8 maneras de organizar eficazmente las tarjetas de visita

Puede organizar y almacenar las tarjetas de visita que reciba al establecer contactos, y esto puede ser especialmente relevante para quienes ejercen determinadas profesiones. Es posible que reúna un gran número de tarjetas de visita en una sola semana, y mantenerlas organizadas le permitirá aprovechar al máximo su valor. Puede emplear varias técnicas de organización para clasificar y archivar las tarjetas de visita que reciba al interactuar con clientes, asistir a eventos de networking e interactuar con posibles proveedores.

En este artículo, explicamos por qué es importante organizar las tarjetas de visita, ocho métodos para hacerlo y varios consejos para mantenerlas organizadas.

Guía definitiva del marketing empresarial

¿Por qué es importante organizar las tarjetas de visita?

Una red de contactos eficaz requiere una organización adecuada de las tarjetas de visita. Cuando se reúnen con nuevos clientes, establecen contactos con posibles proveedores o entrevistan a candidatos a un puesto de trabajo, los profesionales suelen recopilar tarjetas de visita con información de contacto y detalles contextuales. La recopilación de esta información es sólo el primer paso que deben dar los profesionales para establecer redes con éxito; la organización de las tarjetas de visita puede ayudar a optimizar el proceso de creación de redes en general.

El desarrollo de métodos de organización puede permitir a los profesionales forjar un sistema de fácil acceso para archivar información valiosa sobre sus conexiones. A partir de aquí, los profesionales pueden encontrar rápidamente la información, consultarla y hacer un seguimiento de las conexiones que establecen. He aquí algunos de los beneficios fundamentales de los que pueden disfrutar los profesionales si organizan sus tarjetas de visita de forma estratégica:

  • Cree un proceso para las conversaciones de seguimiento: Después de recoger las tarjetas de visita de los contactos, es importante recordar que hay que mantener conversaciones de seguimiento con aquellos profesionales que puedan ofrecer una valiosa perspectiva u oportunidades de colaboración estratégica. Organizar sus tarjetas de visita puede ayudarle a gestionar el proceso de seguimiento con más éxito.

  • Recuerda tus conexiones y quiénes son: Si eres un profesional que recibe numerosas tarjetas de visita en su día a día mientras se relaciona con otras personas, puede resultar complicado recordar los nombres de tus contactos, quiénes son y de qué hablasteis cuando os conocisteis. Con un sistema de organización eficaz, puedes archivar esta información contextual para su posterior consulta.

  • **Acceder a la información de forma eficiente:** Las tarjetas de visita ofrecen una gran cantidad de información, como los datos de contacto de sus contactos, el tipo de trabajo que realizan y el sector al que pertenecen. Disponer de una forma eficaz de acceder a esta información cuando la necesites puede permitirte agilizar el proceso de fortalecimiento de tus relaciones profesionales.

  • Maximizar la eficacia del trabajo en red: Como práctica, la creación de redes incluye las diversas actividades que contribuyen a la formación de conexiones profesionales y la recogida de tarjetas de visita es simplemente el primer paso de este proceso. Con un sistema de organización, puedes asegurarte de que tus esfuerzos de networking conduzcan a mejores relaciones con otros profesionales.

  • Despeja tu vida profesional: Un entorno organizado puede ayudarte a sentirte menos estresado y a disfrutar de un mayor nivel de productividad mientras realizas tus tareas diarias. El uso de un sistema de organización para sus tarjetas de visita puede proporcionar menos oportunidades de desorden en su oficina o entorno de trabajo.

Relacionado: Relacionado: 6 consejos para las tarjetas de visita en la red

8 formas de organizar las tarjetas de visita

Hay varias herramientas que puedes utilizar para organizar las tarjetas de visita que recoges de otros profesionales mientras haces networking. Dependiendo de sus preferencias personales a la hora de organizar la información, puede aprovechar las herramientas digitales, las analógicas o una combinación de ambas para adaptarse a sus necesidades. Con esto en mente, aquí hay ocho maneras diferentes de organizar sus conexiones' tarjetas de visita para un fácil acceso:

1. Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles de escaneo de tarjetas de visita pueden ayudarle a desarrollar un sistema para organizar sus conexiones' de información. Estas aplicaciones son similares a los escáneres de documentos y crean una copia electrónica de las tarjetas de visita que recoges a través de las interacciones cara a cara. A partir de aquí, puedes almacenar las copias electrónicas en tu teléfono en un álbum de fotos, en una carpeta del ordenador o dentro de otros sistemas de gestión de la información según tus preferencias.

Relacionado: Herramientas organizativas para hacer su trabajo más eficiente

2. Carpeta de tarjetas

Los libros de tarjetas pueden permitirte crear una recopilación física de las tarjetas de visita que recibes mientras haces networking. Muchos profesionales llevan estos libros a eventos de networking, reuniones con clientes y entrevistas para poder guardar las tarjetas de visita en el lugar. Estas libretas vienen con páginas con ranuras en las que puedes introducir las tarjetas de visita para almacenarlas de forma sencilla. Si se le acaban las páginas de su libreta, también puede comprar recambios para construir su sistema de organización a medida que su colección de información crece con el tiempo.

3. Rolodex

Un sistema de archivo de tarjetas de visita giratorio, o Rolodex, puede ayudarte a clasificar la información de forma fácil de acceder. Estas herramientas incluyen un cilindro rodante que facilita la ordenación alfabética de la información y permite encontrar las tarjetas siempre que las necesite. Este tipo de sistema puede ser ideal para los profesionales que prefieren tener copias físicas de las tarjetas de visita a mano o para aquellos que trabajan en un escritorio en el día a día, ya que un Rolodex es una herramienta de escritorio.

Relacionado: P&R: ¿Cómo puedo mantenerme organizado?

4. Carpetas

Los archivadores ofrecen una función similar a la de los libros de tarjetas, ya que permiten archivar la información de forma física y visualmente accesible. Además, los archivadores ofrecen tamaños personalizables, la posibilidad de crear páginas de referencia y la posibilidad de añadir nueva información en cualquier momento. Este tipo de sistema organizativo puede ser ideal para los profesionales que recopilan una gran cantidad de información a partir de una red constante.

5. Tarjetero

Los tarjeteros se han convertido en una forma muy popular de guardar las tarjetas de crédito, las tarjetas de identificación y las insignias de trabajo, ya que son menos engorrosos que las carteras, los bolsos y otros sistemas de almacenamiento de objetos personales. Estas herramientas también pueden ser útiles para organizar las tarjetas de visita. Puedes encontrar una funda de teléfono con un tarjetero incorporado o un soporte independiente que puedes llevar en el bolsillo cuando hagas networking o te reúnas con otros profesionales.

Relacionado: 14 formas de organizarse en el trabajo

6. Caso

Un tarjetero puede transportar aproximadamente 600 tarjetas e incluye varios separadores para que puedas organizar la información de la forma que prefieras. Puedes ordenar las tarjetas de visita alfabéticamente por nombre, por sector o de otra forma. Al igual que los sistemas de archivo rotativos, los tarjeteros ofrecen una opción de escritorio que ocupa poco espacio para mantener la información física organizada de forma eficaz.

7. Software CRM

Los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) suelen albergar bases de datos en las que puedes introducir la información de tus contactos y clientes en formato digital. La organización de la información de las tarjetas de visita mediante un CRM puede permitirle almacenar toda la información recopilada a través de las redes en una ubicación central, obtener información de dicha información y añadir información actualizada periódicamente a medida que establece relaciones más profundas con sus conexiones.

Relacionado: ¿Qué es un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)?

8. Asistente virtual

Si eres un profesional que recibe un gran volumen de tarjetas de visita de forma regular, puede merecer la pena contratar a un asistente virtual para que trabaje en la organización de la información de tus contactos. Aunque esta estrategia puede ser menos rentable que las anteriores, contratar a un asistente virtual puede ahorrarte tiempo y optimizar tu proceso de creación de relaciones a largo plazo.

Consejos para mantener organizadas las tarjetas de visita

A la hora de desarrollar un sistema de organización, es importante tener en cuenta su integración en tu vida y acciones como profesional. He aquí algunos consejos para mantener las tarjetas de visita organizadas a lo largo del tiempo y asegurarse de que se utilizan los métodos de organización con fidelidad:

  • Elija un método de organización que se adapte a sus necesidades. Dado que hay varios métodos de organización que puede utilizar para archivar las tarjetas de visita, es importante que elija el que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, si prefiere guardar copias impresas de la información, puede optar por utilizar un Rolodex para organizar sus tarjetas de visita.

  • Designe un lugar para guardar las nuevas tarjetas de visita cuando's. Muchos profesionales guardan las tarjetas de visita en sus carteras, bolsos o maletines personales cuando establecen contactos y esto puede llevar a la desorganización. Para agilizar sus esfuerzos de organización, intente encontrar un lugar de fácil acceso para guardar las tarjetas de visita cuando esté haciendo contactos, como un clip para la cartera o un tarjetero.

  • **Organiza tus contactos tras los eventos de networking.** Puede ser útil clasificar las tarjetas de visita que recibes de forma regular, como el día después de los eventos de networking o después de una semana de reuniones con nuevos clientes. Hacer esto puede ayudarte a archivar la información a medida que la recibes y mientras todavía puedes recordar las interacciones que tuviste para formar un sistema de referencia más adelante.

  • Tome notas sobre sus contactos para futuras referencias. Cuando organices tus tarjetas de visita, intenta hacer notas útiles sobre tus contactos, quiénes son, la conversación que habéis mantenido y su relación contigo. Estas notas pueden ser útiles para consultarlas en el futuro y permitirte entablar relaciones profesionales con mayor éxito.

  • Encuentra una estrategia organizativa que haga accesible la información. Es importante encontrar una estrategia organizativa que le funcione— la información de las tarjetas de visita debe ser fácil de encontrar, clasificar y gestionar. Por lo tanto, cuando desarrolle su sistema, intente mantener la accesibilidad en primer lugar.