Las cuatro etapas de un ciclo PDCA

Disponer de los procesos, productos y servicios adecuados es fundamental para el éxito de una empresa. Los empleados pueden contribuir a este objetivo probando y aplicando soluciones probadas que marquen la diferencia. Cuando una empresa puede funcionar con un mínimo de errores, la productividad aumenta y el personal está satisfecho.

En este artículo, se habla de lo que es un ciclo PDCA, se explican las partes de un ciclo PDCA y se dan algunos ejemplos.

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¿Qué es un ciclo PDCA?

Una empresa puede utilizar la fórmula PDCA (planificar-hacer-comprobar-actuar) para identificar dónde ha fallado un proceso, un producto o un servicio, de modo que pueda encontrar una solución. La S de PDCA significa investigación. PDCA es un enfoque circular que implica probar soluciones, evaluar los resultados y aplicar la solución que ha tenido éxito.

El ciclo PDCA es útil para mejorar los procesos de forma que permita buscar soluciones y ponerlas a prueba a pequeña escala para que la empresa no introduzca una solución que no resuelva realmente el problema. Sin el ciclo PDCA, la organización corre el riesgo de poner en marcha una solución que no sólo no resuelve el problema, sino que causa aún más problemas. El ciclo PDCA impide que las soluciones ineficaces lleguen a toda la organización.

Una de las ventajas del ciclo PDCA es que las partes interesadas pueden aplicarlo a cualquier entorno, desde productos que no se venden bien hasta cadenas de suministro que necesitan una mejor gestión para satisfacer las necesidades del negocio.

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Partes de un ciclo PDCA

El ciclo PDCA está diseñado para fomentar la mejora continua en la gestión de procesos. El ciclo PDCA consta de cuatro fases, que son las siguientes:

Planificar

En la fase de planificación, las partes interesadas identificarán y comprenderán cuál es el problema o investigarán para entender las oportunidades disponibles para mejorar un proceso, producto o servicio. Este es también el paso en el que se hacen conjeturas sobre cuál puede ser la causa del problema y se decide qué solución posible se quiere probar primero para ver si se tiene razón. Por último, esta fase consiste en definir sus expectativas para poder volver a consultarlas más tarde y ver si la solución elegida se ajusta a ellas.

Durante este estado, su equipo querrá preguntar:

  • ¿Cuál es el problema?
  • ¿Es este el problema en el que deberíamos centrarnos?
  • ¿Qué impacto tiene el problema y sobre quién?
  • ¿Qué pasará si podemos resolver el problema?
  • ¿Qué datos necesitamos para entender el problema?
  • ¿Quién debe participar en la búsqueda de una solución?
  • ¿Qué soluciones deberíamos tener en cuenta?
  • ¿Cuáles son nuestras expectativas para el resultado de este ciclo?
  • ¿Qué recursos necesitamos?

Haga

En la fase de hacer, usted' probará la solución que ha determinado que es la que tiene más probabilidades de funcionar. Esto se suele hacer a pequeña escala para que sea más fácil medir cómo ha ido y, si no va bien, es menos probable que tenga un impacto negativo importante en las operaciones actuales. Por ejemplo, se puede probar una solución en una zona geográfica determinada o con un grupo demográfico específico de clientes. Algunas organizaciones prueban varias soluciones hipotéticas a la vez.

Lo más importante que hay que recordar sobre esta fase es que en ella se prueban las soluciones, pero no se ponen en práctica. La implementación tiene lugar en la cuarta y última fase, la fase de actuación.

Su equipo debería plantear estas preguntas durante la etapa de hacer:

  • ¿Quién hará la prueba de la solución?
  • ¿Cómo vamos a realizar esta prueba a pequeña escala?
  • ¿Cómo vamos a recoger los datos?

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Comprobar/estudiar

En la fase de comprobación o estudio, analizarás los resultados de la aplicación de tu solución, medirás su eficacia para solucionar el problema y decidirás si tu suposición original se ha visto respaldada por los resultados de la prueba. Es habitual pasar varias veces por las fases de realización y comprobación/estudio antes de pasar a la fase final del proceso. Esto es para permitir que se produzcan suficientes pruebas de la solución, de modo que pueda estar seguro de la solución correcta antes de seguir adelante.

Acuérdese de comprobar los resultados que reciba después de las pruebas con las expectativas que haya trazado en la primera fase. Si los resultados coinciden, puede sentirse cómodo pasando a la cuarta fase. Si los resultados no parecen haber funcionado como esperaba, es el momento de volver a visitar la primera fase para ajustar las expectativas o probar otra solución que se le ocurrió cuando empezó el ciclo PDCA.

Es posible que sus resultados cumplan las expectativas, pero que todavía no esté completamente satisfecho con la solución. Si este es el caso, es importante saber que puede repetir cualquiera de las etapas anteriores tantas veces como necesite para obtener un resultado con el que esté muy satisfecho.

Considere la posibilidad de hacer estas preguntas durante esta fase:

  • ¿El estudio piloto logró los resultados deseados?
  • ¿Hay que probar otra solución?
  • ¿La aplicación a pequeña escala se trasladará bien a una operación más grande?
  • ¿Hemos recogido suficientes datos para ver si la solución es viable?
  • ¿Qué no ha funcionado?

Actuar

En la fase de actuación, determinará oficialmente si la solución es acertada y trabajará en su aplicación para mejorar su proceso, producto o servicio. El ciclo PDCA es un bucle, lo que significa que, aunque haya implementado una solución, debe seguir trabajando en la identificación de oportunidades de mejora para que su negocio florezca y los clientes estén contentos.

El equipo PDCA puede hacer estas preguntas durante esta fase final:

  • ¿Cómo podemos implantar eficazmente este nuevo cambio en la organización?
  • ¿Qué recursos necesitamos para que la implantación sea un éxito?
  • ¿Qué formación debemos crear para que los usuarios conozcan la nueva solución?
  • ¿Cómo podemos mantener este cambio?
  • ¿Existen oportunidades de mejora?
  • ¿Qué otros procesos deberíamos mejorar?
  • ¿Cómo podemos entender el impacto de la solución en nuestro lugar de trabajo?

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Los beneficios de un ciclo PDCA

Al igual que ocurre con muchas otras herramientas de soluciones para el lugar de trabajo, el ciclo PDCA tiene sus pros y sus contras, pero su aplicación en el lugar de trabajo tiene grandes ventajas, entre otras:

  • Mejora continua de los procesos, productos y servicios
  • Mejora de la eficiencia.
  • Aumento de la productividad.
  • Bajo riesgo para los procesos organizativos que están funcionando.

Aunque el ciclo PDCA tiene sus ventajas, puede no ser un proceso recomendable para algunas situaciones. Por ejemplo, si el problema que tiene es urgente, puede ser mejor encontrar otras formas de llegar a una solución, aunque sea temporal. El ciclo PDCA puede parecer un poco lento, ya que está diseñado para que todos los implicados reflexionen realmente sobre los problemas y desarrollen soluciones adecuadas que demuestren que funcionan. El ciclo PDCA también requiere que los implicados se impliquen y crean en el proceso.

Ejemplos de un ciclo PDCA

He aquí dos ejemplos de empresas que utilizan el ciclo PDCA para introducir mejoras en el lugar de trabajo:

Ejemplo 1

El Hospital Regional Blue forma un equipo PDCA para gestionar el elevado número de infecciones asociadas a la atención sanitaria (HAI), en las que los pacientes contraen una infección secundaria a causa de su estancia en el hospital. El equipo decide que, tras pasar por el ciclo PDCA, quiere ver una reducción del 25% en el número de HAI. El equipo piensa en las razones por las que se producen las IRAS, que pueden incluir una formación ineficaz de los empleados, un sistema de filtración de aire deficiente o estancias hospitalarias más largas de lo necesario.

El equipo puede decidir entonces que cree que la formación inadecuada de los empleados es el núcleo de su problema de IAH. Pueden pensar que si los empleados siguieran un programa de formación, podrían evitar muchas infecciones secundarias en sus pacientes. A lo largo de varios meses, pueden desarrollar una nueva formación y utilizar un grupo básico de enfermeras para probar esta formación y ver si estas enfermeras siguen más el protocolo y si sus pacientes tienen una incidencia significativamente menor de infecciones asociadas a la atención sanitaria.

Si esta solución parece funcionar y el equipo está contento con los resultados, entonces el ciclo puede cerrarse por un tiempo hasta que llegue el momento de volver a revisar la formación y mejorarla aún más. Si no parece que la formación sea eficaz para reducir el número de IRAS en un plazo determinado, el equipo puede volver a examinar las soluciones propuestas e intentar otra cosa.

Ejemplo 2

El equipo de recursos humanos de Market Brands se encarga de revisar los currículos de los puestos vacantes, llamar a los candidatos cualificados y programar las entrevistas con el director de contratación. Se dan cuenta de que se encuentran con muchos candidatos que ya han encontrado otro trabajo en el momento en que se ponen en contacto con ellos. Esto significa que los puestos vacantes en Marget Brands tardan más en cubrirse, lo que puede afectar al éxito del negocio y a la sensación de sobrecarga de trabajo de los empleados actuales.

El grupo que está pasando por el ciclo PDCA puede darse cuenta de que el problema radica en el tiempo que se tarda en calificar al candidato y en contactar con él para una entrevista. Las soluciones propuestas pueden ser la contratación de un administrador de recursos humanos que pueda filtrar las nuevas solicitudes, la instalación de un nuevo software de sistema de seguimiento de candidatos que busque automáticamente determinadas palabras clave en las solicitudes y un nuevo procedimiento de programación que facilite la inclusión de la entrevista en el calendario.

El grupo debe analizar estas opciones, mirar los datos y elegir qué solución parece ser la mejor para el problema. Deciden que necesitan un sistema de seguimiento de candidatos que pueda aliviar parte de la carga del equipo de recursos humanos, proporcionándoles el tiempo que necesitan para hacer una selección telefónica de los candidatos cualificados y programar una entrevista con el director de contratación. Pueden utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para un grupo pequeño, como por ejemplo, para un solo puesto de trabajo nuevo.

Si el proceso se desarrolla sin problemas y el grupo ve que el sistema de seguimiento mejoró significativamente el tiempo que se tardaba en revisar todas las solicitudes, el equipo puede considerar que es una solución satisfactoria. Entonces lo pondrán en práctica, supervisarán continuamente su rendimiento y buscarán aún más formas de mejorar el proceso de contratación. Sin embargo, es posible que quieran revisar su lista de posibles soluciones si se dan cuenta de que el sistema de seguimiento de candidatos está dejando fuera a candidatos viables y no funciona como debería.