Planificación de la Ejecución: Definición, pasos y consejos

Un plan de ejecución es una herramienta que los gestores de proyectos pueden utilizar para organizar y supervisar los proyectos de las organizaciones. Si eres un gestor de proyectos o estás pensando en convertirte en uno, puedes obtener algunas ideas sobre el proceso de planificación de la ejecución leyendo más sobre él.

En este artículo, explicamos qué es la planificación de la ejecución, por qué es importante y ofrecemos pasos y consejos para ayudarle a crear un plan de ejecución de proyectos para su empresa o cliente.

PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Qué es la planificación de la ejecución?

La planificación de la gestión de proyectos, también conocida como planificación de la ejecución, es el procedimiento de creación de una estrategia para nuevas iniciativas. En esta fase, los gestores y los miembros del proyecto crean un plan por escrito para las nuevas empresas. Después de la fase de inicio del proyecto, en la que los miembros del equipo proponen nuevas ideas y emprendimientos, y antes de la fase de ejecución, en la que los miembros del equipo llevan a cabo las tareas previstas, los directores de proyecto y los miembros del equipo colaboran para crear un plan.

Por ejemplo, en una empresa de producción, un plan de ejecución puede incluir el diseño inicial del producto, el presupuesto y el plan de comunicación. Durante esta fase del proyecto, los miembros del equipo determinan sus objetivos, el calendario, los costes y las responsabilidades. Tras planificar estos componentes, el proyecto puede pasar a la fase de ejecución, en la que el equipo de producción construye los artículos.

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Importancia de la planificación de la ejecución

La planificación de la ejecución es una parte esencial de la gestión de un proyecto. Este paso permite a los gestores y equipos de proyectos crear métodos y estrategias antes de que comience la fase de ejecución del proyecto. Un plan de ejecución sólido puede tener las siguientes ventajas

Ayuda a los equipos a establecer y cumplir los objetivos

Mediante la planificación de la ejecución, los equipos de proyecto pueden establecer objetivos. Éstos incluyen tanto los grandes objetivos del proyecto como los hitos más pequeños a lo largo del mismo. Por ejemplo, cuando un equipo de construcción crea un plan de gestión del proyecto, su objetivo final puede ser completar el proyecto de construcción en una fecha determinada. También pueden establecer hitos para seguir el progreso a lo largo del proceso. Por ejemplo, los miembros del equipo podrían querer comprar el terreno, añadir muros y ajardinar la propiedad.

Establecer objetivos e hitos claros puede ayudar a los equipos a alcanzar sus metas. Pueden utilizar estos objetivos para medir su rendimiento y hacer ajustes si es necesario. Esto puede ayudarles a tener éxito.

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Aumenta la eficiencia

La planificación de la ejecución puede ayudar a los gestores de proyectos a mejorar la eficiencia general. Un plan de ejecución incluye un presupuesto de costes, un plan de personal y una estrategia de comunicación. Estas herramientas pueden ayudar a los equipos a reducir costes y mejorar sus técnicas de colaboración, lo que puede aumentar la productividad.

Minimiza los riesgos

Una parte del plan de ejecución es la evaluación de riesgos. Durante este paso, los miembros del equipo identifican los posibles riesgos del proyecto, analizan el impacto que podrían tener y determinan su probabilidad. Los directores de proyecto pueden utilizar esta evaluación para crear una estrategia de gestión de riesgos, que puede ayudarles a minimizar sus posibles retos.

Mejora la comunicación

Durante el proceso de planificación de la ejecución, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas colaboran para crear una estrategia para los métodos. Los profesionales pueden dar su opinión y hacer preguntas para mejorar el plan. Además, durante esta etapa, el equipo crea un plan de comunicación. En esta sección, el equipo puede decidir con qué frecuencia quiere reunirse para evaluar el progreso del proyecto. Dedicar tiempo a planificar la comunicación y las reuniones puede ayudar a mejorar la colaboración durante el proyecto.

Qué incluir en un plan de ejecución de proyectos?

Puede personalizar un plan de ejecución de proyectos para satisfacer las necesidades individuales de su proyecto. Los elementos comunes que se deben incluir en un plan de ejecución de proyectos pueden ser:

  • Alcance del proyecto: El alcance del proyecto, también llamado plan de alcance o declaración de alcance, describe lo que el equipo espera lograr durante el proyecto en términos específicos. Por ejemplo, si un equipo quiere mejorar sus ingresos por ventas, el alcance puede especificar que el equipo planea aumentar las ventas de teléfonos en un 10% en el próximo año.

  • Metas: La sección de objetivos describe los objetivos principales, los hitos y las mediciones. Incluye tanto los objetivos a largo plazo como los hitos a corto plazo que el equipo planea seguir y medir a lo largo del proyecto.

  • Plan de recursos: En la sección de recursos, los miembros del equipo enumeran los recursos que necesitarán para completar el proyecto. También pueden planificar las fuentes o proveedores para obtener estos recursos.

  • Plan de personal: El plan de personal enumera los miembros del equipo que participan en el proyecto, su función y su información de contacto. También puede contener información sobre la tarea de la que es responsable cada miembro del equipo.

  • Presupuesto: El presupuesto incluye información detallada sobre los costes de cada etapa del proyecto. También puede contener información sobre la financiación y las inversiones para ayudar a los gestores del proyecto a asignar sus fuentes de ingresos.

  • Calendario del proyecto: El cronograma del proyecto muestra cuándo el equipo planea realizar las tareas individuales o los hitos. También puede contener información sobre las reuniones del equipo y sobre cuándo deben realizarse las actualizaciones del progreso.

  • Plan de comunicación: En el plan de comunicación, el director del proyecto puede indicar cuándo y con qué frecuencia se comunicará el equipo entre sí y con las posibles partes interesadas.

Cómo crear un plan de ejecución de proyectos

Si está creando un plan de ejecución del proyecto, considere la posibilidad de seguir estos pasos:

1. Discutir los detalles de los antecedentes

El primer paso en la etapa de planificación de la ejecución es discutir las ideas iniciales y los detalles de fondo con los miembros pertinentes del equipo. Esto puede incluir a los inversores, las partes interesadas o una junta ejecutiva. Durante esta etapa, una persona puede discutir lo que incluiría el proyecto. Por ejemplo, en una empresa de marketing, un director de proyecto puede sugerir un nuevo proyecto de campaña. Podría compartir los detalles con sus directivos para determinar si quieren planificar el proyecto.

2. Recopilar información

Durante la fase inicial de planificación, las partes interesadas y los miembros del equipo pueden aportar comentarios para ajustar la idea inicial. Por ejemplo, si una empresa tecnológica quiere crear un nuevo ordenador, las partes interesadas pueden pedir más detalles sobre el proyecto. También pueden ofrecer sugerencias, como aconsejar a la empresa que haga un ordenador más rápido o más eficiente energéticamente.

3. Establecer el objetivo final

Antes de redactar los hitos específicos y los planes de recursos, puede ser útil pensar en el objetivo final. Considere la posibilidad de colaborar con su equipo para definir el resultado final deseado. Puede utilizar esta idea para planificar hacia atrás dividiendo el gran objetivo en pasos más pequeños. Por ejemplo, si su objetivo es mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, puede utilizar este objetivo para crear medidas e hitos específicos, como la introducción de un nuevo software de mensajería instantánea.

4. Elegir a los miembros del equipo

A continuación, puedes crear una lista de los miembros del equipo que pueden trabajar en el proyecto. Piensa en todos los profesionales que puedes necesitar para completar tus objetivos. Por ejemplo, si dirige un proyecto de producción, puede colaborar con un equipo de diseño, profesionales de la investigación, un ingeniero de materiales y un equipo de financiación.

Durante esta etapa, puede recopilar la información de contacto de los miembros del equipo para ayudar a mejorar la comunicación. Además, puede asignar un título de proyecto a cada persona. Por ejemplo, puede seleccionar un asistente de gestión de proyectos o un jefe de diseño de proyectos. Estos títulos pueden ayudar a su equipo a planificar en consecuencia para realizar todas las tareas.

5. Determine los hitos y los objetivos

Después de crear las tareas individuales para los miembros del equipo, considere cómo piensa medir y hacer un seguimiento de los éxitos de su equipo. Piensa en las secciones de tu proyecto. Por ejemplo, al diseñar un proyecto de campaña de marketing, sus hitos pueden incluir la creación de un sitio web, la adición de un logotipo y gráficos y la redacción del contenido del sitio web. Intente dividir estas grandes secciones en hitos medibles. Piensa en cómo piensas hacer un seguimiento y medir tus resultados.

6. Crear el calendario del proyecto

Utilizando su lista de hitos, puede crear un calendario del proyecto. Considere cuándo espera que los miembros de su equipo completen cada hito. Esto puede ayudarle a crear plazos para determinadas tareas, lo que puede ayudarle a completar todo el proyecto a tiempo.

7. Crear un presupuesto

Un presupuesto es una importante herramienta financiera que puede ayudarle a gestionar y planificar los gastos de su proyecto. Para crear un presupuesto, primero hay que tener en cuenta los recursos de financiación. A continuación, considere todos los costes que puede encontrar durante el proyecto. Considere los materiales, el equipo, las herramientas de marketing y los salarios por hora. Intente relacionar cada coste con una fuente de financiación para asegurarse de que puede hacer frente a todos los gastos.

8. Dividir y designar tareas

Intenta dividir las tareas en pequeños componentes y delegarlas o asignarlas a los miembros de tu equipo. Ten en cuenta quién será el responsable de cada tarea. Al hacer un plan para cada miembro del equipo, puedes ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad de tu equipo.

9. Evaluar los riesgos

En la evaluación de riesgos, puede ayudar a planificar para reducir los desafíos antes de que se produzcan. Para evaluar el riesgo, considere los posibles peligros o desafíos que su equipo puede enfrentar durante el proyecto. A continuación, considere qué riesgos son los más importantes o cuáles tendrían el mayor impacto en su proyecto. Si es posible, cree un plan que le ayude a eliminar el riesgo. Por ejemplo, si un riesgo potencial es que los miembros del equipo no se comuniquen eficazmente, puedes ayudar a eliminar este riesgo creando un plan de comunicación sólido.

Si no puede evitar el riesgo, intente crear una estrategia que le ayude a reducir el impacto global del riesgo. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, un riesgo puede ser que el clima afecte a la fase de construcción. Puede ayudar a planificar este riesgo ajustando el plazo del proyecto o creando un plan para diferentes patrones meteorológicos.

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10. Planificar los próximos pasos y la estrategia de comunicación

Hacia el final de su planificación de la ejecución, puede describir el plan de comunicación general. Esto incluye la forma en que los miembros del equipo se comunicarán entre sí en relación con el proyecto. Asimismo, considere cómo se comunicarán los equipos. Puede optar por reuniones en persona, llamadas telefónicas, correos electrónicos diarios o informes de progreso mensuales.

Consejos para planificar con éxito la ejecución

Estos son algunos consejos que puedes utilizar para ayudarte a crear un plan de ejecución exitoso:

  • Documente su proceso. Crear un documento escrito durante la planificación de la ejecución puede ayudarle a usted y a su equipo a tener éxito. Considere la posibilidad de escribir un plan de ejecución y compartirlo con los inversores y los miembros del equipo para ayudar a mejorar la productividad.
  • Comuníquese regularmente con las partes interesadas. Las partes interesadas son las personas implicadas e interesadas en el resultado de su proyecto, incluidos los miembros del equipo, los inversores y los clientes. Considere la posibilidad de compartir información regularmente con estas personas para mejorar la comunicación y perfeccionar su proyecto durante la ejecución.
  • Deje tiempo suficiente para una planificación cuidadosa. Crear un plan de ejecución detallado puede llevar algo de tiempo, pero puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero durante la fase de ejecución. El plazo puede variar en función de la envergadura de su proyecto, pero considere la posibilidad de dejar al menos unas semanas para investigar y planificar cuidadosamente.