Cómo organizar los archivos de la oficina

Saber organizar los archivos de su oficina puede tener un impacto significativo en su productividad y eficiencia. Independientemente de su trabajo o función en un equipo, tener los documentos organizados puede ayudarle a conseguir mejores resultados. Para poder organizar eficazmente tus archivos, primero debes investigar y practicar.

En este artículo, analizamos los métodos que puedes utilizar para organizar los archivos de la oficina, los beneficios que se derivan de ellos y proporcionamos pasos prácticos sobre cómo organizar tus archivos.

¿Qué métodos puedes utilizar para organizar los archivos de la oficina?

A continuación se indican algunas formas de organizar mejor sus archivos físicos y electrónicos:

Codificación por colores

Asignar diferentes colores a tus archivos y carpetas en función de su asunto es una forma rápida y sencilla de organizar y clasificar tus archivos. Consiste en evaluar todos tus archivos, establecer algunas categorías principales y asignar un color distinto para cada categoría. Después de clasificar todo en función de su código de color, basta con guardarlos por separado y saber qué color representa cada categoría. Este método es eficaz porque el cerebro asocia un determinado aspecto de su trabajo con un color concreto, lo que le ayuda a reconocer al instante la categoría a la que pertenece cada archivo.

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Digitalizar

Si tienes muchos documentos que necesitan ser organizados, la forma más eficiente de hacerlo suele ser convertirlos a un formato digital. Aunque el proceso puede llevar mucho tiempo, ya que normalmente hay que escanear cada archivo por separado, una vez que se ha hecho, suele ser mucho más fácil gestionar los archivos, encontrar lo que se busca y dar a otra persona acceso a algunos o a todos los archivos. Además, el método de codificación por colores puede extenderse a los archivos digitales.

Priorizar

Organice los archivos según su valor y relevancia. Puedes hacerlo creando un sistema digital o físico que incluya algunas categorías diferentes en función de su importancia percibida. A continuación, puedes organizar subcategorías dentro de las categorías iniciales, lo que facilitará encontrar lo que buscas en el futuro.

Colocar archivos físicos en las paredes

Cuando se trata de un gran número de archivos físicos y varias personas que necesitan acceder a ellos constantemente, colocarlos en soportes de pared en lugar de guardarlos en armarios puede ayudar a todos a localizar rápidamente los archivos que buscan. Una vez colocados en el soporte de pared, organice los archivos en función de su importancia y con la ayuda de códigos de colores.

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Ventajas de organizar los archivos de la oficina

Estos son algunos de los beneficios de utilizar varios métodos para organizar los archivos de tu oficina:

  • Ahorra tiempo . Ser capaz de localizar el archivo que's busca en sólo unos segundos puede ahorrar tiempo a largo plazo.

  • Reduce los niveles de estrés. Buscar constantemente archivos no sólo consume tiempo, sino que también puede causar estrés, que puede verse agravado por la gran cantidad de estímulos visuales que hay en una oficina desorganizada. Tener todo bien organizado y fácil de encontrar puede resultar en niveles de estrés más bajos.

  • Te ayuda a ser más productivo. Poder acceder a la información con rapidez probablemente aumentará su productividad general.

  • I** t puede permitir el acceso rápido a grandes bases de datos**. Almacenar y organizar digitalmente tus archivos puede permitirte encontrar la información que buscas en tan sólo unos segundos, lo que resulta especialmente útil si tienes que gestionar un gran número de archivos.

  • Puede promover la colaboración entre oficinas . Organizar los archivos a los que acceden varios empleados, ya sea de forma digital en una red o en un espacio físico como una pared de la oficina, puede permitir la colaboración y el trabajo en equipo, ya que todos pueden acceder rápidamente a la información que buscan.

  • Te ayuda a priorizar. Organizar tus archivos según su prioridad puede ayudarte a decidir a qué tareas pendientes debes dar prioridad.

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Cómo utilizar los métodos para organizar los archivos de la oficina

Considera la posibilidad de seguir estos pasos cuando organices los archivos de tu oficina:

1. Reúne todos tus archivos

Lo primero que hay que hacer es reunir todos los archivos que hay que organizar. A continuación, debes determinar si algunos de estos archivos ya no son importantes y pueden destruirse, ya que uno de los mayores obstáculos de un sistema de archivo bien organizado es tener numerosos archivos innecesarios.

2. Ordena tus archivos personales de los archivos compartidos de la oficina

El número de personas que necesitan acceder a los archivos puede influir significativamente en la forma de organizarlos. Si eres la única persona que necesita acceder a los archivos, puedes guardarlos en un archivador cerca de tu escritorio. Sin embargo, si son varias las personas que necesitan acceder a ellos, suele ser mejor utilizar una pared de la oficina y colocarlos en un soporte de pared. Una vez que sepas qué expedientes son sólo tuyos y cuáles pertenecen también a otras personas, podrás decidir el sistema de archivo.

3. Elegir un sistema de archivo

Ahora que tienes todos tus archivos en un solo lugar y los has separado en dos categorías en función de quién necesita acceder a ellos, tienes que elegir y aplicar un sistema de archivo. Como ya hemos comentado, la codificación por colores de tus archivos en función de su temática o de otros factores es una forma fácil y visualmente intuitiva de organizarlos y también puede utilizarse para archivos individuales o compartidos. Además, se adapta tanto a los entornos físicos como a los virtuales, lo que significa que puedes seguir utilizando el sistema de codificación por colores con tus archivos almacenados digitalmente.

4. Digitalizar el mayor número posible de archivos

Una vez que haya clasificado sus archivos en función de los usuarios y la categoría, digitalizarlos puede ayudarle a acceder a ellos más tarde de forma rápida y sencilla. También simplifica la tarea de compartir los archivos que necesitan varios empleados. Aunque algunos documentos pueden seguir siendo necesarios en su formato físico, la transferencia de la mayoría de sus archivos a un formato digital puede reducir sus necesidades de almacenamiento físico, ya que los archivos que no requieren una copia física original pueden destruirse y conservarse únicamente en formato electrónico.

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5. Guarda los archivos permanentes de forma segura y separada

Debería guardar los archivos físicos a los que no necesita acceder constantemente en un lugar separado, como un archivador o una caja de seguridad. Dado que no necesitas los archivos a diario, mantenerlos entre los que utilizas constantemente podría desordenar tus archivadores y reducir tu productividad.

6. Elimine constantemente los archivos redundantes

Por último, una forma muy eficaz de mantener su sistema de archivo organizado es eliminar siempre los archivos que ya no son necesarios. Esto es especialmente importante en el caso de los archivos físicos, ya que un número innecesario de archivos redundantes puede provocar una falta de espacio y organización. Aunque la falta de espacio no suele ser un problema para los archivos almacenados digitalmente, tener más archivos de los que necesitas puede crear el mismo efecto.