Los 11 mejores consejos para la organización del trabajo y la productividad

Mantenerse organizado y productivo en el trabajo le ayuda a mantenerse centrado y a completar las tareas a tiempo. Cuando eres organizado y productivo, puedes priorizar el trabajo y sobresalir en tu trabajo, lo que ayuda a tu progreso y éxito profesional. Tienes varias opciones para organizar tus responsabilidades y tareas en función de tu estilo de trabajo. En este artículo, te ofrecemos consejos para ayudarte a organizarte y ser productivo mientras trabajas.

Consejos para la organización del trabajo y la productividad

Considere las siguientes formas de mantenerse organizado en el trabajo:

Establecer objetivos

Los objetivos alcanzables pueden ayudarte a mantener la concentración y la productividad. Cuando estableces objetivos específicos con pasos y un calendario, puedes organizar tu trabajo en tareas más manejables. Crea objetivos a corto y a largo plazo, y añade hitos a tu calendario para asegurarte de que sigues trabajando.

Seguimiento del progreso

Para asegurarte de que alcanzas tus objetivos en el tiempo que te has asignado, debes hacer un seguimiento de tu progreso. El seguimiento del progreso también puede ayudarte a identificar cuándo eres más productivo. Por ejemplo, es posible que notes que logras más al principio de la semana o por la mañana. Con esta información, puedes decidir cuándo trabajar en tus tareas más importantes.

Algunos enfoques para hacer un seguimiento de su progreso incluyen el registro del tiempo que ha trabajado, el recuento de las horas empleadas en un proyecto y el bloqueo de los momentos del día en los que realiza tareas específicas.

Utilizar una agenda

Una agenda es una excelente herramienta para evaluar la organización del trabajo y la productividad. Cuando utilices una agenda, anota los eventos específicos y sus detalles a lo largo de los días, las semanas y los meses. Esta estrategia te mantiene al tanto de las reuniones y los plazos que tienes en tu agenda. Como resultado, es más probable que cumpla sus objetivos y que recuerde eventos específicos.

Hay muchos tipos de agendas. Algunas agendas tienen un espacio para cada día, mientras que otras son semanales o mensuales. Piensa qué tipo de agenda se adapta mejor a ti y a tu trabajo. Si trabajas a menudo en tu ordenador, considera la posibilidad de utilizar una agenda digital en la que añadas eventos a fechas concretas.

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Crear listas de tareas

Las listas de tareas pendientes son listas sencillas pero muy eficaces para ayudar a mantener la productividad a lo largo del día. Utilice las listas de tareas para anotar las tareas importantes que desea realizar. Intente organizar su trabajo en función de la urgencia. Por ejemplo, puedes añadir lo que necesitas completar antes del final del día en la parte superior de tu lista y lo que puede esperar hasta el día siguiente hacia la parte inferior.

Considere la posibilidad de escribir sus listas de tareas en una nota adhesiva o en un cuaderno. Cuando utilice este método, piense en formas de organizar su lista de tareas. Por ejemplo, utilice bolígrafos de distintos colores para distinguir los elementos, como un bolígrafo azul para designar una reunión de equipo y un bolígrafo rojo para etiquetar las responsabilidades urgentes.

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Rendir cuentas

Cuando uno se hace responsable, reflexiona sobre su lista de tareas, evalúa su progreso hacia los objetivos e identifica formas de mejorar su rendimiento. Compruebe regularmente su progreso y encuentre áreas en las que pueda aprobar. También puedes desarrollar un sistema de rendición de cuentas con tus compañeros de trabajo manteniendo controles regulares entre ellos.

Limite las distracciones

Es mucho más fácil concentrarse en el trabajo durante períodos más largos en un espacio de trabajo organizado. Cuando se limitan las distracciones, se mantiene la concentración en la tarea actual. Limite las distracciones manteniendo su espacio simple y organizado. Mantén las distracciones comunes, como el teléfono, en tu escritorio o en una habitación diferente.

2. Incorporar un cronómetro

Haz un seguimiento del tiempo que dedicas a las distintas tareas para ver si hay áreas en las que puedes aprovechar mejor tu tiempo. Cuando empieces y termines una tarea, pon en marcha y termina tu temporizador. Considera la posibilidad de utilizar aplicaciones de control de tiempo para ver cuánto tiempo dedicas a determinadas tareas. Al final de la semana, reflexiona sobre tu uso del tiempo y cómo ser más productivo. Por ejemplo, puedes intentar limitar el tiempo que dedicas a revisar tus correos electrónicos si notas que no tienes mucho tiempo para completar otras tareas prioritarias.

4. Mantener un entorno limpio

En una oficina organizada, se encuentran fácilmente los suministros y materiales, lo que hace que el flujo de trabajo sea más coherente. Cuando se mantiene un entorno limpio, también se crea un espacio de trabajo de aspecto profesional que los clientes y los compañeros de trabajo aprecian.

Mantener un entorno limpio incluye colocar los objetos en su sitio, desinfectar el escritorio con toallitas de limpieza y abrir las ventanas para que entre aire fresco. Un entorno limpio es un entorno cómodo, lo que facilita la productividad.

Despejar el espacio de trabajo es una parte fundamental para mantenerse limpio y organizado. Una vez a la semana o al mes, haz un balance de tu espacio de trabajo y retira los objetos que no utilices a diario. Tira las listas de tareas obsoletas y archiva el trabajo realizado.

Utilizar etiquetas

Las etiquetas son un enfoque práctico para organizar los archivos. Etiquete claramente cada archivo y organícelo de la manera que tenga más sentido para usted. Por ejemplo, puedes organizar tus archivos por orden alfabético o por año.

Utiliza este enfoque también para los archivos digitales. Los archivos y carpetas claramente etiquetados en el ordenador son mucho más fáciles de localizar sin tener que buscarlos durante mucho tiempo.

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Ordena tu correo electrónico

Muchos empleados y clientes utilizan el correo electrónico para comunicarse entre sí y, como consecuencia, es posible que su bandeja de entrada esté llena de correos electrónicos. Clasificar los correos electrónicos evita el desorden en la bandeja de entrada y le ayuda a encontrar los correos importantes más rápidamente.

Crea carpetas digitales en tu correo electrónico para clasificar todos tus mensajes. Las carpetas clasifican tus correos electrónicos en el lugar adecuado. Si tienes a tu disposición, utiliza etiquetas o estrellas para designar los correos electrónicos valiosos. El etiquetado de los correos electrónicos le recuerda que debe responder a los remitentes y mantiene los correos importantes en un solo lugar.

Tómate descansos

Las pausas son una forma importante de mantener la concentración y la productividad. Las pausas te mantienen motivado porque evitas trabajar en exceso en un periodo corto. Como resultado, a menudo puedes trabajar durante más tiempo. Durante tu pausa, da un pequeño paseo, practica la meditación o toma un tentempié. Asegúrate de tomar tu descanso lejos de tu espacio de trabajo para restablecer completamente tu concentración.

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