Cuando crea un nuevo puesto, puede aprovechar mejor sus habilidades y avanzar en sus objetivos profesionales. Su empresa también puede beneficiarse de sus esfuerzos en un puesto que tal vez no sabía que necesitaba.
En este artículo, analizaremos una serie de consejos que puede utilizar para crear una propuesta de puesto de trabajo eficaz para presentar a su empleador.
¿Qué es una propuesta de trabajo?
La propuesta de trabajo de un empleado describe el dilema de la empresa y describe una solución en forma de un nuevo puesto de trabajo. Incluye información sobre las tareas y deberes del nuevo puesto, cómo el empleado aplicaría sus habilidades y experiencia, y cómo se implementaría la solución;
Las propuestas de trabajo pueden ayudar a los empleados a avanzar en su empresa y a seguir una trayectoria profesional más centrada. La creación de un nuevo papel en la empresa también puede conducir a resultados más eficientes y rentables para el negocio.
Si identifica un reto al que se enfrenta su empresa y cree que tiene el talento adecuado para ayudar a solucionar ese problema, puede considerar la posibilidad de elaborar una propuesta para un nuevo puesto. Debería tener al menos unos años de experiencia en su empresa o muchos años de experiencia en su campo antes de pedir a su empleador que cree un nuevo puesto para usted.
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Cómo escribir una propuesta de trabajo para un nuevo puesto
Para cambiar de función dentro de una empresa, primero tendrá que desarrollar un discurso eficaz que detalle por qué es necesario y valioso un nuevo puesto de trabajo. Lo mejor es preparar una propuesta verbal y otra escrita para explicar con eficacia en qué consiste el puesto y por qué eres la persona adecuada para él. Utilice estos consejos para crear una propuesta que ayude a su empleador a tomar una decisión informada.
- Esbozar un reto de la empresa
- Explicar el valor del puesto
- Aclarar las funciones del puesto
- Detallar sus calificaciones
- Describa su historia con la empresa
- Crear una propuesta escrita
1. Esbozar un reto de la empresa
Al exponer un problema específico de su empresa, presenta el valor potencial de la aprobación de un nuevo puesto. Identifique el obstáculo y proporcione detalles sobre cómo ese problema está impidiendo el crecimiento de la empresa. Si es posible, utilice datos cuantificables al describir el problema que su nuevo puesto puede resolver.
Ejemplo: Nuestro sistema de programación automática crea algunos retos para la empresa en términos de uso de horas extras y rotación de personal. Como el horario de trabajo sólo se publica con una semana de antelación, los empleados tienen problemas para planificar sus horarios personales con antelación sin saber cuáles serán sus próximos turnos. Como resultado, a menudo tienen que cambiar los turnos o encontrar cobertura en el último minuto, lo que conduce a costos excesivos de horas extras que suman más de 115.000 dólares al año;
La falta de coherencia en los horarios es también una de las principales razones de la alta rotación de personal y de los bajos índices de satisfacción de los empleados. De hecho, el 60% de los empleados que renunciaron en los últimos tres años citaron la distribución desigual de los turnos como su principal razón para dejar la empresa;
2. Explicar el valor de la posición
Detalla cómo una nueva posición puede resolver el problema que has esbozado. El puesto propuesto debe abordar este reto de forma directa y cuantificable. Demuestre a su jefe que el puesto aportará un valor significativo a la empresa presentando ejemplos concretos de las acciones que puede llevar a cabo en esta nueva función.
Ejemplo: Como coordinador de horarios, me encargaría de la distribución uniforme de los turnos y reduciría los costes de las horas extra en más de 100.000 dólares al año. A diferencia de un sistema de programación automático, puedo trabajar directamente con los empleados para ofrecerles los mejores turnos en función de su disponibilidad individual. Este sistema flexible permitirá mejorar la asistencia de los empleados, así como aumentar su satisfacción y reducir la tasa de rotación de personal. También se eliminará el coste anual del sistema automatizado, lo que compensa el salario del nuevo puesto;
3. Aclare los deberes de la posición
Parte de tu propuesta para un nuevo puesto debe ser una lista de las funciones del mismo. Investiga puestos similares en otras empresas para ver qué tareas se suelen requerir en ese tipo de función. Compara la función que propones con otros puestos de tu empresa para asegurarte de que no se solapan las tareas.
Ejemplo: Mis funciones como coordinador de horarios incluirían la organización y preparación de los horarios de trabajo con suficiente antelación para que los empleados puedan evitar el intercambio de turnos. Cuando se produzcan conflictos de horario, como cuando los empleados estén de vacaciones o llamen para decir que están enfermos, encontraría cobertura evitando las horas extras para el personal cuando sea posible. También apruebo y programo el tiempo libre de los empleados y hago un seguimiento del uso de los días de vacaciones y enfermedad y de los registros de asistencia general. Al final de cada semana, verificaré las horas trabajadas por los empleados a efectos de la nómina;
4. Detalla tus calificaciones
Deje claro que, si se aprueba el nuevo puesto, usted es la mejor persona para el trabajo. Considere qué tipos de habilidades se requieren para completar las funciones enumeradas en la sección anterior. Esto puede incluir habilidades mensurables, como la capacidad de utilizar determinados programas informáticos, o rasgos que le hagan encajar en el puesto, como la capacidad de comunicación o las buenas relaciones con sus compañeros;
Ejemplo: Mis cualificaciones para el puesto de coordinador de programación incluyen mis sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, que emplearé cuando discuta las preferencias de los turnos con el personal y señale los posibles problemas a la alta dirección. Mis habilidades organizativas, el mantenimiento de registros precisos y el dominio de los programas de Microsoft Office serán útiles para el seguimiento de la asistencia y el tiempo libre de los empleados, garantizando una cobertura suficiente de los turnos en cada departamento. También mantengo una relación amistosa con los empleados y el personal directivo que me permitirá gestionar mejor las preocupaciones del personal;
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5. Describa su historia con la empresa
Tu historial laboral en la empresa debe desempeñar un papel importante a la hora de defenderte como el candidato ideal para el puesto. Puede detallar sus logros anteriores en el trabajo y su familiaridad con los procedimientos y políticas de su empleador. Describa cómo su historial en la empresa le sitúa en una posición única para entender y resolver los retos que ha planteado.
Ejemplo: Mis conocimientos de las políticas de dotación de personal de la empresa, los procedimientos y las mejores prácticas me ayudarán a crear horarios con una distribución de turnos más equitativa. Dado que seré responsable de cubrir los turnos por cuestiones de última hora, como las llamadas de los empleados que están enfermos, mi excelente asistencia y puntualidad me hacen muy adecuada para el puesto. Y lo que es más importante, tengo un profundo conocimiento de las necesidades actuales de personal y de los problemas presupuestarios gracias a mis años de experiencia como jefe de personal, por lo que confío en que podré resolver estos problemas de forma que beneficien tanto al personal de turno como a la alta dirección;
6. Crear una propuesta escrita
Cuando elabore su nueva propuesta de trabajo, prepare una carta con una descripción general de su propuesta junto con cualquier documento que detalle su solicitud y cualquier investigación de apoyo que haya realizado. También puedes utilizar tu propuesta escrita para estructurar tu propuesta verbal. Una vez que tengas preparadas tus propuestas escritas y verbales, fija una hora para reunirte con tu jefe. Deja tu propuesta escrita a tu jefe para que pueda revisar los detalles después de la reunión.
En este ejemplo de carta de propuesta para nuevos puestos, utilizaremos el ejemplo del coordinador de programación anterior:
Estimada Sra. Smith,
Debido a los continuos desafíos dentro de nuestro departamento de programación, me gustaría proponer la creación de un nuevo puesto en ABC, Inc: Coordinador de Programación.
Según mi investigación, nuestro sistema de programación automática crea algunos desafíos para la empresa en términos de uso de horas extras y rotación de personal. El horario de trabajo sólo se publica con una semana de antelación, lo que impide a los empleados conocer sus próximos turnos con el tiempo suficiente para planificar sus horarios personales. En consecuencia, a menudo tienen que cambiar los turnos o encontrar cobertura en el último momento, y los empleados que cubren los turnos se arriesgan a acumular mayores cantidades de horas extraordinarias. Esta incoherencia en los horarios es una de las principales razones de la elevada rotación del personal y de los bajos índices de satisfacción de los empleados en ABC, Inc.
Los datos que recogí sobre los dos impactos negativos incluyen:
- Costes excesivos de horas extras que suman más de 115.000 dólares al año.
- El 60% de los empleados que renunciaron en los últimos tres años citaron la distribución desigual de los turnos como su principal razón para dejar la empresa.
La adición de un puesto de coordinador de programación abordaría directamente estas cuestiones. En este puesto, garantizaría una distribución uniforme de los turnos y reduciría los costes de las horas extraordinarias en más de 100.000 dólares al año. A diferencia de un sistema automático de programación, puedo comunicarme directamente con los empleados para ofrecerles los mejores turnos en función de su disponibilidad individual
Este sistema flexible permitirá mejorar la asistencia de los empleados, así como una mayor satisfacción de los mismos y una menor tasa de rotación del personal. También se eliminará el coste anual del sistema automatizado, lo que compensa el salario del nuevo puesto.
Mis funciones como coordinador de programación incluirían:
- Organizar y preparar los horarios de trabajo con antelación para evitar el intercambio de turnos
- Gestionar la cobertura de los turnos evitando las horas extras cuando sea posible
- Acomodar los conflictos de programación
- Seguimiento de los registros de asistencia de los empleados, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad
- Aprobar y programar el tiempo libre de los empleados.
- Verificar las horas semanales de los empleados para la nómina
He trabajado para ABC, Inc. durante casi siete años en diversos puestos del personal. Por lo tanto, estoy familiarizado con muchas políticas de la empresa que afectan a la programación del personal. Mis cualificaciones para el puesto de coordinador de programación incluyen:
- Habilidades de comunicación escrita y verbal para discutir las preferencias de turno con el personal
- Habilidades de pensamiento crítico para detectar posibles problemas e informar a la dirección superior
- Capacidad de organización para garantizar que se archiva la documentación adecuada y que hay suficiente cobertura de turnos en cada departamento
- Habilidades de registro para asegurar que las preferencias de los empleados se actualizan regularmente para evitar conflictos
- Dominio de los programas de Microsoft Office para realizar el seguimiento de la asistencia y el tiempo libre de los empleados
- Habilidades de creación de equipos para mantener relaciones amistosas con los empleados y el personal directivo para manejar mejor las preocupaciones del personal.
Gracias por tomarse el tiempo de revisar esta propuesta para un nuevo puesto de Coordinador de Programación. Creo que esta función me permitirá poner en práctica mis habilidades y cualificaciones para beneficiar a la empresa y mejorar la retención de los empleados. Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna otra pregunta sobre mi propuesta. Espero poder discutir la oportunidad con usted más a fondo.
Atentamente,
Linda Jones
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Mientras negocia un posible nuevo puesto con su empleador, siga demostrando su ética de trabajo y su dedicación al éxito de la empresa mientras sigue en su puesto actual. Su presentación de trabajo efectiva ilustra el sólido retorno de la inversión al implementar este nuevo puesto, y su trabajo continuo puede ayudar a su empleador a ver que usted está calificado para manejar estas nuevas responsabilidades.