El seguimiento de la situación financiera de su empresa y de dónde gasta o gana dinero puede lograrse organizando sus cuentas en un solo lugar. Es imprescindible hacer un seguimiento de cada una de las transacciones que realiza la empresa, y un plan de cuentas es una herramienta excelente para ello.
En este artículo, hablaremos de lo que es un plan de cuentas y de cómo utilizarlo, y ofreceremos algunos ejemplos.
¿Qué es un plan de cuentas?
Un contable puede referenciar cada cuenta del libro mayor de una empresa por su número de cuenta utilizando un plan de cuentas. Aunque los distintos sectores pueden utilizar planes de cuentas de aspecto diferente, cualquiera que vea uno debería ser capaz de hacerse una idea aproximada de lo que hace la empresa.
Numeración de un plan de cuentas
La numeración de un plan contable consiste en establecer las distintas cuentas y estructurarlas. El sistema de numeración determina el almacenamiento y el tratamiento de la información financiera. Un número de cuenta tiene los tres códigos siguientes:
- Código de división: El código de división es un código de dos dígitos que identifica una división específica dentro de una empresa. Las empresas con una sola división no suelen utilizar un código de división, pero el código puede ser de tres dígitos si hay más de 99 divisiones dentro de la empresa.
- Código del departamento: El código de departamento suele ser un código de dos dígitos que identifica un departamento específico, como contabilidad, marketing o producción, dentro de la empresa.
- Código de cuenta: Suele ser un código de tres dígitos que describe el tipo de cuenta, como activos fijos, gastos de suministros o gastos de transporte. El código de la cuenta dependerá del tipo de cuenta.
Los formatos de código para las diferentes empresas' cuentas podrían tener este aspecto:
- Empresa multidivisión: XX-XX-XXX
- Empresa de una sola división: XX-XXX
- Una pequeña empresa sin departamentos: XXX
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¿Qué tipos de cuentas existen?
Las empresas pueden utilizar diferentes cuentas para hacer un seguimiento del patrimonio, los gastos, los activos y los pasivos, entre otros. Para cada una de ellas, se utiliza un sistema de codificación, asignando un código de tres o cuatro dígitos a cada tipo de cuenta. Aquí están los ocho tipos de cuentas más comunes:
Activos
Las empresas clasifican sus activos en fijos o corrientes y son elementos que posee una empresa. Los activos corrientes son activos como las cuentas de ahorro, las cuentas corrientes y las existencias, y son activos que la empresa puede convertir directamente en efectivo cuando los necesite. Los activos fijos son artículos con un coste mínimo que una empresa vendería para generar ingresos. Algunos ejemplos serían los equipos, los bienes inmuebles o los vehículos.
Responsabilidades
Los pasivos son lo que su empresa debe. Pueden ser préstamos bancarios o gubernamentales, impuestos y nóminas.
Capital
La estructuración de la cuenta de capital de su empresa dependerá de la organización de la misma. Por ejemplo:
- Empresa unipersonal: Requiere una cuenta de capital para registrar el dinero invertido y una cuenta de giro del propietario para lo que saca para uso personal.
- Sociedad colectiva o sociedad de responsabilidad limitada (SRL): Cada socio debe tener tanto cuentas de capital como cuentas de giro del propietario.
- S o C Corporation o Limited Liability Corporation (LLC): Necesitará una cuenta de acciones ordinarias y, a veces, una cuenta de acciones preferentes para mostrar la suma de acciones que la empresa ha emitido. La cuenta de acciones de los miembros también es posible para una LLC si hay varias personas que poseen acciones.
Ingresos o rentas
Los ingresos o rentas son los ingresos que su empresa recibiría por las tareas normales y cotidianas del negocio, como los honorarios profesionales, el pago de servicios o los productos vendidos.
Coste de los bienes vendidos
La cuenta de coste de la mercancía vendida incluye el coste de la materia prima, los gastos de transporte o entrega y la mano de obra, y puede depender del tipo de empresa. En el caso de una empresa de fabricación, el coste de los bienes vendidos incluiría los gastos relacionados con la fabricación de los productos de la empresa.
Gastos generales
Los gastos generales de su empresa — o costes fijos — son costes como nóminas, alquileres, seguros e internet que debe pagar pase lo que pase.
Otros ingresos
Otros ingresos se refiere a lo que la empresa gana fuera de sus operaciones comerciales normales, que puede incluir el alquiler de edificios de su propiedad o la venta de acciones.
Otros gastos
Otros gastos se refiere a los gastos de su empresa fuera de su negocio, como la venta de un activo.
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Cómo utilizar un plan de cuentas
La numeración de un plan de cuentas implica asignar códigos a las diferentes cuentas que tiene su empresa y decidir una estructura para las cuentas. Para establecer un plan de cuentas:
- Determine qué tipo de cuentas tiene su empresa
- Determine sus códigos de división, departamento y cuenta
- Elija un sistema de numeración para cada tipo de cuenta
Consejos para utilizar un plan de cuentas
Estos son algunos consejos para utilizar un plan de cuentas para su empresa:
Abrazar la contabilidad de gestión
Las pequeñas empresas suelen llevar una contabilidad a la medida de un contable. Sin embargo, a medida que la empresa crece, es posible llevar una contabilidad de gestión. Esto significa que los gerentes pueden configurar su plan de cuentas para que se ajuste a sus propósitos.
Entender los costes indirectos
Los costes indirectos son gastos generales relacionados con las ventas, pero la empresa no puede atribuirlos a un producto concreto. La mayoría de las empresas utilizan una métrica como las horas de trabajo para estimar los costes indirectos. La clave para diseñar un buen plan de cuentas es agrupar los costes indirectos con las cuentas que reciben los gastos de suministro y reparación.
Hacer cuentas separadas para las entradas importantes de fin de mes
Un buen plan de cuentas asegura la exactitud de los informes financieros con grandes entradas no monetarias, y las cuentas separadas pueden ser útiles para segregar estas entradas.
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Ejemplo de plan de cuentas
He aquí un ejemplo de plan de cuentas:
*Activos corrientes (números de cuenta 10000 – 16999)
10104 – Cuenta especial
11200 – Cuenta corriente de la nómina
10670 – Fondo de caja chica
12154 – Cuentas por cobrar
12500 – Provisión para cuentas de dudoso cobro
13189 – Inventario
14143 – Avances de los empleados
15350 – Seguro de prepago
Propiedad, planta y equipo (números de cuenta 17000 – 18999)
17090 – Tierra
17100 – Mejoras en los edificios
17365 – Equipo
17800 – Vehículos
18189 – Depreciación acumulada – Edificios
18450 – Depreciación acumulada – Arrendamiento
18900 – Depreciación Acumulada – Vehículos
Pasivo corriente (números de cuenta 20040 – 24999)
20147 – Notas a pagar
20232 – Gastos acumulados
21345 – SUTA Pagadero
22187 – Salarios a pagar
23100 – Intereses a pagar
24578 – Depósitos de los clientes
Pasivo a largo plazo (números de cuenta 25000 – 26999)
25143 – Capital de trabajo
25675 – Bonos por pagar
25680 – Préstamos bancarios por pagar
Accionistas' Patrimonio (números de cuenta 27000 – 29999)
27176 – Acciones comunes, sin paridad
27876 – Ganancias retenidas
29502 – Acciones de tesorería
Ingresos de explotación (números de cuenta 30000 – 39999)
31010 Ventas – División 1, Línea de productos 010
31722 Ventas – División #2, Línea de productos 022
32819 Ventas – Devoluciones de ventas y prestaciones
33410 Ventas – Descuentos en ventas
Coste de los productos vendidos (números de cuenta 40000 – 49999)
41430 COGS – División #1, Línea de productos 010
42342 COGS – División #2, Línea de productos 023
45469 COGS – Ajustes de inventario
47860 COGS – Descuentos por compra
Gastos de marketing (números de cuenta 50000 – 50999)
50170 – Sueldos del Departamento de Marketing
50189 – Impuestos sobre la nómina del departamento de marketing
50232 – Gastos de viaje del Departamento de Marketing
50689 – Teléfono del Departamento de Marketing
Gastos del Departamento de Reparaciones (números de cuenta 59000 – 59999)
59134 – Sueldos del departamento de reparaciones
59151 – Departamento de Reparación de Impuestos sobre la Nómina
59243 – Suministros del Departamento de Reparaciones
59698 – Teléfono del Departamento de Reparaciones
3. Otros (números de cuenta 90000 – 99999)
91845 – Ganancia por venta de activos
96134 – Pérdida en la venta de activos*.