Cuando los directivos asignan responsabilidades a personas bien preparadas, la delegación mejora la comunicación en la oficina y aumenta el rendimiento del equipo. Entender las fases de la delegación puede ayudarte a aumentar la productividad del equipo.
En este artículo, exploramos los pasos del proceso de delegación y ofrecemos las mejores prácticas para completar con éxito cada etapa.
¿Qué es la delegación?
La asignación de tareas a otros se denomina delegación. Delegar tareas puede ayudar a los directores, supervisores y otros líderes a gestionar el tiempo, aumentar la eficiencia y enseñar a los miembros del personal. Con una delegación adecuada, se puede lograr lo siguiente:
- Disponer de más tiempo para las tareas especializadas
- Mejora el equilibrio entre la vida laboral y la personal disminuyendo las horas extraordinarias necesarias
- Desarrollar las relaciones jefe-empleado
- Acelerar el flujo de trabajo de una empresa
- Aumentar la confianza y el rendimiento de los empleados
- Preparar a los empleados para la promoción profesional
- Destaque su capacidad de liderazgo
- Fomente una reputación de responsabilidad profesional para usted y su equipo
- Promover normas de comunicación saludables para su equipo
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Pasos del proceso de delegación
Para delegar con éxito, sigue estos siete pasos:
1. Prepárese para delegar
Evalúe la tarea que desea delegar definiendo claramente sus objetivos y expectativas. Hágase las siguientes preguntas para especificar sus objetivos:
- ¿Qué tengo que conseguir?
- ¿Qué habilidades y antecedentes necesita mi empleado para lograrlo bien?
- ¿Qué recursos puedo proporcionar para complementar lo que ya saben?
- ¿Qué herramientas pueden utilizar para maximizar la eficiencia?
- ¿Cómo espero que sea el producto final?
- ¿Cómo es un trabajo exitoso para las personas a las que debo rendir cuentas?
- ¿Se trata de una sola tarea, o puedo separarla en varios trabajos?
Si responde a las preguntas anteriores, podrá elaborar una explicación sólida de sus objetivos, proporcionar una lista de control procesable sobre cómo completarlos y apoyar a su equipo para que tenga éxito.
2. Asignar la tarea
Utilizando su análisis de objetivos como guía de sus expectativas, determine el mejor individuo o equipo para el trabajo. Las siguientes métricas pueden ayudarle a decidir:
- Habilidades: Delegue en alguien con habilidades adecuadas para la tarea, ya que es más probable que pueda trabajar de forma independiente, lo que puede aumentar su confianza y ahorrarle tiempo.
- Interés: Delegue en la persona o el equipo con más ganas, ya que la gente suele trabajar con más eficacia cuando se implica en la tarea.
- Tiempo: Delegar en función de la disponibilidad, ya que los empleados que disponen de tiempo suficiente para completar la tarea tienen más probabilidades de cumplir los plazos y pueden estar más dispuestos a aceptar la delegación en el futuro.
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3. Confirmar la comprensión
Comunique claramente los objetivos y las expectativas de la tarea al empleado o al equipo que se responsabiliza del proyecto. Para confirmar que están preparados para empezar a trabajar, considere la posibilidad de repetir las instrucciones de forma práctica.
He aquí un ejemplo de confirmación de la comprensión en la práctica:
Marie es gerente de una biblioteca pública. Necesita catalogar un gran inventario de libros nuevospara el final de la jornada del viernes. Delega esta tarea en dos empleados disponibles que tienen experiencia en la catalogación y que disfrutan clasificando el nuevo inventario.
Marie les hace saber la fecha límite del proyecto y luego les repite amablemente el plazo pidiéndoles que lo anoten en sus calendarios. Les da una estimación de las horas que les llevará el proyecto y les sugiere que trabajen en él un mínimo de dos horas al día. Para confirmar el calendario y la fecha límite, les pregunta a qué hora tienen previsto trabajar en el proyecto al día siguiente.
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4. Apoye el éxito con objetivos SMART
Establezca objetivos específicos y viables que le ayuden a controlar el progreso de su empleado. Tanto para los proyectos grandes como para los pequeños que delegue, esto proporciona un camino claro hacia el éxito. He aquí cómo son los objetivos SMART durante el proceso de delegación:
- Específico: Define con precisión las expectativas de éxito, como una presentación de 30 diapositivas sobre los resultados financieros mensuales de tu empresa, destinada al vicepresidente de la misma.
- Medible: Cuantifique el progreso de su empleado. Considere la posibilidad de establecer puntos de control, como completar diez diapositivas, para ayudarles a gestionar su tiempo de forma más eficiente y a sentirse exitosos durante el proceso.
- Alcanzable: Asegúrese de que su empleado dispone de la información, el presupuesto, el software y el tiempo que necesita para completar la tarea en el plazo previsto. Prevea los recursos que pueden necesitar y recuérdeles que usted está disponible para responder a sus preguntas.
- Relevante: Para maximizar la eficiencia, separa los recursos y las tareas no relacionadas con la que delegaste.
- Basado en el tiempo: Establezca la tarea en un marco temporal claro con un plazo específico. Esto puede ayudar a tu empleado a programar el tiempo para completar la tarea delegada y gestionar su tiempo de forma más eficiente.
5. Establecer el compromiso
Programe una reunión de seguimiento con su empleado o equipo para confirmar su compromiso con la tarea. Esta puede ser una gran oportunidad para mostrar la importancia del proyecto, cómo podría ayudarles a avanzar en sus habilidades y qué es lo que les entusiasma del próximo trabajo.
He aquí algunas preguntas sencillas que puede hacer para asegurar el compromiso de su empleado:
- ¿Cuándo puedes estar a medio camino del proyecto? Vamos a programar una revisión.
- ¿Qué esperas de este proyecto?
- ¿Cree que puede conseguir estos resultados en el plazo previsto?
- ¿En qué crees que te puede beneficiar este proyecto?
Estas preguntas pueden elevar el interés de un empleado por el proyecto y hacer hincapié en el crecimiento profesional.
6. Garantizar la responsabilidad
Mantenga la responsabilidad de liderazgo proporcionando el apoyo suficiente y asegurándose de que su equipo tiene las herramientas que necesita para tener éxito. He aquí cómo mejorar la responsabilidad del trabajo delegado:
- Acordar plazos claros
- Promover un ambiente en el que la gente se sienta cómoda haciendo preguntas
- Establecer puntos de referencia para mejorar la gestión del tiempo y controlar el progreso
- Sé sincero sobre las consecuencias de entregar un trabajo incompleto
7. Incentivar el éxito
Recompensar a los que lo hacen bien. Si hace hincapié en el desarrollo y muestra a las personas en formación cómo mejorar, puede ayudar a fomentar la confianza profesional en su equipo, mejorar la productividad y mostrar a los empleados que se les aprecia.
He aquí cómo puede animar a su equipo a conseguir un éxito constante con las tareas delegadas:
- Proporcionar un feedback regular que muestre lo que los empleados han hecho bien y cómo pueden mejorar
- Compare sus resultados con la última tarea delegada para destacar el crecimiento
- Celebrar el éxito de la entrega dando detalles específicos sobre lo que los empleados hicieron bien
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¿Qué es la delegación inversa?
Cuando los empleados piden a un directivo que se haga cargo de una tarea que han delegado, a veces se denomina delegación inversa. Resulta útil abordar la delegación inversa con una mentalidad de crecimiento y tratarla como una oportunidad de formación basada en proyectos. He aquí cómo replantear una tarea delegada para evitar la delegación inversa:
- Refrescar: Reformule la definición del proyecto y confirme su comprensión utilizando un lenguaje directo.
- Reasigna: Proporcione al empleado un compañero o dos con habilidades que cumplan los requisitos del proyecto. Al añadir apoyo, el equipo puede terminar el proyecto según los parámetros mientras el primer empleado adquiere la experiencia que necesita para asumir una tarea similar en el futuro.
- Revisa: Si es posible, dale al empleado un poco más de tiempo para completar la tarea delegada y dale consejos de productividad para futuros proyectos.
- Recompensa: Cuando terminen el proyecto, considere la posibilidad de elogiar públicamente a los empleados por su esfuerzo extra y resalte cómo han crecido.