¿Qué es un patrocinador de proyecto?

Todo proyecto, independientemente del sector o del enfoque, requiere un patrocinador comprometido. Los patrocinadores de proyectos son responsables de garantizar que el proyecto se mantenga en la senda de los objetivos de la empresa y de animar a otros empleados a respaldar la iniciativa.

En este artículo, analizamos qué es un patrocinador de proyecto, las funciones del patrocinador de proyecto y en qué se diferencia de un propietario de proyecto.

¿Qué es un gestor de proyectos?

¿Qué es un patrocinador de proyectos?

El patrocinador de un proyecto es un punto de conexión fundamental entre los gestores de proyectos y el equipo ejecutivo de una organización, ya que proporciona recursos y apoyo para garantizar el éxito del proyecto. El patrocinador proporciona apoyo de alto nivel, además de asistencia financiera, de consultoría y de liderazgo. Además de facilitar la comunicación con la organización por encima del nivel del director del proyecto, el patrocinador reduce los problemas facilitando la comunicación. El patrocinador del proyecto mantiene el proyecto dentro del calendario y el presupuesto, al tiempo que garantiza que el proyecto ofrece resultados de calidad.

El patrocinador del proyecto es responsable de la visión general, la gobernanza y la creación de valor del proyecto. Las principales responsabilidades del patrocinador del proyecto son:

  • Garantizar la validez y viabilidad inicial y continua del proyecto
  • Mantener el proyecto alineado con los objetivos de la empresa para lograr criterios de éxito predeterminados
  • Asegúrese de que el equipo inicia correctamente el proyecto
  • Ser el portavoz del proyecto ante la organización superior
  • Proporcionar apoyo continuo al proyecto
  • Identifica las funciones individuales y define la jerarquía del equipo del proyecto
  • Negociar con las partes interesadas para resolver las diferencias de opinión
  • Proporcionar recursos financieros negociando el proyecto en la organización superior
  • Toma decisiones sobre el progreso y el escalonamiento
  • Asegura que el equipo gestiona adecuadamente los riesgos y los cambios
  • Verificar que el proyecto cuenta con los mecanismos de control y revisiones adecuados
  • Garantizar que la calidad, el valor y los beneficios del proyecto estén alineados con los objetivos de la organización
  • Mantener el progreso del proyecto en el buen camino
  • Aprobar los entregables

El patrocinador del proyecto suele participar en él desde su inicio hasta la entrega del producto final. Las funciones del patrocinador del proyecto en cada fase del mismo son:

Fase de iniciación

  • Verificar que el proyecto es adecuado para la organización
  • Defienda el proyecto y consiga apoyo durante su concepción
  • Participar en la toma de decisiones temprana y en la planificación inicial del proyecto, incluyendo el desarrollo del alcance del proyecto y la declaración de trabajo del proyecto
  • Proporcionar financiación
  • Proporcione información para la elaboración de la carta del proyecto
  • Desempeñan un papel clave en la selección del director del proyecto
  • Determine el nivel de autoridad del director del proyecto
  • Dictar hitos y fecha de finalización

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Fase de planificación

  • Dar tiempo al equipo para planificar
  • Verificar que el plan del proyecto es realizable
  • Proporcionar una lista de riesgos
  • Determinar los informes que la dirección necesita para supervisar el proyecto
  • Resolver cuestiones que están fuera del ámbito del director del proyecto'.
  • Aprueba el plan final para la gestión del proyecto
  • Identificar los factores críticos de éxito del proyecto

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Fase de ejecución, seguimiento y control

  • Trabajar con el director del proyecto para mantener el progreso del proyecto en el camino.
  • Dar apoyo al director del proyecto y al equipo
  • Asegurarse de que se siguen los procedimientos
  • Hacer cumplir las políticas de calidad
  • Identificar posibles problemas
  • Proteger el proyecto de influencias y cambios externos
  • Aprobar los entregables
  • Revisar los cambios en los calendarios, las prioridades, las tareas y otros elementos clave del proyecto o autorizar a un representante para que lo haga
  • Aclarar las preguntas sobre el alcance
  • Resuelve las cuestiones que están fuera del alcance del director del proyecto'.
  • Negociar con las partes interesadas
  • Exigir una revisión de garantía de calidad

Fase de cierre

  • Aceptar formalmente los resultados
  • Evalúe el rendimiento del proyecto
  • Asegúrese de que el equipo cumple con sus responsabilidades
  • Ayudan a determinar si el proyecto ha sido un éxito

A lo largo del proyecto, un patrocinador de proyecto eficaz mantiene el proyecto alineado con los objetivos empresariales y culturales de la organización. Esta persona también desempeña un papel clave en la construcción de la durabilidad, asegurando que las personas y los procesos están en su lugar para mantener los resultados del proyecto después de su finalización.

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Funciones del patrocinador de un proyecto

He aquí varias funciones específicas del patrocinador del proyecto.

Patrocinador ejecutivo

Un patrocinador ejecutivo es el ejecutivo de más alto nivel en la gestión de proyectos. Esta persona suele patrocinar la financiación directa del proyecto iniciando un modelo de financiación y aprobando las fuentes de financiación. También gobierna la gestión del cambio y se asegura de que los problemas derivados del proyecto se resuelvan en el nivel superior de la organización.

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Analista de negocios

Un analista de negocio es otra función de patrocinio del proyecto. Se trata de una persona de la alta dirección que utiliza sus conocimientos técnicos para analizar y documentar la cadena de valor del ciclo de entrega del proyecto de principio a fin. El analista de negocio también determina qué necesidades empresariales tiene el proyecto. Esta persona mejora el rendimiento de las actividades del equipo del proyecto mediante el análisis de datos y el establecimiento y la regulación de las normas de rendimiento.

Asesor técnico

Un patrocinador del proyecto también puede ser un asesor técnico. Esta persona actúa como asesor técnico y líder, creando y apoyando la infraestructura técnica del proyecto dentro de la organización y tomando decisiones sobre el uso de la tecnología durante todas las fases del proyecto. Esto incluye la planificación y la evolución de los requisitos de capacidad y arquitectura del sistema.

Estrategia de dirección

El último papel que puede desempeñar un patrocinador de proyecto es el de líder de la estrategia. Esta función consiste en organizar, comunicar e impulsar la agenda de ejecución del proyecto. Junto con el director del proyecto, el responsable de la estrategia determina el alcance del proyecto y el proceso de gestión del cambio. Esta persona elabora la estrategia de los elementos del caso de negocio, determina las prioridades del proyecto y ayuda a desarrollar los requisitos. También determina y regula los métodos y normas de entrega del proyecto y hace un seguimiento del progreso del mismo.

Patrocinador del proyecto frente a propietario del proyecto

El patrocinador del proyecto es un papel diferente al del propietario del proyecto. El patrocinador del proyecto es una función desempeñada por una persona, mientras que el propietario del proyecto es una organización. En general, el propietario del proyecto emplea al patrocinador del proyecto.