Cómo desarrollar un plan de gestión de costes eficaz

Una de las responsabilidades de un gestor de proyectos es supervisar los presupuestos y gastos de un proyecto. Al planificar un proyecto, hay que crear una estrategia basada en datos para gestionar sus costes. Un plan de gestión de costes puede ayudarle a establecer un presupuesto, determinar cómo utilizar sus recursos y controlar los fondos. En este artículo, describimos los elementos de un plan de gestión de costes y cómo elaborar uno para que pueda mantener sus proyectos dentro del presupuesto.

¿Qué es un plan de gestión de costes?

Un plan de gestión de costes es un esquema de los costes estimados de un proyecto y de los recursos necesarios, así como de la forma de utilizarlos y controlarlos. Este documento es una parte importante del proceso de planificación del proyecto y ayuda a mantener los costes del mismo dentro del presupuesto. Los gestores de proyectos pueden utilizarlo para controlar los gastos a lo largo del proyecto y hacer los ajustes necesarios. Los proyectos de cualquier sector, desde la fabricación y la tecnología de la información hasta el comercio minorista, pueden beneficiarse de tener planes de gestión de costes.

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Elementos de un plan de gestión de costes

Para que un plan de gestión de costes sea eficaz, debe incluir las siguientes secciones y elementos:

Unidades de medida

Las unidades de medida son los estándares que utiliza para medir el presupuesto y las variaciones en el alcance del proyecto. Decida qué unidades quiere utilizar para medir aspectos del proyecto como importes monetarios, dimensiones y cantidades. Establecer las unidades de medida es especialmente importante si se trabaja con varios cálculos o monedas. Este punto de referencia puede facilitar la comunicación y evitar confusiones.

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Medición del rendimiento

Cree reglas para medir el rendimiento, de modo que pueda controlar el progreso del proyecto con precisión. Un ejemplo de medición del rendimiento es el porcentaje de finalización. Puedes utilizar uno o varios métodos de medición para determinar lo cerca que estás de cumplir los objetivos del proyecto o de completar ciertas tareas.

Controlar los umbrales

Establecer umbrales de control, que son los límites de lo que pueden variar los costes del proyecto antes de tener que corregirlos. Estas cifras dependen del tamaño y el presupuesto del proyecto y ayudan a evitar que se sobrepasen los presupuestos y los plazos. Por ejemplo, si el presupuesto de un proyecto es de 50.000 dólares, puede fijar el umbral de control en 1.000 dólares. Cuando un aspecto del proyecto se desvía en 1.000 dólares, hay que tomar medidas.

Niveles de precisión

Determina la precisión que debes tener a la hora de medir cantidades o hacer cálculos. Por ejemplo, puede indicar en su plan de proyecto que las medidas pueden variar hasta 2 centímetros o que los cálculos deben incluir tres decimales. Establecer niveles de precisión coherentes y asegurarse de que todos los miembros del equipo los entienden le ayuda a mantener una estimación de costes precisa.

Niveles de precisión

Los niveles de exactitud son similares a los niveles de precisión, pero implican porcentajes y el grado en que pueden variar antes de tomar medidas. Si fija su nivel de precisión en un 8%, por ejemplo, los costes pueden fluctuar hasta un 8% por encima de su presupuesto previsto antes de que usted responda. Los niveles de precisión le ayudan a controlar los costes al tiempo que permiten las variaciones inevitables.

Formatos de informes

Determine cómo y cuándo piensa informar sobre el progreso del proyecto para poder identificar posibles variaciones. Conviene utilizar un formato coherente para cada informe, de modo que los miembros del equipo sepan lo que están buscando. Identifique los detalles que desea incluir en cada informe y establezca plazos o hitos para su elaboración.

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Términos de gestión de costes

Los planes de gestión de costes incluyen muchas cifras y cálculos que tienen nombres establecidos. Comprenda la terminología antes de crear su plan, para poder medir los elementos correctos y elaborar un informe preciso. Los términos más comunes de los planes de gestión de costes son

  • Línea de base de los costes: La línea de base de los costes es una estimación de los costes del proyecto basada en el calendario establecido. Puede utilizar esta línea de base para evaluar el rendimiento del proyecto.

  • Medición del valor ganado: Esta técnica consiste en medir el progreso del proyecto en función de la cantidad de trabajo que se ha completado.

  • Estimación de tres puntos: Esta técnica utiliza una fórmula para crear estimaciones mínimas y máximas de los costes, la duración y la cantidad de trabajo de un proyecto para poder calcular el valor estimado ideal.

  • Estimación ascendente: Con la estimación ascendente, se estiman los costes de los detalles más pequeños y se suman para calcular el coste total del proyecto.

  • Estimación análoga: Calcule esta estimación comparando los costes de todos los proyectos anteriores con el actual.

  • Estimación paramétrica: Esta estimación consiste en calcular el coste unitario de cada tarea, sumarlos y compararlos con su presupuesto.

  • Estructura de desglose del trabajo: Este esquema visual de un proyecto muestra las tareas que se espera que realicen todos los miembros del equipo.

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Cómo desarrollar un plan de gestión de costes

Al principio de un proyecto, siga estos pasos para crear un plan de gestión de costes que le ayude a controlar los gastos y a mantenerse dentro del presupuesto:

1. Planificar los recursos

Antes de iniciar un proyecto, determine los recursos que requiere, que pueden incluir determinadas personas, habilidades, materiales, herramientas, equipos y fondos. Puedes utilizar una estructura de desglose del trabajo para ilustrar el proyecto y asignar personas y recursos a cada tarea. Este esquema también le permite visualizar los costes asociados a cada etapa del proyecto. Puede utilizar el inventario de recursos que reúna para estimar los costes con precisión.

2. Estimar los costes

Una estimación precisa del coste de un proyecto en comparación con su coste real es la clave del éxito. Tenga en cuenta no sólo los recursos identificados en la estructura de desglose del trabajo, sino también factores como los costes fijos, los costes variables, los gastos generales, la inflación y el valor temporal del dinero. La información que puede necesitar en su estimación de costes incluye

  • Los recursos que identificó en el paso anterior
  • El precio de cada recurso
  • El tiempo que necesita cada recurso
  • Riesgos potenciales
  • Costes de proyectos similares

Puede utilizar diversas técnicas para estimar los costes del proyecto, en función de la información de que disponga. Si tiene muchos datos sobre los costes de proyectos similares que haya realizado en el pasado, puede utilizar la estimación por analogía. Si no los tiene, podría considerar un enfoque ascendente. Utilice su estimación de costes para tomar decisiones sobre el presupuesto y el calendario del proyecto. También puede modificar su estimación a medida que el proyecto y su alcance cambien. Algunos gestores de proyectos crean una nueva estimación para cada fase del proyecto.

3. Crear un presupuesto

Calcula todos los gastos de tu proyecto para poder determinar con exactitud la financiación que necesita. Para crear un presupuesto, necesita:

  • Estimaciones de costes
  • Cronograma del proyecto
  • Alcance del proyecto
  • Activos del proceso organizativo, que son los planes, políticas y procedimientos de la empresa

Determine cuánto dinero necesita asignar a cada tarea y durante cuánto tiempo. A continuación, establezca una línea de base de costes que pueda utilizar para medir el rendimiento del proyecto.

Para gestionar los costes con mayor precisión, cree un presupuesto independiente para cada fase que pueda controlar y ajustar en función del progreso del proyecto. Podrá cumplir sus objetivos presupuestarios con mayor facilidad si lo hace por hitos o fases en lugar de intentar ajustar el presupuesto a todo el proyecto.

4. Realizar un control de costes

El control de costes consiste en comparar las diferencias entre la línea de base de los costes y los costes reales y realizar ajustes para mantener el proyecto dentro del presupuesto. Realice el control de costes repetidamente a lo largo del proyecto para supervisar y reducir el gasto o aumentar el presupuesto según sea necesario. Utilice sus umbrales de control predeterminados para determinar cuándo debe tomar medidas.

5. Medir el rendimiento

Cree informes en formatos coherentes y a intervalos regulares a lo largo del proyecto para supervisar el rendimiento. Los informes le ayudan a identificar las variaciones en el presupuesto previsto frente al real. También le ayuda a determinar si está cumpliendo sus objetivos e hitos. Puedes consultar los informes como referencia a la hora de planificar futuros proyectos.

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