La organización de un proyecto es un método para garantizar que las expectativas y los objetivos estén definidos y organizados. Cada miembro de su equipo tiene un trabajo único y responsabilidades específicas cuando se utiliza la organización de proyectos. La organización del proyecto es una técnica que ayuda a su grupo a alcanzar los objetivos. Es una habilidad que le permite hacerlo.
En este artículo, explicamos qué es la organización de proyectos, los diferentes tipos de organización de proyectos y cómo estructurar un proyecto.
¿Qué es la organización de un proyecto?
La organización del proyecto es la forma en que un equipo estructura y planifica un proyecto. La dirección y la formación adecuadas por parte de compañeros y supervisores son vitales para mantener una organización de proyectos sólida. Cada empresa tiene su propio enfoque de la organización del proyecto, en función del número de empleados que tenga y de la naturaleza del proyecto.
La organización eficaz de un proyecto implica una orientación, un proceso perfilado para alcanzar los objetivos y un sistema fácil de seguir que incorpore a todos los miembros. La organización del proyecto fomenta la participación de cada individuo y abarca diversos talentos y habilidades. Por su parte, una estructura de gestión de proyectos es un gráfico que representa cómo se comunica e interactúa el equipo.
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¿Cuáles son los tipos de organización del proyecto?
Hay muchos tipos de estrategias organizativas que se pueden aplicar para el éxito de los proyectos:
Funcional
Una organización funcional de proyectos es un enfoque estructurado y jerárquico. En una organización funcional de proyectos, no hay jefes de proyecto. Cada miembro del equipo tiene un papel específico dentro de la formación más amplia de participantes, mientras que los jefes de los proyectos toman las decisiones.
Orientado al proyecto
También conocido como organización orientada a proyectos, el enfoque orientado a proyectos se centra específicamente en el proyecto actual y en lo necesario para completar todas sus tareas. Los gestores de cada proyecto toman decisiones importantes sobre los objetivos, los calendarios y las responsabilidades de los demás miembros del equipo.
Compuesto
La organización matricial de proyectos se centra en enfoques tanto funcionales como orientados al proyecto. Este enfoque significa que el equipo considera por igual las funciones del proyecto y de los miembros del equipo. Los líderes del proyecto y los que están más arriba en la estructura toman las decisiones.
Orgánica
La organización orgánica de proyectos se centra en la progresión natural de un proyecto. Este tipo de organización tiene un enfoque de flujo de trabajo más relajado. Este enfoque también se conoce como «laissez-faire», lo que significa que la empresa permite que cada empleado tenga su propio enfoque del trabajo y la capacidad de tomar sus propias decisiones.
Matriz
La organización matricial de proyectos se encuentra entre el enfoque orientado a proyectos y el enfoque funcional. Como resultado, hay directores de proyecto individuales, pero también se centra en un aspecto específico del proyecto. En la estructura matricial, por debajo de los gestores de proyectos hay miembros del equipo que desempeñan su papel funcional pero también trabajan en un proyecto específico.
Multidivisión
Cuando un equipo utiliza la organización de proyectos multidivisión, no tiene roles funcionales, sino varios grupos individuales que comparten el mismo objetivo y las mismas habilidades. Estos grupos pueden trabajar en tareas distintas, pero avanzan hacia el objetivo general del equipo.
Virtual
La organización de proyectos virtuales implica a miembros del equipo de todo el país o del mundo que trabajan juntos en el mismo proyecto. Este equipo no se centra en los papeles funcionales, sino en la contribución global a los objetivos del proyecto. El director del proyecto organiza este equipo y sus objetivos para mantener a todos informados y progresar eficazmente.
Democrático
La organización democrática de proyectos es cuando una empresa toma decisiones basadas en la opinión y los comentarios de la mayoría. Un equipo utiliza el enfoque democrático para imponer estructuras, normas y expectativas con las que la mayoría de los empleados están de acuerdo. Como resultado, la aplicación de las normas y la definición de los objetivos es más fácil debido al consenso general entre los miembros del equipo.
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Cómo estructurar un proyecto
La organización del proyecto requiere la integración deliberada de la estrategia del equipo. Considere los siguientes pasos al estructurar un proyecto:
1. Identificar a los miembros del proyecto
Al iniciar un proyecto, identifique a cada miembro que participa en su desarrollo. Piensa en las personas que quieres invitar a unirse al equipo y en las funciones adicionales que se necesitan. Al reconocer a cada uno de los miembros del proyecto, reconoces los talentos y perspectivas individuales que aportan al equipo. Identificar a los miembros facilita la asignación de responsabilidades a cada persona.
2. Establecer objetivos
Los objetivos centran a los miembros del equipo en tareas concretas que contribuyen al proyecto. Los equipos que tienen objetivos comparten un propósito similar y trabajan para lograr tareas comunes.
3. Crear un cronograma
Las líneas de tiempo son una buena forma de controlar el progreso y ser puntuales como equipo. Los calendarios se centran en una semana, un mes o un año, dependiendo de lo específico que quiera ser el equipo. Los calendarios describen los hitos del proyecto y proporcionan las fechas de vencimiento en las que el equipo quiere alcanzar cada objetivo.
4. Formar a los miembros del proyecto
Un equipo eficaz está adecuadamente formado y bien educado en sus funciones. Cuando trabaje en un proyecto, asegúrese de que cada miembro del equipo esté bien formado y se sienta seguro de su trabajo. La formación inicial proporciona una gran base para un proyecto. Mientras tanto, la formación continua ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de seguir aprendiendo y ampliando sus conocimientos.
5. Asignar responsabilidades y funciones
Cuando comience su proyecto, asegúrese de asignar obligaciones y funciones a cada miembro del equipo. Con unas obligaciones y funciones predeterminadas, los miembros saben cómo tienen que participar y qué trabajo deben realizar. Las funciones pueden desarrollarse con el tiempo, y algunos miembros del equipo pueden adquirir responsabilidades adicionales.
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Otros consejos para organizar los proyectos
Más allá de decidir el tipo de estructura más adecuado para su proyecto, hay varios pasos que puede dar para asegurarse de que su equipo continúe con éxito:
Fomentar la retroalimentación
La retroalimentación es una oportunidad para hacer saber a un miembro del equipo su rendimiento general hacia la finalización de un proyecto de equipo. La retroalimentación proporciona a cada miembro una evaluación de cómo mejorar y qué seguir haciendo bien. La retroalimentación útil es constructiva y respetuosa y permite a los miembros del equipo conocer la eficacia de sus contribuciones al proyecto. Los miembros del equipo también deben sentirse cómodos dando retroalimentación a su supervisor o director de proyecto para garantizar que el liderazgo sea eficaz.
Se reúnen en equipo con frecuencia
Después de las etapas iniciales de un proyecto, muchos miembros comienzan sus responsabilidades independientes. Los miembros del equipo que trabajan en sus tareas de forma individual suelen ser productivos y estar centrados. Sin embargo, también es esencial que el equipo siga reuniéndose entre sí. Cuando un equipo se reúne con frecuencia, se fomenta la reflexión y la retroalimentación del grupo. Estas reuniones dan a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas o pedir ayuda.
Reorganizar cuando sea necesario
Considere la posibilidad de reorganizar la estructura de los miembros de su equipo y el enfoque de la organización del proyecto si considera que se ajusta mejor a su proyecto. Esta revisión en su proyecto es una gran manera de adaptarse a los cambios y responder a la retroalimentación positivamente.
Utilizar programas y herramientas digitales
Hay muchos programas, software y herramientas digitales que se pueden utilizar para la organización de proyectos. Considere la posibilidad de invertir en un programa para que su equipo lo utilice, que ayude a organizar toda la información y simplifique la comunicación. Algunas herramientas se centran en la fijación de objetivos, mientras que otras sirven para la mensajería instantánea.