Fomentar la participación en las reuniones de equipo con esta agenda

La mayoría de los equipos comienzan las reuniones de personal con una participación activa y objetivos claros para ayudar a avanzar en los objetivos de la empresa y capacitar a los miembros del equipo para lograr más en el trabajo.

En este artículo, repasaremos cómo celebrar reuniones de personal eficaces y discutiremos por qué la participación activa es esencial para un equipo.

¿Qué hace que una reunión de equipo sea buena?

Cuando tus compañeros de trabajo están ocupados y tienen poco tiempo libre, es fácil pensar que la mejor reunión de equipo cubriría todos los objetivos lo más rápidamente posible. Aunque las conversaciones breves son ciertamente eficientes, no siempre son el método más eficaz. Para que los asistentes sientan que se valoran sus aportaciones, organice el tiempo suficiente para incluir la participación en la reunión.

Diseñar mejores reuniones de equipo implica utilizar el compromiso del equipo como marco para el éxito. Desde el establecimiento de objetivos y la creación de una lista de asistentes hasta la elaboración de un orden del día y una estrategia de seguimiento, concéntrese en crear un sentimiento de trabajo en equipo. Con esta estrategia, puedes fomentar una mayor participación y la motivación para colaborar.

Identificar el objetivo principal

Puede ser tentador programar reuniones permanentes o convocar una reunión cada vez que se quiera discutir un asunto con un grupo mayor. Sin embargo, antes de añadir otra tarea a los calendarios de sus colaboradores, tómese un momento para determinar si una reunión es esencial. Si simplemente quieres ponerte al día con los miembros del equipo, considera si un correo electrónico de grupo o un mensaje de chat en línea serían más eficaces. Si necesitas hablar de un problema complejo o discutir los detalles de un gran proyecto, una reunión de equipo puede ser la opción ideal.

Una vez que haya determinado que necesita una reunión, identifique su objetivo principal. Por ejemplo, quizá quiera concluir la reunión con un calendario para llevar a cabo el próximo gran proyecto de su equipo. Tal vez quiera acordar una decisión relacionada con un problema difícil. En cualquier caso, tenga una idea de lo que quiere conseguir durante la reunión y compártala con los demás asistentes. Naturalmente, cuando los miembros del equipo comprendan los objetivos generales, estarán más dispuestos a participar, especialmente si pueden contribuir a la resolución que usted busca.

Utilizar un espacio que se adapte a los objetivos de la reunión’n

Tras establecer un objetivo, debe elegir un espacio que tenga sentido para sus metas. Si está planeando una reunión para todo el personal, necesitará una sala grande con muchos asientos y tecnología que permita a todos ver los componentes visuales. Sin embargo, si pretende dirigir una pequeña reunión con unos pocos asistentes selectos, mantenga el espacio proporcionado para fomentar la colaboración.

Además del tamaño del espacio, decida un lugar que disponga de todo lo necesario para llevar a cabo reuniones de equipo. Elija una configuración que permita al facilitador dirigir la reunión, como una sala de conferencias que permita al líder ocupar la cabecera de la mesa.

Recuerde también tener en cuenta la tecnología. Si quiere fomentar la participación de una gran multitud, considere la posibilidad de disponer de micrófonos para que los asistentes puedan hacerse oír. Si quiere animar a los miembros de equipos remotos a participar, organice una videoconferencia para que todos los asistentes tengan la misma oportunidad de participar.

Elige a los asistentes adecuados

Antes de anunciar una reunión, considere cuidadosamente los asistentes. Si tiene previsto tratar políticas, procedimientos o cuestiones de recursos humanos que afectan a todos los miembros de la plantilla, puede considerar la posibilidad de invitar a todos. En otros casos, sin embargo, puede querer ser más selectivo. Naturalmente, las reuniones pueden ser más rentables con menos asistentes, pero las reuniones más grandes que incluyen a los principales responsables de la toma de decisiones pueden acabar siendo más rentables a largo plazo.

Para crear la lista de asistentes ideal, comience con el menor número de miembros del personal que necesite para cumplir sus objetivos. Por ejemplo, puede necesitar la presencia de los responsables de los departamentos de marketing, diseño y contabilidad para aprobar una campaña publicitaria para un próximo proyecto. Sin embargo, si la lista de asistentes es más amplia, podría obtener una perspectiva más amplia del proyecto. Considera la posibilidad de invitar a otros empleados de diferentes departamentos para fomentar un debate más sólido.

Seleccione una hora razonable de inicio y finalización

Para diseñar una reunión eficaz, elija una hora conveniente para la mayor audiencia posible. En primer lugar, piense en lo que quiere conseguir y en el tiempo que le llevará abordar cada punto. Añade tiempo extra para las presentaciones y las conclusiones, e incluye suficiente tiempo de debate para que los asistentes tengan la oportunidad de contribuir. Calcular el tiempo de las reuniones será más fácil con la práctica.

Después de determinar el tiempo que necesitará, considere el momento adecuado del día para la reunión. Las discusiones creativas pueden tener más éxito por la tarde, mientras que las reuniones para la toma de decisiones pueden ser más eficaces antes de la hora del almuerzo.

Antes de enviar las invitaciones a las reuniones, revise los calendarios de citas de los principales participantes&#x2019. Esto le ayudará a evitar programar una reunión en horas conflictivas, a aumentar las tasas de aceptación de las invitaciones y a prevenir la necesidad de reprogramar para acomodar al grupo. Independientemente de la hora que elija, procure siempre dar a los asistentes el mayor tiempo posible para que puedan prepararse.

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Compartir el orden del día de la reunión de personal

Independientemente de cuándo y cómo se estructuren las reuniones del equipo, se necesitará un orden del día. Tener un orden del día ayudará a que su reunión mantenga su dirección.

Para crear una agenda, comience con una breve descripción del objetivo principal que va a perseguir. Limite esta sección a una sola frase y céntrese en el resultado general. A continuación, considere los temas del orden del día de la reunión de personal que pretende tratar. Junto a cada tema, mencione al principal presentador de cada uno y el contexto para ayudar a los asistentes a entender lo que se va a tratar. Incluya la cantidad de tiempo que piensa dedicar a cada tema.

Después de crear el orden del día de su reunión de equipo, compártalo con los asistentes lo antes posible. Si ha asignado tiempo adicional para discutir temas relacionados, pida a los asistentes que añadan sus preocupaciones o ideas al orden del día.

Ejemplo de agenda de reuniones

Dar a los asistentes mucho tiempo les permite prepararse y participar al máximo, lo que probablemente conducirá a una reunión más productiva para todos los asistentes. Utilice esta plantilla de orden del día para reuniones de personal para empezar.

Agenda de la reunión

Fecha:
Tiempo:
Facilitador:
Tomar nota:
Asistentes:

Cumplir el objetivo:

Tema 1:
Presentador:
Tiempo asignado:

Tema 2:
Presentador:
Tiempo asignado:

Tema 3:
Presentador:
El tiempo asignado:

Acción 1:
Responsable:
Plazo:

Punto de acción 2:
Responsable:
Plazo de entrega:

Acción 3:
Responsable:
Plazo:

Pida a los miembros del personal que hagan check-in

Al comienzo de la reunión, deje unos minutos para que los asistentes se registren en el grupo, especialmente si ha diseñado un debate en equipo más pequeño. Este paso da a los asistentes la oportunidad de establecer los motivos por los que asisten, reiterar sus contribuciones e implicarse en el resultado de la reunión.

Si tiene que cumplir con una larga agenda en poco tiempo, haga que el proceso de registro sea breve. Simplemente pida a los asistentes que expongan su papel en el proyecto en cuestión. Si ha asignado un tiempo extra, pida a los asistentes que informen a los demás de sus progresos desde la última discusión, o solicite que compartan lo que quieren lograr durante la reunión. Para fomentar el trabajo en equipo, pida a los asistentes que mencionen las contribuciones que han apreciado de otros miembros del equipo.

5. Aclarar las funciones administrativas

Tanto si convoca una reunión de personal completa como si diseña una reunión de equipo más pequeña, no puede dar por sentado que el líder guiará automáticamente el orden del día y que otra persona tomará notas cuidadosamente. Por el contrario, es esencial aclarar las funciones antes de convocar la reunión. En primer lugar, hay que determinar un facilitador de la reunión. La persona que desempeñe este papel clave dirigirá la reunión, guiando a los asistentes por el orden del día y pidiendo a los participantes que hagan sus aportaciones.

A continuación, confirme quién será el responsable de tomar notas durante la reunión. La persona que desempeñe esta función administrativa debe encargarse de anotar las principales contribuciones, las decisiones importantes, los puntos de acción y las tareas de seguimiento, junto con el calendario de cada una de ellas. En la mayoría de los casos, la persona que tome notas también se encargará de distribuir las actas después de la reunión.

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Invite a todos a contribuir

Aunque haya programado la hora óptima, haya creado un orden del día eficaz y haya invitado a los miembros del personal adecuados, las barreras de comunicación habituales pueden impedir que algunos asistentes contribuyan tanto como usted desearía. Para fomentar la participación, pruebe algunas tácticas clave.

Solicite actualizaciones

Aconseje a los asistentes que preparen sus contribuciones con antelación. Durante la reunión, pida a los miembros del personal que proporcionen información actualizada o hagan preguntas. Puede que reciba respuestas ensayadas, pero ayudará a que los miembros del equipo se sientan esenciales para el mismo.

Incluya a todos los asistentes

Tome nota de las contribuciones de cada asistente’y trate de no terminar la reunión sin pedir la participación de todos. Si has incluido a personas recién contratadas o a miembros del personal introvertidos, pregúntales sobre el tema desde su perspectiva. De este modo, generarás confianza y darás a los asistentes una visión más completa del tema en cuestión.

7. Provocar discusiones multifacéticas

Algunos asistentes pueden preferir responder a preguntas directas, pero otros pueden preferir reflexionar sobre cuestiones más abstractas. Para dar a todos los tipos de participantes la oportunidad de contribuir, procure enfocar un tema desde varios puntos. No dude en hacer preguntas de seguimiento o expresar su curiosidad para provocar debates más profundos y un mayor sentido del trabajo en equipo.

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Terminar con los elementos de acción y los próximos pasos

Para que cualquier reunión de equipo sea lo más eficaz posible, no hay que dar carpetazo a los temas al terminar la reunión. Termine siempre las reuniones con una lista de puntos de acción o tareas para fomentar la participación continua de los miembros clave del equipo.

Planee terminar la reunión con tiempo de sobra

Para asegurarse de que tendrá tiempo para este paso esencial, planifique la conclusión de todos los debates y asuntos al menos cinco minutos antes de la fecha prevista para el final de la reunión. A continuación, utilice los minutos restantes para evaluar y planificar.

Revise y confirme

En primer lugar, repase brevemente los logros de la reunión, incluidas las decisiones importantes y los avances en cuestiones clave. A continuación, confirme si ha alcanzado todos los objetivos que se propuso al principio de la reunión. Si queda algún objetivo pendiente, aclare cuándo y cómo lo abordará, incluyendo si lo retomará en una futura reunión o lo asignará a empleados individuales.

Delegar tareas

A continuación, cubra las principales tareas que los miembros del personal abordarán una vez finalizada la reunión, incluyendo la investigación de temas, la formación de equipos dedicados o la preparación de informes. Confirme los plazos de cada punto para asegurarse de que todos los miembros del equipo salgan de la reunión con una lista de tareas pendientes.

Distribuir documentación

Tras finalizar la reunión, elabore y distribuya el acta de la misma lo antes posible. Dado que el acta de la reunión debe incluir los siguientes pasos, los equipos tendrán documentación de sus puntos de acción para poder abordarlos con la mayor eficacia posible.

Desde la elección del espacio y el momento adecuados hasta la creación de un orden del día y la participación activa, la celebración de una reunión de personal eficaz puede ayudar a los compañeros a lograr más cosas juntos. Perfeccione sus habilidades de trabajo en equipo para que sus reuniones de equipo tengan más éxito que nunca.