Cómo utilizar un plan de control de proyectos (con consejos)

El trabajo de un gestor de proyectos consiste en ayudar a los equipos a crear, desarrollar y entregar productos para su organización o clientes. Puede emplear varios tipos de planes para mantener a su equipo centrado y saber qué debe completarse para entregar un producto acabado. El uso de estos planes puede ayudarle a mejorar sus habilidades de gestión de proyectos y beneficiar a su empresa.

En este artículo, analizamos cómo utilizar un plan de control de proyectos para entregar productos exitosos, incluyendo cómo este plan es beneficioso y consejos para ayudarle a utilizar uno de manera más eficaz.

Todo lo que necesita saber sobre el control de proyectos

¿Qué es un plan de control de proyectos?

Un plan de control de proyectos es un conjunto de documentos creados por un gestor de proyectos que describe los requisitos para completar un proyecto. Un gestor de proyectos utiliza los conocimientos previos para predecir cómo pueden afectar estos componentes a su proyecto para mantener estos elementos bajo control. Estas partes pueden incluir el número de personas de un equipo, la calidad y el coste de la producción, o el tiempo que se tarda en terminar un proyecto, y determinan si un equipo puede entregar un producto acabado a los clientes y cuándo.

Con un plan de control de proyectos, puede utilizar los conocimientos previos y la información actual, como las métricas de productividad, para prepararse para un proyecto y examinar cómo controlar un proyecto con eficacia. Por ejemplo, puede saber que su gerente está creando los presupuestos anuales para los departamentos de su empresa, así que anota en su plan de control de proyectos que el presupuesto de su proyecto puede no ser muy alto y planifica en torno a esa cifra inferior. Cuando se entere de que el presupuesto real es superior a su estimación, esta información no retrasará su proyecto porque haya planificado una cifra inferior.

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Ventajas de utilizar un plan de control de proyectos

Los planes de control de proyectos son muy beneficiosos si le gusta planificar cada detalle de un proyecto y supervisar de cerca su progreso. Este tipo de plan es valioso para los proyectos que necesitan una mayor atención a los detalles, pero también puede ser útil cuando se inicia un proyecto con el que no se ha topado antes, como la planificación de un proyecto para un nuevo departamento. A continuación, le mostramos algunas de las ventajas de utilizar un control de proyectos en su lugar de trabajo:

  • Estar más preparado: Con un plan de control de proyectos minucioso, su equipo puede prepararse para muchas situaciones y desafíos que pueden ocurrir al tener un plan que puede guiarlos a través de cada aspecto de un proyecto. Esta preparación adicional permite que los proyectos se desarrollen con mayor fluidez y alivia el estrés de producir un producto de calidad para las partes interesadas dentro de su plazo.

  • Cumplir los plazos: Otra de las ventajas de un plan de control detallado es que puede mejorar su capacidad para cumplir el calendario de un proyecto, ya que conoce todos los elementos que podrían causar retrasos y cada una de las tareas que debe realizar su equipo. Dado que el tiempo suele ser un factor para el éxito de la entrega del producto, es importante entender lo que hay que hacer para cumplir el calendario.

  • Anticiparse a los retos: También puede anticiparse a los retos de forma más eficaz con un plan de control del proyecto, ya que parte del proceso de planificación implica predecir y diseñar formas de controlar diversas situaciones. Si surge un reto durante el proyecto, un plan de control exhaustivo puede ayudar a su equipo a tomar mejores decisiones y a adaptarse a los cambios que se produzcan.

  • Aumenta el éxito: Como un plan de control es tan meticuloso y tiene en cuenta diversas situaciones, puede aumentar las posibilidades de que su equipo entregue un producto con éxito y evite errores durante el proyecto. Cuando se puede utilizar el plan para predecir y controlar muchas situaciones, suele ser más fácil hacer cambios y corregir errores en las primeras fases del proceso de producción.

Cómo utilizar un plan de control del proyecto

Considere los siguientes pasos para ayudarle a entender cómo utilizar con éxito un plan de control de proyectos en su lugar de trabajo:

1. Entender el objetivo y el alcance del proyecto

Antes de crear un plan de proyecto, hay que entender el objetivo y el alcance del proyecto. Hable de ello con su jefe y con el cliente que solicita el producto, para poder considerar los parámetros del proyecto en los que puede basar los elementos de su plan de control. Por ejemplo, intente averiguar de cuánto tiempo dispone su equipo para completar el proyecto, cuántos y qué tipo de recursos puede necesitar para terminar el producto y la finalidad del producto para el cliente.

2. Piense en lo que puede controlar

Una vez que entienda el objetivo y el alcance del proyecto, puede pensar en los elementos que puede predecir, supervisar y controlar en su plan. A menudo, estos elementos se incluyen en una de las cuatro categorías siguientes:

  • Personas
  • Calidad
  • Presupuesto
  • Tiempo

Hay aspectos de estas categorías que puede controlar o planificar, como qué empleados forman parte de su equipo y cuánto tiempo puede dedicar a cada tarea del proyecto. Para los aspectos que no puede controlar, como los cambios inesperados, puede intentar predecir y planificar los posibles resultados en su plan de proyecto. Un ejemplo sería una avería en el equipo que cause errores de calidad y retrase la producción. Mientras crea su plan, puede darse cuenta de que el equipo es viejo y funciona mal a menudo, por lo que puede crear un plan de respaldo para esta situación a fin de mantener la producción en el plazo previsto.

3. Reunir información sobre diversos elementos

Reúna información sobre los elementos del proyecto para ayudarle a controlar los resultados o predecir los retos para que el proyecto se desarrolle sin problemas. Investiga cada elemento y busca las formas en que pueden afectar a los objetivos de tu proyecto hablando con los responsables de los departamentos pertinentes, como el de finanzas y el de informática, y con el director que te asignó el proyecto. Con una investigación exhaustiva, podrás entender y predecir más fácilmente los desafíos, estimar los presupuestos y hacer los calendarios para un plan de control útil.

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4. Escriba sus planes

Un plan de control del proyecto suele constar de varios planes más pequeños relacionados con el proyecto que se compilan en un documento grande para que su equipo pueda consultarlo. Algunos ejemplos de planes específicos son las estimaciones de costes y los presupuestos, los plazos para completar las tareas y los detalles sobre cómo comunicar el progreso a los clientes y a otros gestores. Crea estos diversos planes utilizando toda la información que hayas recopilado de las fuentes de tu lugar de trabajo y ponlos en un documento cohesivo que te ayude a entender todo el proyecto y lo que tu equipo debe hacer para tener éxito.

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5. 1. Decida cómo controlar el progreso

Para utilizar plenamente su plan de control del proyecto, decida cómo quiere supervisar el progreso de su equipo e informar al cliente o a su director. Es una buena idea añadir esta información a su plan de control del producto para que sea accesible a todo su equipo y pensar en cómo supervisar el progreso y los cambios de cada elemento específico. Al supervisar con regularidad la marcha de su equipo y del proyecto, podrá detectar más fácilmente los errores o posibles retrasos e informar de su progreso a los clientes y directivos que quieran conocer los detalles.

6. Reúna a su equipo

Reunir un equipo colaborador y bien informado es una de las formas más importantes de aumentar las posibilidades de completar un proyecto con éxito. Dependiendo del proyecto y de sus parámetros, su jefe puede asignarle un equipo o puede elegir usted mismo a los miembros del equipo de varios departamentos. Intente elegir a empleados que trabajen bien juntos y que tengan un conocimiento experto del producto que está creando, y luego delegue en cada miembro las tareas que mejor se adapten a su conjunto de habilidades.

7. Revisar cuando sea necesario

A medida que su equipo avanza en el proyecto, revise su plan con frecuencia y revise la información que haya cambiado desde que lo creó. Dado que el propósito del plan de control es ayudarle a controlar el proyecto y a predecir los retos, es importante mantener la información del plan actualizada por si surgen más retos, para informar con precisión a su director y al cliente y para ayudar a su equipo a mantenerse centrado en las tareas correctas. La revisión también le permite hacer un seguimiento de la nueva información y mejorar la planificación del proyecto para el siguiente.

Consejos para utilizar un plan de control de proyectos

Los siguientes consejos pueden ayudarle a utilizar un plan de control de proyectos de forma más eficaz:

  • Conozca a su equipo. Conocer a su equipo es un paso importante para asignar tareas que se ajusten a sus puntos fuertes y habilidades en el trabajo. Conozca a su equipo a través de ejercicios de creación de equipos, reuniones casuales e informes de progreso de sus gerentes para comprender mejor qué elementos del plan del proyecto pueden completar bien.

  • Revisa regularmente las estimaciones de costes. Aunque es importante revisar todos los aspectos de su plan de control, considere la posibilidad de revisar las estimaciones de costes con frecuencia y a fondo para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto y cumple los objetivos como había previsto. Puede hacerlo actualizando su plan con la cantidad de dinero que su equipo ha gastado en el proyecto y la cantidad que le queda para completarlo.

  • Utilizar la comunicación positiva. Recuerde que debe utilizar un lenguaje positivo cuando se comunique con su cliente, su gestor y los miembros de su equipo, incluso cuando el proyecto no vaya exactamente según su plan. La comunicación positiva anima a tus compañeros y los motiva a seguir trabajando para superar los retos y entregar un producto acabado.

  • Considere un software de planificación de proyectos. Un software de planificación de proyectos puede ayudarle a crear un plan de proyecto de forma más eficiente y ahorrarle tiempo para investigar y conocer a los miembros de su equipo. Hay varios tipos de software de planificación de proyectos a los que puede exportar su plan de proyecto o crear uno nuevo, así que considere la posibilidad de preguntar en su empresa o en su red para ver qué utilizan otros gestores de proyectos.

  • Comprender a las partes interesadas. Las partes interesadas, o clientes, de su proyecto pueden tener peticiones y expectativas específicas para un producto terminado, por lo que es útil entender sus deseos y anotarlos en su plan de proyecto. Por ejemplo, puede mencionar en su plan el objetivo y el plazo del proyecto, que suelen ser decididos por las partes interesadas.