Encontrar a las personas adecuadas para cada puesto es fundamental para el éxito de una empresa. Durante el proceso de contratación, debe buscar personas con la experiencia adecuada. Un plan de dotación de personal puede ser útil si te dedicas a los recursos humanos o a la contratación para encontrar a los mejores empleados para tu equipo.
En este artículo, explicamos qué es un plan de dotación de personal, cuáles son los beneficios de crear uno y qué pasos puede dar para crear un plan de dotación de personal.
¿Qué es un plan de dotación de personal?
Un plan de dotación de personal puede ayudar a las empresas a determinar sus necesidades de personal tanto en la actualidad como en el futuro. Una organización puede necesitar ampliar su plantilla para atender a un mayor número de clientes a medida que se expande. Un plan de dotación de personal permite a las empresas determinar los puestos que necesitan crear y cómo dotarlos de personal, analizando qué competencias se necesitan. Un plan de dotación de personal puede ayudar a las organizaciones a anticipar el crecimiento y el éxito futuros.
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¿Cuáles son los beneficios de un plan de personal?
He aquí algunas de las ventajas de crear un plan de dotación de personal:
Una contratación más sólida
Comprender las necesidades de su empresa puede llevarle a mejorar las prácticas de contratación. Una vez que haya hecho el trabajo de analizar cuáles son sus necesidades específicas, podrá identificar más fácilmente qué habilidades busca en un candidato, así como dónde es más probable que encuentre candidatos con esas habilidades.
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Reducción de los costes de personal
Contratando a más profesionales cualificados para la función, puede ahorrar dinero con un plan de dotación de personal claro. Puede utilizar un plan de dotación de personal para reestructurar los puestos existentes, lo que podría ayudarle a encontrar nuevos puestos para los empleados de su empresa. Un plan de dotación de personal también puede incluir métodos y estrategias de formación, que podrían aumentar el rendimiento y la eficiencia.
Una estructura empresarial más organizada
Con un plan establecido, puede crear una estructura más organizada para su empresa. Esto podría ayudar a un equipo de recursos humanos a funcionar con eficacia. También podría ayudar a su equipo a crear planes para los ascensos de los empleados y las estructuras salariales.
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Mayor oportunidad de crecimiento
Un plan de personal puede ayudarle a ampliar su plantilla actual y a crear una estructura más eficiente. Al crear estos planes, puede diseñar un marco para el futuro. Esto puede ayudar a su empresa a contratar nuevos profesionales y a seguir creciendo.
¿Cómo se puede crear un plan de personal?
He aquí diez pasos que le ayudarán a crear un plan de personal:
1. Determinar los objetivos
A la hora de planificar sus objetivos de contratación de personal, puede fijarse en sus objetivos empresariales actuales. Por ejemplo, si su organización tiene planes de expansión o fechas en las que espera entrar en nuevos mercados, puede tenerlo en cuenta al crear su plan de dotación de personal. Examinar los objetivos que su organización está tratando de alcanzar puede ayudarle a planificar las futuras necesidades de personal.
2. Recopilar descripciones de trabajos actuales
Puede obtener una mejor comprensión de las necesidades actuales de personal recopilando una lista de descripciones de puestos de trabajo actuales. Esta lista puede mostrarle las funciones que un equipo realiza actualmente, lo que puede ayudarle a identificar cualquier carencia o área que podría necesitar más profesionales. Al enumerar las descripciones de los puestos actuales, puede crear una referencia fácil para la creación de futuras funciones.
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3. 5. Analizar los patrones y cambios de personal
Es importante conocer los patrones de empleo de su empresa para ayudar a elaborar un plan de dotación de personal que tenga en cuenta los cambios. Por ejemplo, algunas organizaciones tienen épocas de mucho trabajo en función de la temporada. Durante estos periodos, la empresa puede necesitar contratar a más miembros del equipo. Analizando los patrones de dotación de personal, se puede crear un plan que prevea estas necesidades.
He aquí una lista de otros cambios que pueden producirse y que puede incluir en su plan de personal:
- Previsión de crecimiento del empleo
- Próximas jubilaciones
- Permisos de maternidad y paternidad
- Próximas promociones
Su plan de dotación de personal puede ayudarle a contratar nuevos profesionales para cubrir estas funciones.
4. Reorganizar
La creación de un plan de dotación de personal organizado puede ayudar a crear una empresa más eficiente. Puede descubrir que algunos de los miembros de su equipo tienen habilidades adicionales que pueden aportar a un nuevo papel. También puede encontrar formas de cambiar los equipos para mejorar la eficiencia.
5. Requisitos de la lista
Compare las funciones actuales con los objetivos de su empresa para encontrar las carencias de personal. Considere la posibilidad de hacer una lista de los roles que su organización necesita cubrir pronto. Puede describir las habilidades y requisitos ideales para cada puesto para ayudarle durante el proceso de contratación. Al hacer una lista clara de los requisitos del puesto, puede buscar profesionales que posean esas habilidades o experiencia.
6. Centrarse en el rendimiento
Una parte fundamental de la mejora de su plan de personal es la creación de un plan de formación para los empleados nuevos y los ya existentes. Puede crear un equipo más eficaz formando a los nuevos profesionales y ayudándoles a desarrollar las habilidades que necesitan para tener éxito.
También puede utilizar las revisiones de rendimiento y las encuestas a los empleados para encontrar áreas de crecimiento potencial. Utilizando los datos de estas herramientas, podrá ayudar a su equipo a desempeñar sus funciones lo mejor posible.
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7. Considerar la tecnología
Considere la posibilidad de revisar su software y tecnología de contratación. Puede mejorar la eficiencia de su plan de contratación encontrando nuevos programas de software. Por ejemplo, puede utilizar programas de software para ayudar en las siguientes áreas de recursos humanos:
- Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes
- Sistemas de gestión de contenidos
- Calendarios digitales compartidos
- Compartir archivos digitales
- Espacios de trabajo en línea
- Servicios de viaje automatizados
8. Proyecte las futuras necesidades de personal
Considere la posibilidad de crear una proyección de sus futuras necesidades de personal para ayudarle a planificar el futuro. También puede tener en cuenta aspectos como su presupuesto y sus recursos de contratación a la hora de planificar.
He aquí algunas técnicas de predicción de la plantilla que puedes adoptar:
Regla de oro
Este es el modelo de predicción de las necesidades potenciales basado en las estructuras existentes. Por ejemplo, si se tiene un directivo por cada tres empleados, el método de la regla del pulgar insistiría en que por cada tres nuevas funciones que se cubran, se nombre a otro directivo.
Técnica Delphi
La técnica Delphi toma las opiniones expertas de un grupo selecto de directivos y consultores de alto nivel para determinar las previsiones de personal. Basan sus opiniones en su experiencia previa en la empresa. Un organizador recopila sus diversas opiniones y sugerencias de forma anónima, y el grupo vota para establecer el plan de dotación de personal.
Coeficiente de productividad
El ratio de productividad calcula la cantidad de trabajo que produce un empleado y, a continuación, calcula las futuras necesidades de contratación en función del crecimiento del trabajo que se prevea. Por ejemplo, si un empleado produce 25 unidades de un producto en un día, y usted pretende hacer crecer su negocio hasta 100 unidades diarias en el próximo trimestre, necesitará contratar a cuatro empleados.
Análisis de regresión estadística
Este análisis compara la mano de obra y la dotación de personal anteriores con las predicciones para el futuro. Utiliza este modelo para hacer predicciones sobre su capacidad para aumentar el personal en función de sus ventas anteriores en comparación con sus costes de personal anteriores.
9. Examinar la cultura del lugar de trabajo
Una vez que haya cubierto sus necesidades de contratación y haya planificado el futuro, también puede considerar la posibilidad de tener en cuenta la satisfacción de los empleados para ayudar a aumentar la retención. Contar con un entorno de trabajo agradable, con fuertes beneficios y un departamento de recursos humanos activo puede ayudar a que su empresa sea atractiva para los profesionales cualificados. Una cultura positiva también puede ayudar a mantener a los miembros de su equipo entusiasmados e involucrados en su empresa. Puede utilizar los controles de los empleados o las encuestas para determinar su satisfacción.
10. Actualizar regularmente
Para mantener la organización, puede actualizar su plan de dotación de personal periódicamente con nuevas descripciones de puestos de trabajo, nuevas contrataciones y otros cambios empresariales relevantes. Mantener registros actualizados de los planes de dotación de personal y de los cambios es una de las mejores maneras de mantenerse organizado para que su plan de dotación de personal siga siendo preciso y representativo de las necesidades de su empresa.