¿Qué es un plan de acción correctiva? (Con ejemplos)

Un plan de acción correctiva ayuda a las empresas a esbozar los pasos a seguir para resolver una acción que interfiere en sus operaciones comerciales. Cuando las organizaciones las utilizan, pueden empezar a racionalizar su flujo de trabajo y corregir errores. Conocer los diferentes componentes que conforman un plan de acción correctiva puede ayudarle a crear uno para su empresa. En este artículo, exploramos los planes de acción correctiva, explicamos los elementos de uno y proporcionamos un ejemplo de un plan de acción correctiva.

¿Qué es un plan de acción correctiva?

Un plan de acción correctiva, o PAC, es un documento para lograr los resultados previstos para la resolución de acciones indeseables. En ellos se registra lo que las partes participantes deben hacer para corregir una acción indeseable. Las empresas utilizan los planes de acción correctiva cuando un problema identificado tiene el potencial de afectar negativamente al sistema de gestión de la calidad de la empresa. Cuando se aplican correctamente, estos planes pueden ayudar a mejorar las operaciones de la empresa y a resolver problemas relacionados con el trabajo.

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¿Por qué son importantes los planes de acción correctiva?

Los planes de acción correctiva son importantes, ya que proporcionan documentación para las acciones correctivas de una empresa. Proporcionan un proceso para aplicar la acción correctiva, que comienza con la investigación y termina con la revisión. Las empresas que utilizan esta planificación tienen un sistema sobre el que reflexionar para gestionar y desarrollar sus soluciones. Algunas de las ventajas de utilizar planes de acción correctiva son:

  • Mejorar los procesos o métodos de trabajo
  • Agilización del flujo de trabajo
  • Aumentar la eficiencia y la eficacia
  • Encontrar formas rentables de corregir errores

Elementos de un plan de acción correctiva

A continuación se exponen los elementos clave de un plan de acción correctiva:

Problema definido

El primer elemento de un plan de acción correctiva es identificar el problema. Por ejemplo, una tienda de ropa online puede recibir una queja de un cliente por haber recibido un artículo roto. Al comprender el problema que tiene la organización, puede encontrar posibles soluciones. Esto también ayuda a su equipo a entender lo que tiene que hacer. También le ayuda a identificar a qué equipo afecta el problema, como la gestión de la calidad en el caso anterior. Considere la posibilidad de incluir enlaces a fuentes apropiadas que apoyen el problema definido. Entre ellas se incluyen recursos como:

  • Reclamaciones de los clientes
  • Incidentes de seguridad
  • Resultados de la auditoría
  • Materiales no conformes

Fechas de vencimiento

Los planes de acción correctiva incluyen plazos para que la empresa complete los pasos para alcanzar la resolución deseada. Las organizaciones pueden crear listas con las tareas que deben completar cada día, priorizando las tareas necesarias para alcanzar su objetivo. Esta sección también puede incluir las consecuencias de no alcanzar la fecha de vencimiento deseada.

Evaluación de riesgos

Las evaluaciones de riesgo ayudan a las empresas a estimar el nivel de riesgo de determinadas acciones. Al crear un plan de acciones correctivas, las organizaciones utilizan su matriz de evaluación de riesgos para determinar la cantidad de riesgo y así poder eliminar las acciones de alto riesgo. La revisión de los riesgos también es útil al concluir el proceso de acción correctiva, ya que permite a las empresas averiguar si sus acciones ayudaron a resolver el problema o si deben comenzar el proceso de nuevo.

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Causa principal

Para ayudar a encontrar una posible solución, hay que encontrar la causa raíz que contribuye al problema. Hay una variedad de métodos y técnicas para el análisis de la causa raíz. Por ejemplo, el análisis de los cinco porqués plantea la pregunta «¿Por qué?» para determinar la causa de un problema. En el caso de la queja de un cliente sobre un artículo roto, la empresa podría trabajar con el análisis de los porqués y descubrir que el cliente recibió un artículo roto porque la caja se cayó durante el envío.

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Elementos de acción

El plan de acción correctiva incluye elementos de acción sobre cómo la organización planea corregir el problema definido. Incluya detalles que ayuden a explicar lo que hay que hacer, como la descripción del plan de corrección seleccionado. Otros factores a tener en cuenta al enumerar los elementos de acción son los costes y la asignación de tareas.

Partes interesadas

Durante la fase de planificación de la acción correctiva, determine quiénes son las partes interesadas. A menudo, son los clientes o los empleados que se ven afectados. Las empresas suelen ponerse en contacto con las partes interesadas lo antes posible para informarles de las soluciones que piensan aplicar.

Métricas para la realización

Los planes de acción correctiva también incluyen las métricas de finalización o la línea de base que la empresa debe alcanzar para considerar el problema resuelto. Por ejemplo, la empresa que experimenta un cliente molesto por su artículo roto puede buscar tener un cliente satisfecho como su métrica de finalización.

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1. Actualizaciones del progreso

Después de completar su plan de acción correctiva, evalúe para ver qué ha ido bien. Durante esta revisión, es posible que descubra que había una forma mejor de alcanzar su resolución. Aquí puede ajustar y mejorar su plan organizando y reiniciando el proceso.

2. Utiliza los planes de acción correctiva

Las empresas utilizan planes de acción correctiva cuando surgen problemas que pueden convertirse en una amenaza para la seguridad o la calidad de la organización. También pueden incluirse circunstancias positivas, como cuando una organización experimenta cambios.

Consejos para redactar un plan de acción correctiva

He aquí algunos consejos que le ayudarán a redactar un plan de acción correctiva:

  • Utiliza una plantilla. Para ayudarle a organizar sus pasos y a quién asignar cada tarea, considere la posibilidad de utilizar una plantilla prefabricada en la que rellene su información.

  • Llevar a cabo la formación. Dado que los planes de acción correctiva suelen implicar la aplicación de cambios en la organización, considere la posibilidad de impartir formación sobre cómo llevar a cabo las acciones correctivas con precisión.

  • Documente todas las partes de la planificación. A lo largo del proceso del plan de acción correctiva, documente la información importante para tener un registro sobre el que reflexionar.

  • Crear objetivos SMART. Cuando establezca objetivos para alcanzar una resolución, asegúrese de que son SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.

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Ejemplos de planes de acción correctivos

Utilice estos ejemplos para ayudarle a crear su plan de acción correctiva:

Plan de mejora del rendimiento de los empleados

El mes pasado, Isabelle recibió una mala evaluación de su rendimiento durante su reunión individual con su jefa de equipo, Lily. El trabajo realizado por Isabelle estaba por debajo del estándar de la empresa y dio lugar a muchas quejas de los clientes.Como resultado, Lily le dijo a Isabelle que le darían un período de mejora en el que Lily supervisaría su trabajo y evaluaría su calidad hasta que alcanzara un nivel de satisfacción del 90%.

Durante el periodo designado, Lily accedió a ayudar a Isabelle a determinar cuál era la causa de su bajo rendimiento y a intentar mejorar su calidad general. Mientras trabajaban juntas, descubrieron que los malentendidos de Isabelle sobre el flujo de trabajo de las operaciones afectaban a su trabajo. Después de volver a formar a Isabelle en los procedimientos adecuados, fue capaz de alcanzar el nivel de satisfacción del 90% en el periodo de mejora designado.

Incidencia en la producción

Global Electronics lanzó recientemente un nuevo software para sus dispositivos y se dio cuenta de que provocaba la caída de sus servidores. Para averiguar la causa de la caída del servidor, los miembros del equipo de Global Electronics decidieron realizar un análisis de la causa raíz. Esto les llevó a reexaminar los dispositivos en los que descargaron el software para averiguar si había un error en ellos. Teddy, un miembro del equipo, descubrió que un dispositivo necesitaba una actualización. Una vez que actualizaron el dispositivo, el software funcionó sin problemas y no hubo más fallos.

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