Comprender los pasos del ciclo contable

Registrar, procesar y analizar las transacciones financieras son los ocho pasos que componen el ciclo contable. Conocer cada paso en detalle puede ayudarle a registrar los datos financieros con mayor eficacia, así como a confirmar que sus datos son precisos. Los contables y otros profesionales de las finanzas deben saber cómo funciona cada paso del proceso contable para producir registros bien organizados.

En este artículo, aprenderemos algunos de los conceptos importantes del ciclo contable y exploraremos cada paso del ciclo en detalle.

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¿Por qué son importantes los pasos del ciclo contable?

Los contables y gestores se basan en las etapas del ciclo contable para registrar e interpretar con precisión los datos financieros. Al procesar la información en cada etapa del proceso contable, los contables y gestores son capaces de descomponer la información financiera compleja en componentes sencillos y comprensibles. El proceso contable proporciona un marco para que las personas comprendan sus finanzas e identifiquen cualquier información contraproducente o engañosa antes de que afecte a su rendimiento laboral.

Términos clave para entender el ciclo contable

Para entender los detalles del ciclo contable, es importante tener un sólido conocimiento de los fundamentos de la contabilidad. Algunos de los términos clave que le ayudarán a navegar por el ciclo contable son:

  • Transacción: Una transacción es un acuerdo comercial que da lugar a un intercambio de pagos entre cuentas. Cada vez que una empresa gana o gasta dinero, realiza una transacción.
  • Período contable: El periodo contable es el horario en el que comienza y termina el ciclo contable. Suele abarcar una cantidad de tiempo predeterminada y desglosa las transacciones de una empresa en función del momento en que se realizaron.
  • En el débito: El débito es la cantidad que se debe en una transacción.
  • Crédito: El crédito es la cantidad de dinero que entra por una transacción.
  • Acumulación: El devengo se refiere a cómo se acumulan las transacciones a lo largo del tiempo.
  • Aplazamiento: El aplazamiento se refiere a la postergación de una transacción comercial a otro período de información.

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Pasos del ciclo contable

Cada paso del ciclo contable prepara la información esencial para el siguiente paso y crea una vía clara para el análisis financiero. Aunque algunas empresas utilizan programas informáticos para agilizar o automatizar el ciclo contable, y otras lo completan manualmente con registros en papel, los pasos son los mismos con cada método. Los ocho pasos estándar del ciclo contable son:

  1. Transacciones
  2. Anotaciones en el diario
  3. Contabilización en el libro mayor
  4. Balance de comprobación
  5. Hoja de trabajo
  6. Ajuste de las entradas
  7. Estados financieros
  8. Cerrar

1. Transacciones

El primer paso del ciclo contable consiste en identificar todas las transacciones de la empresa y determinar la cantidad adecuada de dinero que hay que sumar o restar de los libros. Los contables buscan cualquier gasto o ingreso relacionado con el negocio dentro del periodo contable y utilizan esta información como base para el resto del ciclo contable. Las transacciones pueden incluir nóminas, pagos de deudas, compras, reembolsos y ventas. En esta etapa del ciclo contable, los contables analizan los datos básicos para determinar las cantidades precisas que deben incluir en su proceso de registro.

2. Anotaciones en el diario

El siguiente paso en el ciclo contable es registrar la información de las transacciones en un diario en papel o electrónico. Los contables deben enumerar cada transacción en orden cronológico, con la transacción más antigua en la parte superior y las transacciones más nuevas en la parte inferior. La mayoría de las empresas utilizan el sistema de doble entrada para la contabilidad, en el que hay al menos dos cuentas que tienen importes iguales en el debe y en el haber. Las cuentas financieras complejas suelen tener varios diarios diferentes en función de los tipos de transacciones, como las compras, las ventas o los ingresos en efectivo.

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3. Contabilizar en el libro mayor

Después de anotar cada transacción en un diario, el siguiente paso es contabilizar la información registrada en el libro mayor, también conocido como el «libro final de entradas». El libro mayor de una empresa proporciona una visión general de todas las transacciones organizadas por categorías, lo que permite a los contables y a los gestores entender la situación financiera de una empresa a través de un documento centralizado. Este paso del ciclo contable ayuda a determinar cómo los gastos e ingresos de las cuentas individuales influyen en las finanzas generales de la empresa. Los contables contabilizan los listados del libro diario en el libro mayor inmediatamente después de su creación, con el fin de proporcionar coherencia y precisión.

4. Balance de pruebas

Al final de un periodo contable, los contables calculan un balance de sumas y saldos para determinar la diferencia entre los débitos y créditos totales. Un libro de cuentas equilibrado mostrará que los débitos son iguales a los créditos, dando cuenta de todos los ajustes de los saldos iniciales de las cuentas. Si hay diferencias no resueltas entre los débitos y los créditos, el balance de comprobación identificará qué cuentas deben ajustarse.

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5. Hoja de trabajo

Si hay una discrepancia entre el total de débitos y el total de créditos de cada cuenta, el contable puede hacer ajustes para corregir el libro mayor y explicar sus cambios utilizando una hoja de cálculo. Esta fase permite reconocer errores, erratas o incoherencias en otras partes de los registros financieros de una empresa. Los contables utilizan una hoja de trabajo como método para analizar visualmente los datos financieros y darse cuenta de cuándo y dónde hay que ajustarlos.

6. Ajuste de las entradas

Después de completar la hoja de trabajo, los contables ajustan todos los asientos del diario y del libro mayor basándose en los devengos y aplazamientos. El procesamiento de las transacciones financieras puede llevar varios días en algunos casos, por lo que este paso permite a los contables identificar cualquier gasto o venta que no se haya introducido en los diarios. Este paso también implica el cálculo de los pagos anticipados, la depreciación de los activos y otros devengos que podrían influir en la exactitud del libro mayor.

7. Estados financieros

El siguiente paso en el ciclo contable requiere que los contables creen un informe de estados financieros que resuma todas las transacciones del periodo contable en cuestión. La mayoría de los estados financieros incluyen categorías como una cuenta de resultados, un estado de flujo de caja y un balance para ofrecer una visión general de las finanzas de una empresa.

8. Cerrar

El último paso del ciclo contable consiste en cerrar los libros en una fecha determinada y elaborar un estado de cierre. El estado de cierre es el lugar donde los profesionales financieros proporcionan su análisis de los resultados financieros de una empresa durante el período contable más reciente. Cerrar los libros y poner a cero los saldos de ingresos y gastos al final de cada ciclo permite a los contables archivar y organizar la información de forma sistemática y evitar verse abrumados por las transacciones pasadas. Después de este paso, los contables se preparan para que el ciclo comience de nuevo y preparan hojas de trabajo y diarios en blanco para registrar las nuevas transacciones financieras.

Preguntas frecuentes sobre el ciclo contable

A continuación se presentan algunas preguntas frecuentes sobre el ciclo contable que le ayudarán a prepararse para trabajar con un diario financiero e interpretar la información del libro mayor de una empresa:

¿Qué duración tiene el ciclo contable?

El ciclo contable puede variar en longitud dependiendo de las necesidades de una empresa, con plazos comunes que incluyen ciclos mensuales, trimestrales y anuales. A la hora de decidir las fechas de inicio y finalización de los registros financieros, hay que tener en cuenta el calendario de los principales gastos, como las nóminas y otros costes operativos. Un ciclo contable debe ser lo suficientemente largo como para que los contables puedan reconocer patrones financieros, pero lo suficientemente corto como para que no se vean abrumados por la información.

¿Para qué sirve un libro mayor?

Las empresas utilizan un libro mayor para actuar como ubicación central para el resto de la información financiera. En el ciclo contable, la actualización del libro mayor permite a los contables registrar las distribuciones de todos los aspectos de los ingresos y costes de una empresa. Los libros mayores también fomentan la coherencia al exigir a los profesionales financieros que integren regularmente la información de las distintas cuentas.