Paquetes de trabajo: Definición, creación y ejemplos

Para los gestores de proyectos, saber cómo organizar grandes proyectos en tareas manejables puede ser una habilidad importante. Aprender a crear paquetes de trabajo puede ayudar a los jefes de proyecto a identificar las tareas y actividades esenciales que componen un proyecto mayor. Cuando los directores de proyecto dividen los proyectos más grandes en componentes procesables, pueden tomar mejores decisiones sobre el proyecto y pueden tener más control sobre el progreso hacia sus objetivos. En este artículo, explicamos qué es un paquete de trabajo, por qué es importante y cómo crear uno, con ejemplos que pueden servir de guía.

Guía completa para la gestión de proyectos

¿Qué es un paquete de trabajo?

Un paquete de trabajo es una herramienta de planificación que ayuda a los gestores de proyectos a dividir un gran proyecto en pequeñas tareas relacionadas. Es la unidad más pequeña de una estructura de desglose del trabajo (EDT). Una EDT es un método de organización utilizado en la gestión de proyectos para dividir proyectos grandes en componentes más manejables, lo que puede ayudar a los gestores de proyectos a estimar la duración y el coste de cada tarea dentro de un proyecto mayor.

Relacionado: ¿Qué es la planificación de proyectos? (Con ejemplos)

¿Por qué es importante un paquete de trabajo?

Los paquetes de trabajo ofrecen a los gestores de proyectos un alto nivel de control sobre la forma en que ellos o su equipo completan sus proyectos. Otras ventajas de utilizar este método de planificación de proyectos son:

  • Trabajar de forma simultánea: Los equipos o los miembros del equipo pueden trabajar en diferentes partes de un proyecto de forma simultánea para cumplir los plazos de forma más eficiente.

  • Determinar la secuencia de tareas: Las tareas del proyecto pueden depender unas de otras para su finalización, y una herramienta de planificación puede ayudar a los jefes de proyecto a decidir la secuencia y la programación para completar estas tareas.

  • Gestionar los costes: Los jefes de proyecto pueden medir, gestionar y controlar los costes relacionados con tareas específicas durante la fase de planificación del proyecto.

  • Planificar los presupuestos: Los jefes de proyecto pueden determinar los costes relacionados con los materiales, el personal, los viajes, los equipos y los servicios contractuales para crear un presupuesto para el proyecto global.

  • Decidir los plazos: Los jefes de proyecto pueden utilizar las herramientas de planificación para determinar el calendario para alcanzar los objetivos del proyecto.

  • Medir el progreso: Los equipos pueden medir su progreso hacia un objetivo, lo que puede proporcionar una sensación de logro al completar cada tarea.

  • Definir las responsabilidades: Los planes de trabajo pueden ayudar a los miembros del equipo a entender claramente sus funciones o responsabilidades en el proyecto.

  • Identificar los riesgos: Los métodos de planificación de proyectos pueden permitir a los jefes de proyecto gestionar los riesgos de los distintos componentes del proyecto.

  • La comunicación con las partes interesadas: Un plan de trabajo puede ayudar a los gestores de proyectos a comunicar los objetivos y el progreso del proyecto a las partes interesadas, como los altos cargos o los clientes.

Cómo crear un paquete de trabajo

Estos son los pasos para crear un paquete de trabajo dentro de una EDT:

1. Identificar el objetivo final del proyecto

El primer paso es tener un resultado claramente definido para todo el proyecto. Empiece por identificar el resultado final del proyecto para ayudarle a decidir cómo alcanzar sus objetivos. Entender el alcance del proyecto y los resultados esperados es importante para proporcionar estructura y dirección.

Relacionado: Cómo crear un plan de gestión de proyectos

2. Determine las principales tareas del proyecto

A continuación, esboza las principales tareas que componen el proyecto. Dividir el proyecto en varios componentes puede ayudarte a determinar qué acciones debes realizar para cumplir con cada tarea. Por ejemplo, si estás construyendo una casa, podrías identificar las principales tareas como la creación de los cimientos, la construcción del exterior y el desarrollo del interior.

3. Defina las subtareas según sea necesario

Después de identificar los componentes principales que conforman el proyecto, incluya cualquier subtarea dentro de esas tareas. Las subtareas sólo pueden ser necesarias en proyectos grandes que tienen múltiples etapas o componentes. Por ejemplo, si su proyecto consiste en urbanizar un barrio con 100 casas, en lugar de construir una sola, puede definir subtareas dentro de tareas más grandes. Este es un ejemplo de cómo puede ser la EDT para un proyecto de desarrollo de un barrio:

*Meta del proyecto: Desarrollar un barrio con 100 casas*.

*Tarea 1: Diseño de la vivienda*.

  • *Subtarea 1.1 : Fundación*
  • *Subtarea 1.2: Exterior*
  • *Subtarea 1.3: Interior*

*Tarea 2: Disposición de las calles*.

  • *Subtarea 2.1: Salidas y entradas*
  • *Subtarea 2.2: Aceras*

*Tarea 3: Instalaciones recreativas*

  • *Subtarea 3.1: Pool*
  • *Subtarea 3.2: Casa de recreo*
  • *Subtarea 3.3: Pistas de tenis*

4. Crear paquetes de trabajo para cada tarea o subtarea

Ahora que ha esbozado las tareas y subtareas del proyecto, puede crear paquetes de trabajo para cada una de ellas. En este nivel de la EDT, el paquete de trabajo es una unidad lo suficientemente pequeña como para definir un presupuesto y un calendario, y el líder del proyecto puede asignar a una persona o a un equipo para que cumpla con la unidad de trabajo.

Por ejemplo, si tu proyecto es construir una casa y tu tarea es desarrollar el interior, dos unidades de trabajo para esta tarea podrían ser la fontanería y el cableado. La fontanería y el cableado son ejemplos de estas unidades de trabajo porque puede determinar un presupuesto y un calendario para cada aspecto y contratar a un equipo de fontaneros y electricistas para que se encarguen del componente definido del proyecto.

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5. Establecer actividades para cada unidad de trabajo

Las actividades conforman cada unidad de trabajo y se refieren a los pasos o acciones específicas que los miembros del equipo del proyecto realizan para completar cada tarea. Por ejemplo, un electricista contratado para cablear una casa puede realizar actividades como decidir qué herramientas utilizar para el trabajo, por dónde empezar a cablear y la secuencia en la que completará cada parte del proceso de cableado. Mientras que los paquetes de trabajo determinan el alcance de un componente del proyecto, las actividades determinan las acciones que contribuyen a cumplir el componente.

Ejemplo de EDT

Este es un ejemplo de una EDT completa con paquetes de trabajo y actividades:

*Objetivo del proyecto: Remodelación de la cocina*.

*Tarea 1: Disposición*
*Paquete de trabajo 1: Interiorismo*

  • *Actividad a: 22. Investiga a los diseñadores de interiores*.
  • *Actividad b: 23. Reúnase con diseñadores de interiores*.
  • *Actividad c: Contrate a un diseñador y determine un plan de diseño*.

*Tarea 2: Materiales*.
*Paquete de trabajo 2.1: Pisos*

  • *Actividad a: Elegir el suelo*
  • *Actividad b: Retire el pavimento original*.
  • *Actividad c: Instalar suelos nuevos*.

*Paquete de trabajo 2.2: Armarios*

  • *Actividad a: Elegir armarios*
  • *Actividad b: Quitar los armarios originales*
  • *Actividad c: Instalar nuevos armarios*.

*Paquete de trabajo 2.3: Aparatos*

  • *Actividad a: Escoger nuevos aparatos*.
  • *Actividad b: Retirar los aparatos originales*.
  • *Actividad c: Instalar nuevos aparatos*.

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