En algunos trabajos es necesario manejar un gran volumen y variedad de documentos. Cuando se trata de documentos digitales o físicos, tanto la organización como la eficiencia mejoran si se gestionan de forma adecuada.
En este artículo, explora los métodos para crear un sistema de archivo eficiente para su lugar de trabajo.
¿Cómo organizar los documentos?
A continuación se indican algunos pasos que le ayudarán a ordenar, clasificar y almacenar su documentación física, así como a diseñar un sistema de archivo eficaz.
- Separar los documentos por tipo.
- Utilice el orden cronológico y alfabético.
- Organizar el espacio de archivo
- Codifique por colores su sistema de archivo.
- Etiqueta tu sistema de archivo.
- Deshacerse de los documentos innecesarios.
- Digitalizar archivos.
Exploremos cada uno de estos pasos con más detalle para que pueda aplicar este sencillo sistema de organización en su propio lugar de trabajo.
1. Separar los documentos por tipo
Clasifique sus documentos físicos en categorías como informes, documentos de clientes o facturas de facturación. Además, puede separar cada categoría en niveles de subtipos. Por ejemplo, puede clasificar los documentos de los clientes en función de cada uno de ellos antes de organizar los documentos de un solo cliente en informes, correspondencia, etc. Esta estrategia de clasificación por niveles puede ayudarle a identificar qué documentos debe conservar y organizar para facilitar el acceso.
Si encuentra documentos que no encajan en una categoría principal, haga una pila de misceláneos junto con una pila de documentos que pretenda triturar o reciclar. También es conveniente hacer una pila de documentos que quieras convertir en archivos digitales. Empezar con un simple estudio y categorización de sus documentos puede ayudar a iniciar el proceso de archivado.
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2. Utilizar el orden cronológico y alfabético
Algunos documentos llevan sello de tiempo y fecha para llevar un registro de las actividades y decisiones dentro de la organización. Una vez separados por tipo y subtipo, considera la posibilidad de clasificar cada documento en orden cronológico, si procede. Por ejemplo, si clasifica los documentos por cliente, considere la posibilidad de colocar los documentos fechados en orden de más reciente a más antiguo para que los documentos más recientes estén al frente. También puede ordenar los documentos de más antiguo a más reciente si prefiere ver el historial completo del cliente hasta la fecha;
Puedes organizar los documentos sin fecha por importancia o por la frecuencia con la que los utilizas. Por último, considera la posibilidad de alfabetizar tus documentos antes de colocarlos en tu espacio de archivo. Puedes alfabetizarlos por nombre de cliente o por categorías principales, como facturas o informes. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de seleccionar un sistema que te resulte natural y que se adapte a tu flujo de trabajo actual.
3. Organiza tu espacio de archivo
Los archivadores y cajones pueden ofrecer un espacio de almacenamiento personalizable. Utilice carpetas de archivos para almacenar grupos de documentos en función de su tipo y subtipo. Puede seguir utilizando el orden cronológico o alfabético al colocar las carpetas en los armarios o cajones. Por ejemplo, puede clasificarlos alfabéticamente por el nombre del cliente o cronológicamente por el cliente más reciente que haya adquirido. Almacenar el papeleo lejos de tu espacio de trabajo te ayuda a mantener tu escritorio despejado para que puedas completar las tareas de forma más eficiente.
Considera la posibilidad de invertir en una estantería para colocar en tu escritorio y organizar los documentos que revisas o a los que accedes con regularidad, como los formularios que rellenas a diario. A cada estantería se le puede asignar un tipo o subtipo específico para mantener la categorización. También puede utilizar la estantería para agilizar el proceso de archivo a medida que recibe nuevos documentos. Separe los nuevos archivos en algunas categorías principales y colóquelos en la estantería correspondiente. Este método puede facilitar el proceso de archivado posterior.
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4. Codifica por colores tu sistema de archivo
Los marcadores visuales, como las pestañas de colores, pueden ahorrarle tiempo a la hora de buscar documentos. Puede utilizar carpetas de diferentes colores para sus distintos tipos y subtipos de documentos. Algunas carpetas incluyen pestañas de etiquetas de varios colores. Con cualquiera de estas opciones, puede crear una clave de color para llevar la cuenta del color asignado a la categoría del documento.
5. Etiqueta tu sistema de archivo
Etiquetar las categorías de tus documentos puede ayudarte a identificar rápidamente la carpeta a la que te diriges. Algunas carpetas vienen con papel para hacer tus propias etiquetas. Puedes escribir las etiquetas a mano o imprimir una hoja de etiquetas mecanografiadas de una sola vez.
Puede optimizar aún más su sistema de etiquetado utilizando bolígrafos de diferentes colores o tinta que coincidan con su clave de color. También se pueden utilizar resaltadores sobre el texto negro para codificar la etiqueta por colores. Los rotuladores también permiten imprimir rápidamente pegatinas de una sola etiqueta. Esta herramienta es especialmente útil para etiquetar una estantería o un armario, o si necesita sustituir las etiquetas actuales por otras nuevas.
6. Deshágase de los documentos innecesarios
Crear un sistema de archivo organizado puede ayudarte a encontrar formas de reducir la cantidad de papeleo que almacenas. Recicla los documentos que ya no son relevantes para reducir el desorden, o tritúralos para mayor seguridad.
Considera la posibilidad de colocar cerca de tu escritorio una pequeña lata de reciclaje o una cesta dedicada a los documentos que quieras triturar. Desechar regularmente los archivos y documentos innecesarios puede ayudar a mantener limpio y organizado tu espacio de trabajo.
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7. Digitalizar archivos
En algunos casos, puede ser más eficaz convertir los documentos físicos en archivos digitales almacenados en el ordenador. Hacerlo puede hacer que sean fácilmente accesibles, que se puedan enviar y que se reduzca el desorden. Si este es el caso, escanea el papeleo en documentos digitales para almacenarlos en carpetas organizadas en tu ordenador. Considera la posibilidad de seguir los mismos pasos que seguiste al crear un sistema de archivo físico:
- Ordene por tipo y subtipo.
- Utilizar el orden cronológico y alfabético para organizar los archivos.
- Codifica por colores según el tipo y subtipo utilizando la función de color o bandera de tu sistema operativo.
- Etiquete los documentos claramente con el tipo o subtipo y la fecha del documento, si procede. Un sistema eficiente de titulación de documentos podría ser el siguiente: “Cliente ABC_Factura_Mar2021.”
La digitalización de archivos puede permitirte buscar rápidamente documentos en tu ordenador. También reduce el desorden y la necesidad de espacio de almacenamiento físico.
Aunque la creación de un sistema para navegar por el papeleo puede parecer abrumadora, puedes progresar de forma constante si sigues este proceso y te centras en cada paso. Con un procedimiento establecido, puedes agilizar tu flujo de trabajo, reducir el estrés y aumentar la productividad. Incluso si ya tiene un sistema de organización, es aconsejable reservar tiempo regularmente para su conservación y mantenimiento, ya que es fácil que los archivos se acumulen en épocas de mucho trabajo.