Una empresa puede organizar una mesa redonda para compartir información valiosa con un público, con el fin de colaborar con otros expertos. Las mesas redondas pueden ayudar a los miembros de la audiencia a superar los retos del lugar de trabajo o los obstáculos de los proyectos, y pueden ayudar a establecer relaciones profesionales a largo plazo entre los participantes en la mesa redonda.
En este artículo, definimos los elementos de un panel de debate y explicamos cómo preparar y gestionar su próximo panel.
¿Qué es un panel de discusión?
Una mesa redonda suele estar compuesta por entre tres y cinco expertos o líderes del sector, un moderador y miembros del público. Las mesas redondas pueden ser de cualquier tamaño, dependiendo del tema, el objetivo del debate o el tamaño de la audiencia.
El panel sigue un formato predeterminado que consiste en un debate y una sesión de preguntas y respuestas, y el objetivo es proporcionar una visión del tema del panel. Por lo general, una mesa redonda dura entre 60 y 90 minutos, con tiempo para introducciones, presentaciones, preguntas y participación del público. Las mesas redondas suelen celebrarse en convenciones empresariales, seminarios o reuniones.
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Elementos de una mesa redonda con éxito
Una mesa redonda sigue una serie de pautas que la diferencian de una entrevista, una conferencia o una presentación. Estos son los tres componentes principales de una mesa redonda eficaz:
El grupo adecuado de ponentes
Un grupo diverso de ponentes ayuda a garantizar que su panel de debate invite a la reflexión y sea informativo. Puede considerar la posibilidad de contar con ponentes con antecedentes ligeramente diferentes dentro de su sector o con ponentes que tengan diferentes áreas de experiencia. Al invitar a los ponentes a un debate, resulta útil mantener una breve conversación sobre el alcance y el propósito del panel para asegurarse de que encajan bien en su evento.
Un moderador eficaz
El moderador controla el debate para que se mantenga dentro del tema y de los límites de tiempo. Los moderadores formulan a los panelistas preguntas abiertas y curadas para iniciar y mantener el debate. Los moderadores eficaces hacen que el debate avance, al tiempo que se aseguran de que sea entretenido e informativo para la audiencia. Trabaje con su moderador para crear preguntas convincentes para los panelistas, especialmente si su moderador conoce bien el tema.
Un formato atractivo
Una mesa redonda sigue una estructura que fomenta la participación del público al tiempo que ofrece un discurso animado. Dependiendo del tema, puede elegir un formato formal o relajado. Un debate formal puede consistir en una breve presentación y una sesión moderada de preguntas y respuestas. Un formato informal puede incluir preguntas del público y un debate abierto con los panelistas.
Es una buena idea determinar el tiempo que requiere el panel de discusión. Considere si incluirá presentaciones y el formato de las preguntas. Aunque los debates suelen durar entre 60 y 90 minutos, es útil calcular cómo dividir el tiempo para mantener un debate atractivo. Por ejemplo, una mesa redonda más formal y estructurada puede seguir estas limitaciones de tiempo:
- De 5 a 10 minutos para las presentaciones de los panelistas
- De 20 a 30 minutos para las presentaciones de los panelistas
- De 20 a 30 minutos para las preguntas curadas
- De 10 a 15 minutos para preguntas del público
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Cómo planificar y dirigir una mesa redonda
He aquí nueve pasos para planificar y llevar a cabo su mesa redonda:
1. Identifique sus intenciones
Lo ideal es que tus intenciones para el panel se alineen con los objetivos de la celebración del debate. Por ejemplo, el evento podría centrarse en las actualizaciones del sector o en las ventajas de un nuevo servicio tecnológico. Una vez que conozca sus intenciones, esta información dirigirá los siguientes pasos que dará.
2. Conozca a su público
Tenga en cuenta quiénes van a asistir a la charla. Planifique los temas de discusión en torno a las cosas que les preocupan o los retos que encuentran. Tanto si la mesa redonda es para los empleados, la dirección o las partes interesadas, considere la posibilidad de encuestar a la audiencia para entender los temas que les afectan. Comprender las mayores preocupaciones de la audiencia le ayudará a orientar sus preguntas.
3. Extiende tus invitaciones
Una vez que haya identificado a los ponentes y al moderador, extienda sus invitaciones con tiempo suficiente para conseguir invitados alternativos si es necesario. Asegúrese de tener una lista de uno o dos ponentes que puedan participar si alguien no puede asistir. Invite a sus panelistas presentando el tema de su debate y explique por qué su opinión o experiencia es importante para su panel. Indique el calendario de las reuniones previas al debate, la fecha del evento y cuándo proporcionará las preguntas para su revisión. Asegúrese de confirmar a sus panelistas al menos una semana antes de la fecha del evento.
4. Informe a su público
A continuación, genere expectación entre el público elaborando un folleto o panfleto para promocionar su mesa redonda. Incluya información sobre los temas que puede esperar, una breve biografía de los ponentes y las ventajas de asistir. Si tiene previsto que el público envíe preguntas a los ponentes, considere la posibilidad de añadir una dirección web u otro método de contacto en el que el público pueda enviar sus preguntas antes de que comience el panel.
5. Supervise la preparación de los panelistas
Repase el tema de la discusión con los panelistas y recuérdeles sus objetivos para la discusión. Si lo desea, puede proporcionar a su moderador preguntas curadas antes del panel para que los panelistas puedan formar sus respuestas o ideas. Informe a los panelistas sobre los miembros de la audiencia, como su rango de edad, sus funciones o los retos particulares del sector. Al revisar esta información antes del debate, los panelistas tienen la oportunidad de dar respuestas impactantes y relevantes para el tema.
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7. Considerar el diseño
La forma de presentar a los panelistas puede reflejar el tono de la discusión. Por ejemplo, considere si algún obstáculo en el escenario de su panel podría interferir con la participación del público o la capacidad de escuchar al orador. Se puede considerar la posibilidad de colocar las sillas en línea recta para un debate más formal o en ángulo hacia el público para un tono más íntimo. Si el debate tiene lugar en línea, es útil probar la tecnología con los ponentes y el moderador de antemano y designar a un profesional adicional para la asistencia técnica.
8. Involucrar a su público
Involucrar a su público en el evento ayuda a mantener su atención. Si su mesa redonda incluye una sesión de preguntas y respuestas, dirija a los asistentes a un lugar donde puedan enviar sus preguntas por vía digital antes del evento. También puede considerar la posibilidad de ofrecer una forma de votar las preguntas para que los participantes puedan elegir las más populares. Si las preguntas proceden directamente del público durante el debate, proporcione un micrófono y determine si es mejor designar un lugar de pie para que los panelistas puedan escuchar las preguntas del público con mayor claridad.
9. Agradezca a sus participantes y solicite su opinión
Asegúrese de dar las gracias a sus panelistas y a los miembros del público por asistir. Con el fin de mejorar futuros paneles, puede ofrecer una forma de que el público y los panelistas ofrezcan sus comentarios sobre el evento. Esto puede ayudarle a identificar los puntos fuertes de su panel y a desarrollar nuevos temas e ideas para su próximo evento.
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Consejos para dirigir un panel de discusión
Estos son algunos consejos que le ayudarán a dirigir eficazmente una mesa redonda productiva:
- Confirme todo: Asegúrese de confirmar los preparativos del debate con tiempo suficiente para realizar cambios. Confirme el lugar, los presentadores, el moderador y el número de miembros del público previstos.
- Gestiona tu tiempo: Mantenga su asignación de tiempo para asegurarse de que aborda todo el material y proporciona mucho tiempo para las preguntas. Puede proporcionar a su moderador un programa detallado y un reloj o cronómetro para que el debate avance según lo previsto.
- Mantenga las presentaciones breves: Si su panel incluye presentaciones como diapositivas o vídeos, intente reducirlas al mínimo. Aunque estas herramientas pueden ayudar a informar a su público sobre las ideas de los panelistas, el objetivo final es la conversación y el debate.