líneas y formas para representar las entidades y relaciones implicadas. Los organigramas pretenden cumplir diversos objetivos, como mostrar la jerarquía organizativa de quién depende de quién, ayudar a que las personas se conozcan entre sí o servir de material de referencia cuando se crean o reforman departamentos.

Los gráficos pueden incluir:

  • Fotos
  • Información de contacto
  • Iconos
  • Ilustraciones

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Tipos de organigramas empresariales

Tanto las grandes corporaciones como las pequeñas empresas pueden utilizar los organigramas de la compañía para mostrar los directorios de sus empleados o departamentos. Algunos tipos de organigramas son:

1. Estructura jerárquica

La estructura jerárquica, a veces llamada estructura vertical, es uno de los tipos más comunes de organigramas, y ha servido de modelo para muchos otros. Una característica reconocible de la estructura jerárquica es la agrupación de los empleados bajo un supervisor claro. Esta estructura sitúa los diferentes niveles de dirección en sus propias líneas, empezando en la parte superior de la página con el empleado de mayor rango, seguido de los siguientes niveles ejecutivos en orden descendente de importancia. Los pros y los contras de esta estructura pueden ser

  • Pro: Muestra líneas lógicas de autoridad
  • Pro: Representación visual clara de las funciones y responsabilidades de los empleados
  • Con: Menos flexible al cambio o a la adaptación
  • Con: Las incoherencias en la gestión a diferentes niveles pueden interrumpir el flujo de trabajo
  • Con: La inclusión de múltiples niveles de gestión puede retrasar la comunicación

2. Estructura circular

Los organigramas de estructura circular siguen los mismos principios que la estructura jerárquica, pero son circulares en lugar de verticales. Este tipo sitúa a la persona o personas de mayor rango en el centro del círculo, y los anillos representan los niveles de dirección en orden descendente. Cuanto más cerca del centro del círculo esté un anillo, mayor será el nivel de autoridad. A diferencia de la estructura jerárquica vertical lineal, la estructura circular muestra que la información se difunde desde el centro hacia afuera en lugar de hacerlo de arriba hacia abajo. Los pros y los contras pueden ser:

  • Pro: Muestra un fuerte liderazgo centralizado
  • 2. Pro: Apoya la comunicación, la colaboración y el intercambio de recursos entre divisiones o departamentos
  • Con: Puede confundir a quienes están acostumbrados a una visión vertical tradicional

3. Estructura funcional

La estructura funcional agrupa a los miembros del equipo en departamentos basados en sus especializaciones y habilidades. Este tipo de estructura se centra más en lo que hacen los individuos de la organización que en a quién reportan. Por ejemplo, el departamento de marketing de una empresa en un organigrama funcional puede tener subgrupos de redacción, edición y diseño. Los pros y los contras de esta estructura pueden ser:

  • Pro: Útil cuando se necesita hablar con alguien de un área de especialidad, no con una persona concreta
  • Pro: Puede promover un mayor enfoque en los objetivos del equipo en lugar de los individuales
  • Con: Puede llevar al aislamiento del grupo sin un marco de información más estructurado
  • Con: Puede llevar a la competencia departamental

4. Estructura de divisiones

Los organigramas de las divisiones agrupan a los miembros por sus divisiones o departamentos. La colocación de estas agrupaciones en el organigrama puede reflejar su ubicación dentro de un proceso o cadena de suministro. Las organizaciones pueden elegir esta estructura para ilustrar el flujo de trabajo en toda la empresa y cómo el éxito de una división afecta a las demás. Los pros y los contras de esta estructura pueden ser:

  • Ventajas: Puede permitir una producción o comunicación rápida
  • Pro: Muestra los pasos lineales que sigue un producto o proyecto a medida que avanza por la empresa desde el principio hasta el final
  • Con: Puede provocar sentimientos de dependencia entre las divisiones en lugar de autonomía

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5. Estructura multidivisional

La estructura multidivisional, a veces llamada forma M, es un tipo especializado de estructura divisional. La forma M se utiliza para mostrar cómo se relacionan las empresas subsidiarias con su empresa matriz y entre sí. Por ejemplo, la Corporación ABCDE puede ser propietaria de cinco empresas subsidiarias que utilizan el nombre de ese producto. Un organigrama en forma de M puede mostrar que todas estas filiales están vinculadas a la empresa matriz, mientras que las filiales de electricidad, fabricación y envío colaboran entre sí, pero no con las divisiones de marketing e inmobiliaria. Los pros y los contras de esta estructura pueden ser:

  • Pr** o:** Muestra la relación de las subdivisiones dentro de empresas matrices más grandes
  • Con: Puede llevar a la competencia entre subdivisiones

6. Estructura del proceso

Una estructura de procesos muestra el flujo de trabajo de principio a fin de un proceso específico. Al igual que una estructura de división, este gráfico puede mostrar los pasos lineales que sigue un producto a medida que avanza, pero en lugar de mostrar todo el alcance del proyecto, sólo muestra los pasos dentro de un proceso. Los pros y los contras de esta estructura son:

  • Pro: Puede ayudar a la recogida de datos y al análisis del flujo de trabajo de determinadas áreas de una empresa
  • Con: Desglosar la estructura organizativa a nivel micro puede provocar el aislamiento de otros procesos
  • Con: Las interdependencias pueden causar retrasos y perjudicar la productividad

7. Estructura basada en el equipo

Esta estructura muestra la progresión desde el empleado de mayor rango del equipo hasta el personal general. En una estructura basada en equipos, las líneas continuas representan la estructura de informes, pero las líneas discontinuas muestran los flujos de comunicación dentro del equipo. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener un diseñador web que depende del jefe del equipo de marketing, pero ese diseñador también se comunica regularmente con el jefe de TI. En un organigrama basado en equipos, una línea continua une al diseñador con el jefe del equipo y una línea discontinua une al diseñador con el jefe de TI. Los pros y los contras son:

  • Pro: Estructura flexible que refuerza la colaboración y el trabajo en equipo
  • Pro: Ilustra cómo se relacionan los objetivos individuales y los del equipo
  • Con: La confusión puede ser el resultado de una jerarquía de comunicación poco clara

8. Estructura matricial

La estructura matricial combina elementos de los organigramas funcionales y de división de la empresa y los muestra en una disposición de cuadrícula, conocida como matriz. Este organigrama agrupa a los individuos por habilidades y departamentos, pero las relaciones no son lineales. Las organizaciones pueden utilizar esta estructura cuando los individuos dependen de varios directivos, como un jefe de equipo, un director de proyecto y un jefe de departamento. Los pros y los contras son:

  • Pro: Ofrece oportunidades de colaboración flexible
  • Pro: Promueve una mayor comunicación entre los niveles de gestión y los departamentos
  • Con: Complejo de leer
  • Con: Puede complicar la estructura de informes de la empresa

Relacionado: 5 Ventajas y desventajas de la estructura organizativa matricial

9. Estructura híbrida

La estructura híbrida combina la flexibilidad y la estructura de informes múltiples de un organigrama matricial, pero presenta la información en un formato lineal jerárquico en lugar de una cuadrícula. Las pequeñas empresas con empleados que desempeñan múltiples funciones pueden elegir este modelo. Comparte muchos de sus pros y contras con la estructura matricial, como por ejemplo:

  • Pro: Capacidad de adaptación a la reestructuración o al cambio
  • Con: Difícil de leer o entender, especialmente para aquellos familiarizados con una estructura más tradicional

10. Estructura horizontal o plana

La estructura horizontal o plana suele eliminar muchos niveles de gestión intermedia y comprende sólo tres niveles de autoridad: el equipo directivo, los administradores superiores y los empleados. Esta estructura puede mostrar a los individuos agrupados por departamentos con una clara estructura de informes. Las empresas pequeñas o de nueva creación con pocos empleados pueden preferir este tipo de organigrama. Los pros y los contras son:

  • Pro: Puede ayudar a los empleados de todos los niveles a tener un mayor sentido del trabajo en equipo
  • Con: La falta de jerarquía tradicional puede causar desacuerdos entre los empleados

11. Estructura de la red

Los organigramas en red muestran las relaciones internas y externas entre los contactos de varias organizaciones. Basada en la idea de las redes sociales, esta estructura es la más descentralizada. Puede incluir personas de diferentes departamentos internos o contactos de empresas externas. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede contratar servicios de envío, y una estructura de red puede incluir miembros de la empresa contratada en función de sus puntos de contacto dentro de la organización principal. Los pros y los contras son:

  • Pro: Una organización flexible que se adapta a las necesidades específicas de la empresa
  • Pro: Permite la representación de puestos externalizados o contratados
  • Con: Complejo de leer y diseñar

12. Estructura creativa

Estructura creativa es un término amplio para los organigramas experimentales que no se ajustan a uno de los modelos estándar. Estos tipos de organigramas empresariales pueden tener enfoques especializados, como mejorar la responsabilidad o aumentar la velocidad de la toma de decisiones. Una empresa de cualquier tamaño puede optar por hacer un organigrama creativo personalizado siempre que el estilo y la clave estén claros para los empleados que lo consulten. Los pros y los contras son:

  • Pro: Personalizable para adaptarse a las necesidades individuales de una empresa
  • Pro: Puede incluir tanta o tan poca información como sea necesario
  • Con: La terminología y los símbolos pueden no ser el estándar de la industria y pueden no ser claros para aquellos que no pertenecen a la organización

Consejos para elaborar un organigrama de empresa

Utilice estos consejos para construir el organigrama de su empresa:

Defina su propósito

Decida por qué quiere hacer un organigrama de la empresa, a quién incluir y qué información adicional — como fotos o información de contacto — añadir. Estos factores pueden ayudar a decidir qué diseño puede representar mejor su información.

Elige tu método de creación

Dependiendo del tamaño de su organización y de cómo quiera distribuir su gráfico, puede optar por dibujar su gráfico — virtualmente o a mano — o utilizar un programa informático que lo haga legible y fácil de distribuir.

Dividir el gráfico

Especialmente en el caso de grupos con muchos empleados, puede dividir su organigrama en secciones, como departamentos, equipos, unidades, proyectos o ubicaciones. Esto puede ayudarle a establecer objetivos para terminar ciertas secciones del gráfico en cuotas, en lugar de trabajar para completar todo el gráfico de una vez.

Utilice un código de colores

Considere la posibilidad de utilizar formas o colores designados para determinados grupos, departamentos o niveles de gestión. Esto puede ayudar a aumentar la legibilidad y la comprensión de su gráfico.

Actualizar la información

Considere la posibilidad de actualizar sus gráficos con regularidad para reflejar las nuevas contrataciones y las reestructuraciones. También puede optar por cambiar la estructura de su gráfico en función de las actualizaciones que se hayan producido en la organización.

Compartir el producto terminado

Estás creando este cuadro en beneficio de la empresa, así que considera dónde y cómo lo compartirás con otros empleados. Puede optar por colocar copias en papel por toda la oficina y hacer una copia virtual disponible en línea a la que el personal pueda acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.