La mejor manera de pedir tiempo libre por correo electrónico

En la competitiva cultura laboral de las empresas modernas, muchos empleados se sienten intimidados cuando piden tiempo libre o días de vacaciones. Tomarse un tiempo libre es importante para la salud y el bienestar, y da una sensación renovada de motivación y energía para desempeñar el trabajo al máximo.

Si aprendes a pedir tiempo libre de la forma correcta y lo planificas adecuadamente, puedes evitar cualquier impacto negativo y obtener los resultados que deseas.

Cómo solicitar tiempo libre en un correo electrónico

  1. Conozca las directrices de su empresa
  2. Saber a quién dirigirse
  3. Guarde una copia de la comunicación
  4. Sea específico

Conozca las directrices de su empresa

Si quiere enviar un correo electrónico de solicitud de días libres, asegúrese de que la comunicación por correo electrónico es apropiada para su lugar de trabajo y que sigue las directrices de la empresa para solicitar días libres en el trabajo. También debe estar seguro de cuál es el plazo adecuado para solicitar el tiempo libre y averiguar qué debe incluirse en el correo electrónico;

Por ejemplo, algunas empresas exigen que se les avise con meses o semanas de antelación, y otras piden que identifique el tipo de tiempo libre que solicita. Los tipos de tiempo libre más comunes son: 

  • Vacaciones
  • Enfermedad
  • Licencia médica
  • Permiso familiar
  • Duelo
  • El servicio del jurado
  • Militar
  • Permiso de maternidad o paternidad
  • Tiempo personal
  • Excedencia de corta o larga duración

Aunque no sea necesario entrar en detalles sobre las circunstancias de su tiempo libre, los procedimientos para solicitar distintos tipos de tiempo libre pueden variar según las políticas del empleador.

Saber a quién dirigirse

También es importante enviar el correo electrónico a la persona adecuada. No querrás que tu correo electrónico acabe perdido en el ciberespacio o mal dirigido, así que averigua si debe enviarse a tu director, a recursos humanos o a un jefe de departamento. Si tu supervisor tiene un asistente, cópialo en el correo electrónico para que quede constancia de ello.

7. Guarde una copia de la comunicación

Es una buena costumbre enviar una copia de tu solicitud por correo electrónico a ti mismo y mantener una carpeta de escritorio o de correo electrónico para tener una copia de seguridad. Puedes utilizar la función de recepción de tu correo electrónico para obtener una notificación de que tu correo ha sido abierto por el destinatario, así al menos sabrás que fue entregado.

Sea específico

En el cuerpo del correo electrónico, asegúrese de especificar el día libre que solicita. Es útil incluir el día de la semana, la fecha exacta y si se trata de media jornada, en caso de necesitarla. Si tiene previsto utilizar su tiempo de PTO para citas médicas que no sean de emergencia, y su empresa lo permite, incluya una nota en su correo electrónico. Incluya la solicitud de tiempo libre en el asunto. 

Si el tiempo libre es para algo sensible al tiempo, es posible que quieras ser un poco más detallado en tu solicitud. Podría decir algo como

  • Mi hija tiene un recital de danza.
  • Mi primo está en la ciudad durante el fin de semana.
  • Tengo una cita con un contratista de reparaciones en el hogar.

También puede solicitar un día personal sin dar más detalles, aunque es preferible señalar que se trata de una solicitud urgente.

Para mejorar sus posibilidades de obtener la aprobación, puede mostrar pruebas de planificación para ilustrar cómo su ausencia no interrumpirá el flujo de trabajo en la oficina. Si lo consideras oportuno, incluye una línea sobre cómo piensas cubrir tu trabajo.

Por ejemplo, puede decir algo como

  • He pedido a Jane y Jack que cubran a mis clientes.
  • Jen se ha ofrecido a cubrir mi teléfono durante el día.
  • Llevo unos días de adelanto en el proyecto de Smith, así que tendré tiempo de sobra para terminarlo cuando vuelva.

Ejemplo de correo electrónico de solicitud de plazo

Ejemplo de correo electrónico de tiempo libre

Línea de asunto: Nombre y apellidos – Solicitud para el 1-14 de junio

Querido Tom,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para solicitar tiempo libre del 1 al 14 de junio para unas vacaciones planeadas con mi familia. ¿Le parece bien al equipo? Estaré localizable por teléfono y correo electrónico durante ese tiempo.

Mi proyecto actual estará terminado para el 26 de mayo, y puedo completar el papeleo de seguimiento para el 29 de mayo, así que hay mucho tiempo antes de mis vacaciones.

Por favor, hágame saber si este es un buen momento para usted y si necesita alguna información adicional de mi parte.

Gracias.

Lo mejor,

Nombre y apellidos

Ejemplo de seguimiento por correo electrónico del tiempo libre

Línea de asunto: Nombre y apellidos – Comprobación re: 1-14 de junio

Estimado Tom,

Le escribo para recordarle nuestra anterior conversación por correo electrónico del 10 de abril en la que le pedía tiempo libre del 1 al 14 de junio.

He completado nuestro proyecto antes de lo previsto, por lo que tendrás la documentación de seguimiento antes del 25 de mayo.

También quería recordarle que estaré localizable por teléfono y correo electrónico durante el viaje si usted o cualquier miembro del equipo necesita ponerse en contacto conmigo.

Gracias.

Lo mejor,

Nombre y apellidos

Pedir tiempo libre puede ser estresante y abrumador, pero un poco de previsión y tacto te ayudarán a conseguir las vacaciones que necesitas y a garantizar que tu jefe y tus compañeros de trabajo estén preparados para ser productivos en tu ausencia. Al tener en cuenta a los demás, lo más probable es que tu jefe y tus compañeros te echen de menos y esperen tu regreso.

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