Un escritorio organizado ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo al aumentar la eficiencia. Al eliminar los obstáculos que impiden localizar la tarea que se está realizando o un informe atrasado, un escritorio organizado ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo. Hay algunas cosas que puedes hacer para organizar tu escritorio y reducir el desorden para que puedas localizar lo que quieres rápidamente.
En este artículo, enumeramos 20 ideas sencillas para organizar tu escritorio y mejorar la eficiencia.
¿Por qué organizar un escritorio?
Un escritorio organizado y libre de desorden no sólo puede mejorar la eficiencia, sino también reducir el estrés en el lugar de trabajo. Podrás empezar el siguiente trabajo más rápido si tienes un escritorio organizado y libre de desorden. Al no tener que buscar la grapadora, tendrás más tiempo para centrarte en tu proyecto actual. Prueba a utilizar una o varias de las siguientes ideas para organizar tu espacio de trabajo antes de tu próxima tarea.
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20 formas de organizar un escritorio
Aquí tienes una lista de 20 ideas diferentes para organizar tu escritorio y aumentar tu productividad.
1. Designa tu espacio de trabajo
Lo más probable es que tu escritorio tenga una superficie que te permita designar secciones para diversas tareas, como la lectura, la escritura o la informática. Despeja los objetos que no estés utilizando para aumentar el espacio de trabajo de tu escritorio y asigna secciones para usos específicos. La esquina superior izquierda puede dedicarse a las tareas entrantes, mientras que la esquina superior derecha es para las tareas terminadas.
2. Utilizar un código de colores
Utiliza bandejas, cubos o tarros de colores coordinados para organizar los suministros según su finalidad. Utilice marcadores o notas adhesivas de colores coordinados para priorizar las tareas. Los artículos pueden trasladarse a estanterías o cajones para reducir el desorden del escritorio y mantenerlos al alcance de la mano.
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3. Utilizar cadetes de almacenamiento
En el caso de los escritorios sin cajones, utiliza caddies de almacenamiento para los objetos de uso frecuente, como bolígrafos o cables. Los cajones son versátiles y pueden dejarse sobre el escritorio o guardarse debajo de él para recuperarlos. Combínalos con la opción del código de colores para organizar lo que va en cada caddie.
4. Quita los accesorios del camino
Los escritorios pueden albergar lámparas, portalápices y uno o dos objetos personales. Evalúa lo que debe permanecer en el escritorio y aparta el resto. Utiliza una iluminación alternativa, como lámparas de pie, o coloca una mesa, un armario u otra superficie al lado del escritorio para colocar chucherías u objetos personales. Utiliza el espacio de la pared si está disponible y cuelga un estante para fotos, tazas o luces.
5. Centralizar el material de oficina
En lugar de dedicar tiempo a averiguar en qué cajón está el taladro y en qué cajón está el rotulador rojo, júntalos todos y asígnales un lugar. Organiza los suministros según su finalidad y divídelos en los de uso frecuente y los que no lo son tanto.
6. Utilice una papelera
Las ideas desechadas, los mensajes telefónicos y otros artículos de papel pueden ocupar rápidamente el espacio del escritorio. Mantén un cubo de basura cerca y deshazte de los artículos en cuanto ya no sean útiles. Vacía el contenedor de basura al final de la semana para empezar de nuevo.
7. Utiliza la regla «un elemento dentro, un elemento fuera».
Cuando los papeles y los suministros se acumulan en el escritorio, considera la posibilidad de establecer una regla que impida que la montaña crezca. La regla de «un objeto que entra y otro que sale» significa que por cada objeto que entre en tu espacio de trabajo, debe salir otro. Si quieres exponer la foto de tu nieto ganando el partido de la liga infantil, sustituye la foto de su graduación en el jardín de infancia.
8. Utiliza separadores de cajones
Los cajones de los escritorios pueden convertirse en refugios del desorden cuando se colocan en ellos objetos sin consideración. Utilice separadores de cajones o carpetas colgantes para organizar el papeleo o las notas de los proyectos en archivos fáciles de encontrar. O utiliza separadores acrílicos para dividir los lápices, las tarjetas de visita o las memorias USB y mantenerlos accesibles.
9. Utilizar el tablero de clavijas
Monta un tablero de clavijas en la pared o en el lateral de tu escritorio para organizar los objetos. El tablero de clavijas puede sostener estantes o ganchos para crear secciones y separar artículos. Considera la posibilidad de trasladar los accesorios o artículos personales al tablero de clavijas para liberar espacio en el escritorio.
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10. Crear un espacio personal
Los espacios de trabajo suelen complementarse con objetos personales como fotos, premios o aparatos electrónicos. Designe una estantería o un rincón del escritorio para estos objetos, a fin de mantener la superficie despejada para las tareas de trabajo, pero cerca para poder disfrutarla o acceder a ella.
11. Organizar el escritorio del ordenador
Organizar el escritorio del ordenador sirve para lo mismo que organizar el escritorio. Los escritorios desordenados dificultan la búsqueda de objetos. Añade carpetas para organizar las aplicaciones y elimina u oculta las que se usan con poca frecuencia.
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12. Escanear documentos
En lugar de guardar papeles en su escritorio, escanee los documentos y organícelos en carpetas para poder recuperarlos fácilmente. Si no necesitas conservar las copias impresas, recíclalas o tritúralas para que no sigan ocupando espacio.
13. Mantener la lista de tareas cerca
Si tiene cerca los objetos que necesita con frecuencia, reducirá el tiempo que dedica a buscarlos y lo mismo ocurrirá con su lista de tareas. Ten estas listas a mano para mantenerte concentrado en la tarea que tienes por delante. Cada día se puede empezar una nueva lista de tareas, asegúrate de descartar la antigua.
14. Atar los cables
Los cables del ordenador, el teléfono y las conexiones eléctricas pueden estar desperdigados por aquí y por allá, ocupando un espacio vital en el escritorio o debajo de él. Reúne los cables y átalos con bridas o mosquetones.
15. Guarda los suministros
Es fácil que el desorden crezca cuando los objetos se dejan caer sobre el escritorio en lugar de guardarlos. Una vez que hayas terminado de usar un objeto, devuélvelo a su sitio para que no sólo abandone el espacio del escritorio, sino que sepas dónde encontrarlo de nuevo. Combínalo con cajones o cubos codificados por colores para separar los objetos.
16. Priorizar los elementos esenciales
Los escritorios suelen contener los elementos esenciales necesarios para realizar una tarea y pueden cambiar en función del proyecto. Determina cuáles son tus necesidades esenciales para el proyecto en el que estás trabajando (teléfono, bloc de notas, calendario) y tenlos a mano.
17. Utilizar bandejas de cartas
El desorden de papeles no sólo se acumula, sino que puede ser difícil encontrar un documento concreto. Las bandejas de cartas pueden organizarse en secciones designadas como entrada, salida, respuesta o descarte para ayudar a mantener el desorden de papel.
18. Optimizar el espacio de almacenamiento
Utilice el espacio dentro, alrededor y debajo del escritorio para el almacenamiento adicional. Alinee caddies bajo el escritorio, cuelgue estantes o tableros de clavijas en las paredes y designe cajones o armarios según la tarea.
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19. Haz un inventario
3. Saber lo que se tiene y saber lo que se necesita. Si los suministros se están agotando o su último bolígrafo se ha quedado sin tinta, puede llevarle tiempo localizar lo que necesita para completar su trabajo. Haz un inventario periódico y abastécete de grapas, gomas elásticas, notas adhesivas o cualquier otro artículo que necesites reponer.
20. Realice una inspección semanal
Comprométete a revisar tu escritorio una vez a la semana y a separar lo que está completo de lo que aún está por hacer. Deshazte de los objetos que ya no utilizas y colócalos en su lugar correspondiente. Acuérdate de vaciar la papelera.