Toda organización de éxito tiene una estructura organizativa que delimita los procesos, las responsabilidades laborales, los canales de comunicación y las jerarquías de autoridad. Esta estructura incluye una jerarquía de empleados en la que los niveles inferiores son controlados por los niveles superiores y los niveles superiores son controlados por los niveles inferiores. Una estructura de gestión puede ser eficaz para impulsar la productividad si se elige correctamente.
En este artículo, hablamos de la organización centralizada, sus ventajas, sus desventajas y cómo se diferencian las organizaciones centralizadas de las descentralizadas.
¿Qué es una organización centralizada?
Una organización con una estructura centralizada es un sistema jerárquico de toma de decisiones en el que todos los procesos y decisiones se toman en el nivel superior. Los empleados y directivos de niveles inferiores de la cadena de mando rara vez pueden tomar o aplicar decisiones sin la aprobación del ejecutivo.
En una organización centralizada, todas las decisiones, incluidas las relacionadas con las operaciones diarias, las toman los ejecutivos de alto nivel o los propietarios de la empresa. Crean políticas que los miembros del equipo pueden aplicar para mejorar su rendimiento. Muchas organizaciones prefieren utilizar una estructura de organización centralizada porque la clara cadena de mando ofrece una mayor transparencia, mejora la eficiencia en el trabajo, reduce el coste de la gestión y se centra en el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Relacionado: 10 ejemplos de organización en el trabajo
Beneficios de las organizaciones centralizadas
Una organización centralizada eficaz ofrece las siguientes ventajas:
Cadena de mando transparente
La mayoría de las organizaciones centralizadas se benefician de una cadena de mando clara, ya que todos los empleados de la organización saben a quién deben informar en el trabajo. Los empleados junior saben a quién dirigirse dentro de la estructura de la organización siempre que tengan dudas sobre el trabajo. Los altos directivos también tienen una estrategia lógica para dar órdenes a los empleados subalternos y a los mandos intermedios, lo que garantiza que la organización pueda ejecutar las decisiones con rapidez y unidad.
Visión enfocada
Las organizaciones que se basan en una cultura de gestión centralizada pueden centrarse en el cumplimiento de sus visiones rápidamente. Las líneas de comunicación son sencillas y los directivos pueden comunicar la visión de la organización a los empleados y ayudarles a alcanzarla.
En una administración centralizada de éxito, la información se transmitirá de forma rápida y coherente a los empleados para mejorar la eficiencia del lugar de trabajo. Las partes interesadas en las organizaciones, como los miembros de la comunidad, los clientes y los proveedores, también reciben órdenes uniformes del ejecutivo.
Costes reducidos
Muchas organizaciones centralizadas se adhieren a procedimientos estándar que controlan sus organizaciones y ayudan a recortar los presupuestos administrativos y de oficina. Los principales responsables de la toma de decisiones operan desde la sede o las oficinas del ejecutivo. Por lo tanto, no es necesario dotar de equipos a más oficinas ni crear sucursales administrativas en la organización.
Como las decisiones críticas se toman en las oficinas del ejecutivo, las organizaciones centralizadas no necesitan contratar especialistas para operar en sus sucursales, lo que reduce aún más los costes. La cadena de mando precisa de una orden del ejecutivo, y ninguna información llega por duplicado. Esto elimina la redundancia y ahorra dinero.
Ejecución rápida de decisiones racionales
En las organizaciones centralizadas, los ejecutivos' las decisiones y la comunicación a los empleados de menor nivel y a los gerentes son más cómodas de implementar. Dado que sólo unos pocos individuos toman decisiones en una organización centralizada, no encontrará empleados que discutan las decisiones ya tomadas. Por el contrario, ponen en práctica las órdenes que reciben del ejecutivo con prontitud.
Mayor calidad de trabajo
En una organización centralizada, una mejor supervisión y unos procedimientos estandarizados guían toda la estructura de gestión y mejoran la calidad del trabajo. Cada departamento de una organización tiene un supervisor que se centra en la realización de productos de alta calidad y uniformes.
El uso de nuevas tecnologías y equipos avanzados garantiza un trabajo de calidad y puede reducir los residuos del trabajo intensivo. La estandarización del trabajo también puede disminuir la duplicación de responsabilidades que se traduce en un alto coste de producción.
Orientación de expertos
Una estructura de gestión centralizada permite al propietario de una organización dar órdenes claras y estratégicas para guiar a la entidad y controlar sus operaciones comerciales. Los propietarios de la organización pueden confiar en los empleados con menos experiencia para ayudarles a ahorrar costes. Las empresas con una proporción significativa de empleados de nivel inicial pueden confiar en la cultura de gestión centralizada para prosperar porque su líder impartirá órdenes ejecutivas basadas en su amplia experiencia para ayudar a la organización a mejorar su productividad y cumplir sus objetivos.
Relacionado: Guía de estructuras empresariales (con preguntas frecuentes)
Desventajas de una organización centralizada
Aunque una organización centralizada disfruta de algunos beneficios, también puede experimentar las siguientes desventajas:
Liderazgo burocrático
En una organización centralizada, es posible que la dirección centralizada refleje una forma de liderazgo dictatorial, en la que los empleados subalternos tienen que desempeñar sus funciones y ofrecer resultados de calidad según las responsabilidades que les asigne el ejecutivo. Debido a esta estructura, los empleados pueden tener que esforzarse más para contribuir al proceso de toma de decisiones de sus organizaciones.
En un lugar de trabajo en el que sólo el ejecutivo participa en el proceso de toma de decisiones, los empleados tendrán que seguir las órdenes de su superior. Sin embargo, los empleados pueden encontrar formas de comunicarse con los ejecutivos y compartir sus ideas. Algunas de estas estrategias pueden ser:
- Redacción de cartas
- Envío de correos electrónicos
- Hacer preguntas relacionadas con la organización durante las reuniones de personal
Mando a distancia
Los ejecutivos de una organización centralizada sienten una enorme presión para articular decisiones para sus organizaciones, pero pueden perder el control sobre la implementación de las mismas. Cuando los ejecutivos no pueden descentralizar sus organizaciones, reciben una gran cantidad de trabajo en sus escritorios que requieren una atención urgente para asegurar que la organización progrese.
Si los ejecutivos carecen de tiempo para supervisar la forma en que los empleados implementan las decisiones, los empleados de la organización pueden perder el enfoque en el logro de los objetivos de la organización. Eso significa que los ejecutivos de una organización centralizada pueden tomar muchas decisiones que son ignoradas o mal aplicadas por los empleados subalternos. Para que las cosas funcionen bien, los directivos podrían delegar en los mandos intermedios algunas de sus responsabilidades de supervisión, como la realización de revisiones periódicas del rendimiento.
Retrasos en el trabajo
Las organizaciones centralizadas pueden causar retrasos en el trabajo, ya que los ejecutivos envían órdenes a los empleados y esperan una respuesta en la oficina central. Puede llevar tiempo enviar órdenes desde y hacia las oficinas de los ejecutivos, y como los empleados dependen de la comunicación de los ejecutivos, pueden retrasar la ejecución de las órdenes.
Si los empleados se retrasan en el desempeño de sus funciones debido a la larga espera de órdenes que les orienten sobre cómo manejar sus responsabilidades, la productividad puede verse afectada. Los directivos deben asegurarse de encontrar soluciones a este problema creando un protocolo claro y ágil para las situaciones en las que los empleados necesiten una aclaración rápida sobre un asunto.
Las organizaciones también podrían apoyar a los empleados dándoles tiempo para tomar decisiones cuando no hay tiempo para esperar una decisión oficial.
Menor fidelidad de los empleados
La mayoría de los empleados se vuelven leales a sus empleadores cuando comparten sus puntos de vista sobre la aplicación de las órdenes. Todo el mundo tiene un papel que desempeñar en una organización, y los empleados se sienten más cerca del empleador cuando pueden discutir ideas que pueden llevar a la organización a otro nivel.
Si los empleados no se sienten libres para sugerir cambios o compartir ideas creativas, pueden sentirse ahogados y desmotivados. Para mejorar la motivación y la retención de los empleados, los directivos pueden dejar claro que aceptan los comentarios. Deben buscar intencionadamente las ideas y opiniones de los empleados y ofrecerles oportunidades para que su creatividad brille.
Falta de oportunidades
Cuando los miembros de una organización centralizada no tienen la posibilidad de decidir cómo gestionar su trabajo, es posible que no se desarrollen en su carrera ni adquieran experiencia directiva. Los propietarios de la organización podrían tener que contratar a un profesional de fuera siempre que necesiten a alguien con amplia experiencia para ocupar un puesto en su organización.
En una organización centralizada, los mejores talentos pueden buscar estrategias para elevar su carrera laboral a largo plazo con la organización porque necesitan prosperar en este entorno de trabajo. Los empleados deben ser proactivos a la hora de buscar nuevas responsabilidades y formación. El ejecutivo también puede ayudar creando espacios para que los empleados aprendan y crezcan, como por ejemplo mediante oportunidades de educación o formación, o trazando un camino claro para que los empleados consigan un aumento o una promoción.
Lentitud en la aplicación de las decisiones
Una organización centralizada puede requerir la aprobación de demasiados intermediarios antes de poder tomar una decisión. Las tareas pendientes en las oficinas de los directivos pueden crear un retraso y ralentizar la aplicación de las decisiones ya tomadas en la organización. Los equipos directivos deben entender que una estructura de gestión temporal es importante en un mundo que se mueve rápidamente. Pueden crear soluciones temporales a los problemas de la organización, lo que podría ayudar al equipo a aplicar sus planes y mantener o aumentar la productividad.
Relacionado: Cómo mejorar una empresa con el diseño organizativo
Organizaciones centralizadas frente a organizaciones descentralizadas
Descentralizada y centralizada son dos tipos de estructuras de gestión de la organización que se pueden utilizar en la gestión del gobierno, la organización, el negocio y la empresa. En una organización centralizada, el poder de decisión y planificación pertenece exclusivamente a los ejecutivos o a la alta dirección. Las organizaciones descentralizadas permiten distribuir el poder de los ejecutivos a los mandos inferiores o intermedios. Esto significa que todos los miembros de la organización pueden participar en la toma de decisiones. Los ejecutivos, los directivos, los empleados de nivel medio e incluso los de nivel básico pueden participar en la planificación y en la toma de decisiones informadas para mejorar sus organizaciones.
Aquí hay algunas otras diferencias entre una organización centralizada y una organización descentralizada:
Implicación y autoridad
En una organización centralizada, la estructura de gestión mantiene el poder de decisión en la cima. Esto puede proporcionar coherencia dentro de la organización, así como una clara delimitación de la autoridad. Puede ser una buena opción para los empleados que planean cumplir sus objetivos a tiempo y mejorar la productividad de su organización.
Las organizaciones descentralizadas conceden distintos grados de poder a los diferentes niveles de gestión, y los empleados de cada nivel son responsables ante los que están por encima de ellos. Algunas de las responsabilidades que podrían estar reservadas a los altos ejecutivos en una organización centralizada se asignan en cambio a los mandos intermedios. Esta dispersión sistemática de la autoridad hace que más personas participen en los procesos de toma de decisiones. Como resultado, los empleados pueden sentirse más involucrados en la empresa.
Flujo de comunicación
En una estructura de gestión de organización centralizada, el flujo de comunicación es vertical. Eso significa que los empleados subalternos reciben órdenes de los ejecutivos—los únicos que toman decisiones y planifican. Los ejecutivos se aseguran de que los empleados subalternos reciban las órdenes con rapidez y se esfuerzan por ejecutarlas a tiempo.
La cultura de gestión en las organizaciones descentralizadas es abierta. Eso significa que el directivo puede involucrar a los empleados de nivel medio y bajo en la planificación y la toma de decisiones. Todos los miembros de la organización pueden hacer planes y utilizar sus ideas creativas para mejorar su rendimiento y la productividad en el trabajo.
Agilidad y productividad
En la gestión centralizada de la organización, el proceso de toma de decisiones es lento porque sólo los altos cargos pueden decidir. Esto puede hacer que una organización sea menos ágil a la hora de afrontar los retos del día a día. Los empleados de los distintos niveles pueden crear estrategias que les ayuden a desempeñar sus funciones y a cumplir los objetivos de la organización a tiempo, pero la mayoría de las decisiones se dejan en manos de los directivos.
La estructura de gestión de las organizaciones descentralizadas proporciona un proceso de toma de decisiones comparativamente más rápido y mejora el rendimiento de los empleados y la productividad en el lugar de trabajo. Los miembros del equipo que ocupan diferentes puestos en la organización pueden hacer planes y tomar decisiones que pueden mejorar la organización.
Tamaño ideal de la organización
La gestión centralizada de la organización podría convenir tanto a las organizaciones pequeñas como a las grandes en las que los propietarios son capaces de dar órdenes expertas para mejorar sus negocios y tienen tiempo para implicarse mucho en las operaciones diarias. Los empresarios pueden dedicar tiempo a supervisar cómo los miembros de su equipo ejecutan las órdenes.
En las organizaciones descentralizadas, la estructura de gestión se adapta mejor a las grandes organizaciones, en las que los ejecutivos pueden estar demasiado ocupados para ocuparse de las operaciones diarias. En una organización descentralizada, otros miembros pueden compartir la carga del liderazgo, tomar decisiones y ofrecer aportaciones para ayudar a su organización a pasar al siguiente nivel.