¿Qué es un plan de acción de emergencia? (con consejos)

Preparar un plan de acción de emergencia para su lugar de trabajo puede ayudar a los empleados a sentirse más seguros a la hora de responder a las emergencias, incluso si suceden de forma inesperada. Un plan de acción de emergencia puede ayudar a los empleados a prepararse para este tipo de eventos y a responder de forma más organizada. Esta preparación puede ayudar a los empleados a sentirse más tranquilos en el lugar de trabajo y, en consecuencia, a evitar más dificultades durante las emergencias.

En este artículo, analizamos qué es un plan de acción de emergencia y su importancia, los elementos esenciales y los consejos para ponerlo en práctica en su lugar de trabajo.

¿Qué es un plan de acción de emergencia?

Un plan de acción de emergencia es un documento que enumera los peligros de un lugar de trabajo y la forma de abordarlos. Las normas de seguridad de la OSHA pueden exigir a estas organizaciones que mantengan un entorno de trabajo saludable y desarrollen un plan de acción. Los empresarios suelen guardar una copia del plan de acción de emergencia en su oficina y lo comparten con sus empleados para que todos puedan leerlo y estudiarlo cuando sea necesario.

Los centros de trabajo desarrollan estos planes para muchos tipos de emergencias, a menudo directamente relacionadas con su línea de trabajo o ubicación. Estas diversas emergencias requieren planes diferentes, y algunos ejemplos de emergencias que los lugares de trabajo pueden encontrar incluyen:

  • Derrames de materiales peligrosos
  • Dispara
  • Tornados
  • Inundaciones
  • Huracanes
  • Tiempo severo/pérdida de energía
  • Tirador activo
  • Emergencias médicas

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¿Por qué es importante tener un plan de acción de emergencia?

Es importante tener un plan de acción de emergencia en el lugar de trabajo porque ayuda a preparar a los empleados para posibles emergencias. Este plan les ayuda a aprender las respuestas apropiadas para diversos eventos y mantiene a los empleados organizados cuando se producen. Por ejemplo, un plan de acción de emergencia puede incluir rutas de evacuación que garanticen que todos salgan del edificio de forma segura. Cuando los individuos no tienen un plan de acción para emergencias, puede llevar a la confusión y a otros problemas graves.

6 elementos de un plan de acción de emergencia

Aunque cada escenario de emergencia puede requerir acciones únicas, también hay elementos generales del plan de acción que pueden ayudar a mantener su lugar de trabajo seguro y organizado en caso de emergencia. Un plan de acción de emergencia eficaz contiene los siguientes elementos estándar establecidos por la OSHA:

1. Procedimientos para informar de emergencias

Esta sección enumera los métodos preferidos por su organización para informar de las emergencias. Estos pasos pueden variar en función de la situación, como por ejemplo si se trata de un incendio o de un derrame químico. Por ejemplo, puede indicar a los empleados que marquen el 911 o se pongan en contacto con otros servicios de emergencia, que utilicen un número de emergencia interno o un sistema de notificación o que activen la alarma de incendios. Cuando indique a los empleados que se pongan en contacto con los servicios de emergencia, puede darles instrucciones adicionales, como la información que deben proporcionar a esos profesionales. Esta información puede incluir la naturaleza y la ubicación de la emergencia, junto con la información de contacto de la persona que llama.

2. Procedimientos de evacuación y vías de escape

Algunas emergencias pueden requerir que los empleados evacuen el edificio. Esta sección describe las rutas de evacuación y de escape para garantizar que los empleados salgan de forma segura y organizada. También puede definir los individuos responsables de ordenar las evacuaciones, junto con las condiciones que requieren las evacuaciones. Además de los procedimientos para el responsable de la evacuación, puede enumerar los pasos que deben seguir los empleados que evacúan, como apagar los equipos o cerrar las puertas.

3. Procedimientos para las operaciones

Durante las emergencias, es posible que algunos empleados tengan que realizar tareas operativas, como el cierre de los sistemas de gas o eléctricos y de equipos especiales. Estas responsabilidades pueden ayudar a garantizar que el equipo de la organización no se dañe durante la emergencia o cree riesgos adicionales para la seguridad de los empleados o del personal de emergencia. En esta sección se definen las personas responsables de estas tareas y los pasos que deben seguir para llevarlas a cabo.

4. Contabilizar a todos los empleados tras las evacuaciones

Si su plan de emergencia cuenta con procedimientos de evacuación, también debe incluir medidas para contabilizar a los empleados y asegurarse de que todos han salido del edificio. Por ejemplo, puede asignar a determinados empleados la responsabilidad de comprobar las zonas del edificio para asegurarse de que están vacías y pasar lista una vez que crean que todos han salido. También puede asignar líderes de evacuación que ordenen y supervisen el proceso de evacuación para mantenerlo organizado.

5. Funciones de rescate y médicas

Las organizaciones suelen utilizar recursos públicos, como los departamentos de bomberos o los centros médicos, para realizar tareas de rescate y médicas durante las emergencias. Sin embargo, al desarrollar su plan de acción de emergencia, puede identificar a los empleados que pueden ayudar antes de que lleguen los servicios de emergencia. Por ejemplo, puede tener empleados con certificaciones de primeros auxilios o RCP o proporcionar dicha formación a personal interno específico. En esta sección de su plan, puede enumerar a dicho personal y su información de contacto para asegurarse de que los empleados saben a quién dirigirse para obtener ayuda en caso de emergencia.

6. Información de contacto

Su plan de acción de emergencia debe incluir una lista del personal interno al que los empleados pueden dirigirse para obtener más información sobre el plan de emergencia. Estas personas suelen desempeñar funciones de autoridad o liderazgo dentro del plan de emergencia. Los empleados pueden hacerles preguntas relacionadas con el plan de acción o con sus funciones asignadas. Al enumerar el personal, indique sus nombres, cargos, departamentos y números de teléfono o direcciones de correo electrónico.

Consejos para aplicar un plan de acción de emergencia

Puede utilizar los siguientes consejos para poner en práctica un plan de acción de emergencia dentro de una organización:

Utilizar una plantilla

Puedes buscar plantillas de planes de acción de emergencia para que tu proceso de planificación sea más eficiente. Los recursos gubernamentales, como la OSHA o los CDC, tienen plantillas, listas de comprobación y otros recursos que puede utilizar como guía para desarrollar estos planes esenciales. Al desarrollar planes de emergencia por primera vez, estos recursos también pueden proporcionar un punto de partida sólido para ayudar a garantizar que no se olvide de ningún detalle importante.

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Realice una evaluación de riesgos

Puede empezar a redactar un plan de acción de emergencia realizando una evaluación de riesgos para identificar las posibles emergencias que pueden ocurrir en su organización. Estos riesgos son específicos del trabajo que realiza su organización, junto con su ubicación. Por ejemplo, las plantas industriales pueden identificar emergencias relacionadas con derrames de productos químicos o materiales peligrosos. Mientras tanto, algunas organizaciones pueden necesitar desarrollar planes de acción de emergencia para los desastres naturales en su área, como terremotos, huracanes o tornados.

Durante su evaluación de riesgos, también puede analizar los posibles resultados de cada emergencia. Por ejemplo, las catástrofes naturales pueden provocar cortes de electricidad que afecten a las operaciones y los ingresos de su organización. Cuando sea posible, su plan de acción de emergencia puede incluir procedimientos para mitigar los impactos de las emergencias. Por ejemplo, puede desarrollar protocolos para hacer copias de seguridad o asegurar los datos importantes. Comprender los riesgos y sus posibles efectos puede ayudarle a crear planes de acción de emergencia más detallados y eficaces.

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Evaluar los recursos disponibles

Al desarrollar su plan de acción de emergencia, debe identificar los recursos internos y externos de los que dispone su organización para apoyar una respuesta de emergencia organizada. Estos recursos suelen incluir los servicios públicos locales, como los departamentos de bomberos, las fuerzas de seguridad o los servicios médicos de emergencia. Los recursos internos pueden incluir sistemas de alarma, extintores o personas que puedan prestar ayuda. Proporcione nombres e información de contacto precisos y actualizados de las personas y los servicios de emergencia para evitar confusiones durante las emergencias.

Documentar el lugar de trabajo y las instalaciones

Elabore planos del lugar y de la planta para asegurarse de que los empleados y el personal de emergencia entienden la distribución física de su organización. Esta documentación debe mostrar las entradas del edificio, junto con la ubicación de los controles de servicios o equipos, los equipos de emergencia y los sistemas de seguridad. Los empleados necesitan estos detalles para sentirse cómodos siguiendo los procedimientos de evacuación o escape y realizando actividades de respuesta, como activar las alarmas de incendio. También puede compartir esta documentación con el personal de emergencia local para que sus esfuerzos de respuesta sean más eficientes y eficaces. Cuando sea posible, estos profesionales pueden incluso hacer visitas a sus instalaciones para realizar inspecciones o simulacros de seguridad y familiarizarse con la disposición.

Mantenga a sus empleados involucrados

Implique a los empleados en todo el proceso de planificación de acciones de emergencia. Puede elaborar el primer borrador de los procedimientos de emergencia y luego compartirlo con sus empleados para recabar su opinión. Contar con un conjunto de voces diversas que contribuyan a este plan puede aportar puntos de vista que usted no tuvo en cuenta en un principio. Por ejemplo, las personas de cada departamento pueden tener una experiencia que refuerce su plan, como las mejores prácticas para apagar un equipo concreto. También puede recurrir a estas personas para que le ayuden a identificar los riesgos, ya que pueden conocer sus departamentos mejor que usted.

Revise sus planes con los proveedores de servicios de emergencia

Cuando sea posible, reúnase con representantes de los proveedores locales de servicios de emergencia y comparta con ellos su plan de acción de emergencia. Estos profesionales altamente capacitados conocen las mejores prácticas y procedimientos para responder a las emergencias, por lo que pueden ofrecer a su organización valiosos conocimientos. También pueden ponerle en contacto con recursos que le ayuden a desarrollar sus planes y a formar a los empleados en las medidas de seguridad. También puede coordinar simulacros con estos profesionales, lo que les permitirá evaluar a sus empleados y proporcionarles información para mejorar.

Nombrar líderes

Los procedimientos de su plan de acción de emergencia suelen requerir un líder que coordine y supervise las respuestas de emergencia de su organización. Estos líderes pueden representar a miembros del personal de distintos niveles, ya sean empleados o directivos. Puede asignarles responsabilidades específicas, como el apagado de equipos o la gestión del proceso de evacuación. También pueden tener autoridad especial para poner en marcha los procedimientos de emergencia. Defina estos líderes y sus responsabilidades en su plan de acción para mantener a todo el mundo informado, lo que permitirá a los empleados saber a quién dirigirse cuando se produzca una emergencia.

Formar a sus empleados

Puedes desarrollar y organizar oportunidades de formación para asegurarte de que todos los empleados comprenden los procedimientos adecuados. Puede proporcionar una copia del plan de acción de emergencia como parte del proceso de orientación para los nuevos empleados y, potencialmente, incluir una evaluación para asegurarse de que han revisado el documento. Las organizaciones suelen formar a los empleados mediante la realización de simulacros periódicos para que se familiaricen con los procedimientos adecuados, como las evacuaciones o los cierres. Estos simulacros también pueden proporcionar información sobre la eficacia de sus planes de emergencia. Si se identifican problemas o ineficiencias durante los simulacros, puede ayudar a desarrollar mejoras.

Dependiendo de su organización o plan de acción, también puede considerar la posibilidad de organizar formación especializada, como primeros auxilios o protocolos adecuados para la manipulación de materiales peligrosos. Este tipo de formación puede ayudar a reducir los riesgos de algunas emergencias. Aunque puede confiar en el personal de emergencia local, contar con empleados que sepan realizar primeros auxilios o RCP básicos puede ayudar a las personas a sentirse más cómodas mientras esperan su llegada.

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Continúe actualizando su plan de acción de emergencia

Las organizaciones se enfrentan a continuos cambios, tanto internos como externos. Por ello, debe revisar su plan de acción de emergencia y ajustarlo para tener en cuenta cualquier cambio. Estos cambios pueden estar relacionados con sus operaciones, instalaciones o personal, lo que podría afectar a la eficacia de los planes originales que estableció. Por ejemplo, puede que tenga que actualizar la información de contacto incluida en el plan o las rutas de evacuación afectadas por una remodelación. La frecuencia de su revisión puede variar, pero considere realizar al menos una revisión anual para asegurarse de que los procedimientos existentes se ajustan a sus necesidades actuales.