¿Qué es una organización virtual?

Los lugares de trabajo y la cultura de oficina han evolucionado con el tiempo. La distribución de las oficinas ha cambiado de cubículos a espacios de trabajo más abiertos, y muchos empleadores han pasado de los horarios de trabajo fijos a horarios más flexibles. A medida que la tecnología evoluciona, algunas empresas deciden dejar de tener una sede física. En este artículo, analizamos qué es una organización virtual, los componentes de una organización virtual y las ventajas y desventajas de las organizaciones virtuales.

¿Qué es una organización virtual?

Una organización virtual es una organización en la que todos los miembros de la misma trabajan en diferentes lugares geográficos, pero aparecen como una sola unidad. Utilizan ordenadores, programas, teléfonos y otras tecnologías para trabajar juntos. Es importante que las organizaciones virtuales tengan procesos establecidos para garantizar la coherencia en el rendimiento de los empleados.

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Componentes de una organización virtual

Cada organización virtual es única. Cada organización tiene una plantilla remota y redes tecnológicas. Otros componentes de una organización virtual pueden ser:

  • Una estructura organizativa plana con menos mandos intermedios
  • Equipos virtuales
  • Estructura organizativa flexible
  • Límites y expectativas
  • Flexibilidad energética
  • Comunicación informal

Beneficios de una organización virtual

Estos son algunos de los beneficios de una organización virtual:

Reducir los gastos generales

Las organizaciones virtuales suelen tener menos gastos generales. No tienen que pagar cuotas mensuales para alquilar espacios de oficina. Algunas organizaciones también piden a los empleados que utilicen su propio equipo, lo que reduce los costes de equipamiento.

Mejora de la satisfacción de los empleados

Muchas organizaciones virtuales tienen niveles más altos de satisfacción de los empleados. Algunos empleados se sienten menos estresados y la flexibilidad de trabajar a distancia suele reducir las ausencias. Esto ayuda a mejorar la moral general de la empresa.

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Mejora de la eficiencia de los empleados

Las organizaciones virtuales para no tienen las mismas distracciones que los entornos de oficina tradicionales. Con menos distracciones, la eficiencia de los empleados puede mejorar. Los empleados pueden establecer su propio entorno de trabajo, lo que les permite determinar lo que les ayuda a conseguir más trabajo en menos tiempo.

Mayor mercado para contratar

Las organizaciones virtuales pueden contratar empleados de cualquier parte del mundo. Esto elimina las restricciones geográficas, ampliando la reserva de talento para la contratación. Esto permite a las organizaciones encontrar, reclutar y contratar a los mejores talentos.

Horario flexible para los empleados

Las organizaciones virtuales suelen tener un horario flexible. Muchas empresas permiten a los empleados determinar sus propios horarios, pero pueden establecer algunos parámetros. Por ejemplo, algunas empresas establecen un horario básico, como de 10 a 14 horas dentro de una zona horaria concreta cada día, y permiten a los empleados trabajar cuando quieran fuera de ese horario. Este nivel de flexibilidad suele permitir a las organizaciones adaptarse a una variedad de empleados diferentes y a sus estilos de vida.

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Mejora la retención de los empleados

Muchas organizaciones virtuales tienen empleados satisfechos. Los empleados satisfechos suelen estar más comprometidos en el trabajo y es menos probable que abandonen la empresa. Esto es especialmente cierto si la organización también ofrece excelentes beneficios y salarios competitivos.

Acceso a nuevos mercados

Las organizaciones virtuales suelen tener acceso a una amplia gama de mercados. Estas organizaciones no tienen restricciones geográficas, lo que les permite trabajar con clientes que antes podían ser inaccesibles. Esto es especialmente atractivo para los profesionales de ventas remotas.

Desafíos de una organización virtual

Estos son algunos de los retos de una organización virtual:

Falta de compañerismo

Las organizaciones virtuales pueden experimentar una falta de camaradería entre los equipos. Los empleados trabajan aislados unos de otros y rara vez tienen la oportunidad de reunirse cara a cara. Hay pocas oportunidades de conversaciones casuales que ayuden a construir relaciones.

Lleve los eventos y aspectos tradicionales de la oficina al entorno virtual. Asegúrese de que los equipos tienen objetivos comunes para trabajar juntos. Considere la posibilidad de organizar chats de vídeo para horas felices virtuales o concursos de trivialidades.

Piensa en crear canales de mensajería instantánea relacionados con aficiones, intereses o estilos de vida específicos. Considere la posibilidad de crear canales para padres o personas que disfrutan de la lectura o los videojuegos. Estos canales pueden ayudar a los empleados a establecer conexiones personales entre ellos.

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Dificultad para desarrollar la cultura de la empresa

Las organizaciones virtuales pueden tener dificultades para desarrollar e implantar una cultura de empresa. Puede haber una falta de cohesión entre el equipo. Los horarios flexibles pueden hacer que los empleados se sientan desconectados, creando una cultura de empresa fragmentada.

Considere la posibilidad de establecer ciertas horas de la semana en las que los empleados deben trabajar sin eliminar su libertad y flexibilidad. Programe reuniones mensuales o trimestrales para discutir el estado de la empresa. Utiliza la tecnología para enfatizar la cultura de la empresa, como las conversaciones casuales por mensajería instantánea para animar a los empleados a conocerse mejor.

Mayor importancia de la comunicación

Trabajar en una organización virtual realza la importancia de una buena comunicación. Los empleados no pueden compartir información de pasada como lo harían en un entorno de oficina normal. Puede ser difícil que los empleados se reúnan con horarios variados.

Es importante establecer políticas claras y utilizar diversas herramientas para garantizar que los empleados se comuniquen entre sí de forma activa y eficaz. Desarrolle una política clara para enviar y responder a los correos electrónicos y para registrar la información importante de los clientes. Considere la posibilidad de programar llamadas de control diarias o semanales. Utilice un servicio de mensajería instantánea y establezca canales o hilos individuales para grupos específicos.

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Riesgo de una menor reputación

Las organizaciones virtuales pueden tener menos reputación que las tradicionales. Algunos clientes pueden desconfiar de trabajar con organizaciones virtuales. Esto puede ser el resultado de una falsa impresión o de una información errónea.

Asegúrese de que los nuevos clientes entienden las ventajas de trabajar con una organización virtual. Destaque su flexibilidad para reunirse cuando lo necesiten y su amplia red de recursos. Además, reúna testimonios de clientes anteriores satisfechos para respaldar sus afirmaciones.

Posibles problemas de cumplimiento y seguridad

Las organizaciones virtuales pueden presentar algunos problemas de cumplimiento o seguridad. Estas organizaciones requieren que los empleados transporten muchos datos a través de múltiples redes, algunas de las cuales pueden implicar conexiones que no son seguras. Aunque esto puede ser un riesgo para una organización, puede ser un riesgo mayor para las empresas de sectores como la sanidad y las finanzas.

Considere la posibilidad de contratar a profesionales de la informática o de la seguridad de los datos para que le asesoren en la creación de su organización virtual. Pueden ayudarle a reducir el riesgo de problemas de seguridad o violaciones de la normativa. Pueden asesorar a los empleados sobre las mejores prácticas, instalar software de privacidad o configurar conexiones seguras y privadas, como las VPN.

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