Toda persona, ya sea un directivo o un aprendiz, debe ocuparse de los problemas. Un gestor de proyectos puede ocuparse de los problemas de sus clientes y colegas, mientras que los individuos o grupos pueden ocuparse de los problemas para sí mismos o para sus compañeros. Los empleados deben conocer el enfoque de la resolución de problemas y adquirir habilidades para ello. Si quieres convertirte en directivo, debes dominar este enfoque.
En este artículo, abordamos Pasos eficaces para la resolución de problemas en el lugar de trabajo.
¿Qué es la resolución de problemas?
Es un proceso que consiste en reconocer un problema y averiguar cómo resolverlo eficazmente. La resolución de problemas puede implicar el empleo de operaciones matemáticas y la puesta a prueba de tu capacidad de pensamiento crítico, dependiendo del tema y del nivel de complejidad del problema.
Cuando los posibles empleadores hablan de la resolución de problemas, suelen tratar de calibrar tu capacidad y habilidades para afrontar situaciones difíciles y problemas empresariales complicados. Casi todos los empleadores valoran las habilidades de resolución de problemas y buscan tener empleados con estos rasgos para ayudar al proceso de toma de decisiones en el funcionamiento diario de la empresa.
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Pasos para la resolución de problemas
Estos son los pasos básicos de la resolución de problemas:
1. Definir el problema
Analice la situación con detenimiento para conocer mejor el problema. Una misma situación puede implicar múltiples problemas. Identifique cada problema y determine la causa. Intente anticipar el comportamiento y la respuesta de las personas afectadas por el problema.
A continuación, basándose en su observación preliminar, tome las siguientes medidas para determinar el problema con mayor precisión:
- Separar los hechos de las opiniones
- Determine el proceso donde existe el problema.
- Analizar las políticas y procedimientos de la empresa.
- Discute con los miembros del equipo implicados para reunir más información.
- Definir el problema en términos concretos.
- Reunir toda la información necesaria para resolver el problema.
Cuando defina un problema, asegúrese de que se centra en el problema en lugar de intentar definirlo en términos de solución en esta fase. Por ejemplo, “Tenemos que reescribir los documentos de formación” se centra en la solución y no en el problema. En cambio, decir: «Los documentos de formación son incoherentes» es una mejor manera de definir el problema.
Dependiendo de la complejidad del problema, es posible que desee utilizar herramientas, como diagramas de flujo y diagramas de causa y efecto, para definir el problema y sus causas raíz.
2. Identifique soluciones alternativas.
Haga una lluvia de ideas sobre todas las formas posibles de resolver el problema existente. Invite a hacer sugerencias a todas las personas afectadas por el problema y consulte a quienes puedan tener más experiencia con el tipo de reto que está experimentando. También puedes utilizar encuestas y grupos de discusión para generar ideas
Tenga en cuenta los siguientes puntos mientras explora las alternativas:
- Considere todos los aspectos que podrían retrasar el proceso de solución del problema existente.
- Asegúrese de que las ideas generadas son coherentes con las metas y objetivos pertinentes.
- Comprueba que todos participan en el proceso de generación de ideas.
- Distinguir entre alternativas a corto y largo plazo.
Anote todas las soluciones propuestas. Deberías tener al menos entre cinco y ocho para cada problema.
3. Evaluar las soluciones.
Una vez que tenga una lista de alternativas, es el momento de evaluarlas. Valore las consecuencias positivas y negativas de cada alternativa definida en el paso anterior. Analice y compare todas las alternativas en función de los recursos necesarios para su aplicación, incluidos el tiempo, los datos, el personal y el presupuesto.
4. Seleccione una solución.
Una vez finalizado el proceso de evaluación, seleccione la solución que tenga más posibilidades de resolver el problema. Considere en qué medida una solución cumple los siguientes objetivos:
- Resuelve el problema sin problemas sin crear otro problema.
- Es aceptable para todos los implicados.
- Es práctico y fácil de aplicar.
- Se ajusta a las políticas y procedimientos de la empresa’.
Es importante tener en cuenta la parte de la implementación al elegir una solución. Decida lo siguiente:
- Los empleados responsables de la ejecución de la solución
- Cómo implementarán los empleados la solución
- La cantidad de tiempo y recursos necesarios
5. Implementar la solución elegida.
El siguiente paso consiste en poner en práctica la solución elegida, lo que suele requerir la adopción de las siguientes medidas:
- Desarrollar un plan de acción para implementar la solución elegida.
- Defina los objetivos y sepárelos en metas medibles para controlar su ejecución.
- Defina los plazos de ejecución.
- Comunicar el plan a todos los implicados.
- Desarrolle canales de retroalimentación para utilizar durante el proceso.
6. Supervisar el progreso y realizar ajustes.
Asegúrese de medir continuamente el progreso para garantizar que su solución funciona. Recopile datos y comentarios de otras personas para determinar si la solución satisface sus necesidades. Es posible que tenga que hacer ajustes en el proceso si surge algún imprevisto. Si cree que la solución no funciona según lo previsto, es posible que tenga que volver a sus soluciones alternativas y aplicar un nuevo plan;
¿Cuáles son las habilidades importantes para la resolución de problemas que buscan los empleadores?
Muchos empresarios buscan candidatos con una excelente capacidad de resolución de problemas. Estas son algunas de las habilidades más importantes para la resolución de problemas:
- Escuchar: La escucha activa le ayuda a reunir información valiosa para la resolución de problemas. Un buen solucionador de problemas puede identificar a todos los implicados, animarles a participar y escuchar activamente las distintas opiniones para comprender el problema, su causa fundamental y las soluciones viables.
- Pensamiento analítico: El pensamiento analítico le ayuda a investigar y comprender un problema y sus causas. La capacidad de establecer una relación causa-efecto es también esencial para anticipar los efectos a largo plazo de una acción. Quienes tienen una gran capacidad de análisis pueden evaluar la eficacia de diferentes soluciones y elegir la mejor.
- Creatividad: La resolución de problemas requiere que crees un equilibrio entre la lógica y la creatividad. Tienes que usar tu creatividad para encontrar la causa del problema. También requiere creatividad para desarrollar soluciones innovadoras. Las personas creativas aportan perspectivas únicas y dan una nueva dirección a la empresa.
- Comunicación: Tanto si busca soluciones a un problema existente como si quiere que los demás sigan un determinado rumbo, debe ser capaz de comunicarse con eficacia. Es posible que tenga que hablar con otras personas en persona, por teléfono, por texto o por correo electrónico. También es posible que tenga que mantener correspondencia con muchas personas diferentes, incluidos los miembros del equipo, los clientes y los directivos. La comunicación efectiva a través de una variedad de canales le permite ser un buen solucionador de problemas
- Toma de decisiones: Debe ser capaz de decidir qué métodos debe utilizar para investigar el problema, qué soluciones debe emplear y cómo debe aplicar la solución. Casi todas las etapas de la resolución de problemas requieren que tomes una decisión.
- Trabajo en equipo: La resolución de problemas implica el trabajo en equipo. Se pregunta a la gente por su perspectiva del problema, se les hace partícipes del desarrollo de soluciones eficaces, se busca su opinión sobre la solución elegida y se confía en los miembros del equipo para poner en práctica el proceso. Es esencial implicar y motivar a todos los miembros del equipo para que la resolución de problemas sea eficaz
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Destacar la capacidad de resolución de problemas en tu currículum
Mostrar tus habilidades de resolución de problemas en tu currículum puede ayudarte a destacar entre los demás candidatos.
Puede mencionar sus habilidades de resolución de problemas en la sección de habilidades o de logros de su currículum. En lugar de limitarse a escribir que posee habilidades de resolución de problemas, intente ilustrar cómo ha utilizado estas habilidades para resolver problemas específicos en sus puestos anteriores. Considere los siguientes ejemplos:
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Reducción de los casos de infracciones de seguridad en un 40% mediante la instalación estratégica de barandillas en la planta de producción”
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Reducción de los costes de gestión del inventario en un 15% mediante el uso de soluciones de software especializadas”
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“Aumentó los índices de satisfacción de los clientes en un 25% al documentar un proceso estándar y guiones para abordar las preguntas generales”
Intenta adaptar tu currículum para que tus habilidades de resolución de problemas se ajusten al puesto al que optas. La creación de un currículo a medida puede ayudarte a ganar y mantener la atención del reclutador o del director de contratación mientras revisan tu currículo.