¿Qué son los planes de contingencia y cómo crear uno?

Cuando se dirige un negocio o se supervisa un proyecto, es importante contar con planes de contingencia. Un plan de contingencia establece respuestas metódicas para cuando se produzcan situaciones de interrupción. Aunque no puede prepararse para todas las complicaciones posibles, cuantos más planes tenga preparados, más posibilidades tendrá de reaccionar rápida y eficazmente ante cualquier reto que surja. En este artículo, hablamos de lo que es un plan de contingencia y de lo que comprende, y a continuación le enseñamos a crear uno y le ofrecemos un plan de ejemplo.

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es un curso de acción predefinido que se toma si algo interrumpe las operaciones o un proyecto. Un plan de contingencia detallado proporciona pasos de respuesta para minimizar cualquier efecto negativo del cambio de planes.

Un plan de contingencia garantiza que no se precipite la respuesta a una situación, ya que permite elegir cuidadosamente las acciones antes de que surja una necesidad urgente.

Elementos de un plan de contingencia

Cuantos más detalles incluya su plan de contingencia, más estructurada será su respuesta. Un plan de contingencia puede incluir los siguientes elementos:

  • Disparador: Es el evento o circunstancia que desencadena la necesidad de utilizar su plan de contingencia. Puede tratarse de una acción específica, como la pérdida de acceso a un proveedor, o de una condición general, como un análisis de datos que revele que un plan no está cumpliendo los objetivos de rendimiento.
  • Respuestas disponibles: Un simple plan de contingencia puede comprender sólo una respuesta a un problema potencial. Por el contrario, un problema mayor o uno que se considere más probable, puede tener varias respuestas para permitirle considerar rápidamente varias opciones.
  • Personas clave: Entre las personas que suelen figurar en un plan de contingencia se encuentran los directivos y los miembros del personal de los departamentos que son relevantes para el proyecto original y el plan de contingencia.
  • Desglose del equipo: Además de las instrucciones específicas para los miembros clave del personal, es crucial incluir información sobre lo que deben hacer los distintos departamentos si se pone en marcha el plan de contingencia. Diríjase a todos los equipos a los que afectará el plan, de modo que proporcione información clara a todo el personal.
  • Objetivos: Para obtener los mejores resultados, todo plan de contingencia debe tener un resultado deseado claro. El objetivo puede ser tan simple como minimizar una interrupción, o puede requerir técnicas de resolución de problemas más complejas. Sea cual sea el objetivo, la claridad en el propósito del plan ayudará a garantizar su eficacia.
  • Plazos de respuesta: Cuando se responde a una emergencia, crear varias fases de respuesta puede mejorar los resultados. Esto incluye las acciones a realizar inmediatamente, las acciones en el primer día de respuesta y las acciones en la primera semana o más. Esto permite realizar esfuerzos inmediatos para abordar los efectos más perjudiciales de la interrupción. Después, el plan puede abordar las fases posteriores que pueden no requerir una atención tan urgente.

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Formas de utilizar un plan de contingencia

Los planes de contingencia son herramientas versátiles porque pueden dar cuenta de una amplia gama de escenarios. Algunos de los usos más comunes de los planes de contingencia son los siguientes:

Relaciones públicas

Uno de los principales planes de contingencia que suelen utilizar las empresas son las respuestas predeterminadas de relaciones públicas. Estos planes de contingencia describen las respuestas en caso de crisis de relaciones públicas, incluyendo a quién consultar para una declaración y dónde publicar la información de cara al público.

Interrupciones del horario

Disponer de un plan de contingencia para cuando un proyecto se retrasa le permite aplicar cambios para que el proyecto vuelva a cumplir el calendario previsto. Un plan de contingencia de programación puede incluir métodos para acelerar la entrega, como aumentar las horas de trabajo asignadas al proyecto o ajustar el alcance del mismo. Estos planes pueden incluir esquemas para los mensajes que se transmiten al público o a las partes interesadas en relación con los retrasos del proyecto.

Cuestiones de rendimiento

Siempre que se ejecuta un proyecto con resultados medibles, como una campaña de marketing, es útil tener planes de contingencia para situaciones en las que el proyecto no está cumpliendo los objetivos. Por ejemplo, si una campaña publicitaria no llega al público objetivo, un plan de contingencia podría identificar el personal y los recursos necesarios para ajustar la estrategia de la campaña.

Cambios en el presupuesto

Cuando la financiación de un proyecto se reduce o el coste de un material necesario aumenta, esto puede dar lugar a ajustes presupuestarios. Un plan de contingencia puede poner de relieve las áreas en las que puede obtener financiación adicional o identificar los elementos del proyecto que puede reducir para adaptarse a la nueva situación financiera.

Pérdida de un socio o contratista

Los grandes proyectos a menudo incluyen la cooperación entre muchas partes interesadas, y esto ocasionalmente lleva a situaciones en las que un colaborador o contratista clave se retira del proyecto. Un plan de contingencia puede incluir opciones para encontrar sustitutos de manera que la pérdida cause una interrupción mínima.

Dificultades técnicas

Las empresas modernas dependen de la tecnología, y aunque esto suele permitir al personal realizar su trabajo de forma más eficiente, también aumenta el potencial de dificultades técnicas imprevistas. Un plan de contingencia para las dificultades técnicas puede incluir opciones de copia de seguridad, cadenas de distribución de piezas de repuesto y métodos para continuar el trabajo hasta que sus profesionales de la tecnología resuelvan el problema.

Cómo crear un plan de contingencia

Si está listo para desarrollar un plan de contingencia para su empresa, es clave cubrir todos los elementos necesarios. A continuación se explica cómo crear un plan de contingencia eficaz:

1. Evaluar el estado de su empresa

Todos los planes de contingencia deben funcionar dentro del marco de su empresa y sus capacidades. Si aún no tiene una auditoría detallada de las finanzas de su empresa y un conocimiento de los distintos departamentos, tómese el tiempo necesario para conocer a fondo los recursos de su empresa. Comprender mejor su empresa le permitirá crear planes de contingencia más eficaces.

2. Identificar los riesgos potenciales de su empresa

Sólo puedes desarrollar un plan de contingencia si sabes cuándo o por qué puede ocurrir un evento negativo. Los acontecimientos negativos pueden consistir tanto en riesgos específicos, como que un miembro vital del equipo abandone la empresa, como en riesgos generales, como recibir una cobertura de prensa negativa.

Al crear la lista de posibles problemas que requieren contingencias, es útil hablar con otros miembros del personal para pedirles su opinión. Aprender de expertos externos, como la contratación de consultores o la lectura de artículos de líderes del sector, es otra forma excelente de identificar los posibles riesgos a los que se enfrenta la empresa.

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3. Lluvia de ideas sobre posibles soluciones

Empezando por los riesgos más críticos, ya sea porque son los más probables o los más costosos, empieza a recopilar una lista de respuestas. Aunque no debes sentirte obligado a invertir mucho tiempo en una lluvia de ideas y consultas para cada riesgo, cuanto más tiempo dediques a considerar tus opciones, más probable será que identifiques el mejor curso de acción para desarrollar un plan de contingencia completo.

4. Desarrolle sus planes de contingencia

Con sus mejores soluciones identificadas, puede desarrollar el plan o planes de contingencia. La duración de los planes de contingencia puede variar debido a varios factores clave. La primera consideración es la importancia del plan, basada tanto en la probabilidad de que se produzca el suceso negativo como en el grado de perturbación que supondría. Otra consideración es la complejidad de la respuesta. Si hay muchos departamentos y recursos necesarios para poner en marcha el plan, incluya todos los elementos relevantes en el documento del plan.

Otra opción a la hora de desarrollar sus planes de contingencia es crear más de una respuesta potencial a una sola complicación. Al tener varias opciones planificadas, puedes elegir la contingencia que mejor se adapte a la situación actual, lo que te permite encontrar un equilibrio entre estar preparado y ser flexible.

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5. Compartir sus planes y hacer revisiones

Buscar opiniones externas es una excelente manera de evaluar sus planes de contingencia después de haber identificado los riesgos y creado los primeros borradores. Esto le ayudará a darse cuenta de cualquier cosa que haya pasado por alto o de posibles opciones de las que no era consciente. Los jefes de departamento de los equipos a los que se refiere el plan pueden ayudar a dar forma a su plan de contingencia final para que se ajuste a los recursos y capacidades de sus equipos.

Utilizando la información que ha reunido al consultar a otras personas, haga los ajustes necesarios en el plan. La creación de un plan que su personal se sienta cómodo ejecutando aumenta las posibilidades de que funcione bien si tiene que utilizarlo.

6. Mantenga sus planes actualizados

Los negocios son dinámicos y, a medida que pasan los meses, las situaciones que llevaron a la creación de sus planes de contingencia pueden cambiar. Es crucial que revises regularmente tus planes de contingencia para asegurarte de que siguen encajando en tus operaciones actuales.

Una evaluación anual es suficiente para la mayoría de los planes, pero cada vez que su organización sufra un cambio importante, es el momento ideal para ver si necesita actualizar alguno de sus planes para tener en cuenta las nuevas circunstancias.

Ejemplo de plan de contingencia

Al crear un plan de contingencia, elija un formato que sea fácil de entender. Este ejemplo utiliza un formato de esquema sencillo para transmitir rápidamente los elementos clave de una respuesta a los malos resultados de marketing:

  1. Desencadenante: El rendimiento de los anuncios online cae por debajo del 15% de conversiones
  2. Respuesta: Cambiar los anuncios que se sirven o el público objetivo para alterar el programa
  3. Quién: Departamento de marketing y departamento gráfico
  4. Responsabilidades:
  • Marketing: Analizar las métricas de rendimiento de los anuncios para identificar los rendimientos decrecientes, marcar los anuncios de bajo rendimiento para su eliminación y marcar los avatares de bajo rendimiento para su ajuste.
  • Gráfica: Colaborar con el departamento de marketing en la búsqueda de ideas gráficas para los anuncios, examinar los anuncios de alto rendimiento para identificar las tendencias de éxito y crear nuevos gráficos y entregarlos al departamento de marketing para su implementación.

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