Cómo crear un plan de gestión de proyectos

Un plan de gestión de proyectos eficaz proporciona a los miembros del equipo los pasos adecuados para terminar un trabajo correctamente. Son fundamentales para que la empresa mantenga y solucione todos los objetivos.

En este artículo, definiremos qué es un plan de gestión de proyectos, mostraremos ejemplos y le ayudaremos a crear el suyo propio.

¿Qué es un plan de gestión de proyectos?

Un plan de gestión de proyectos es una propuesta que describe cómo debe ejecutarse un proyecto. Un gestor de proyectos desarrolla planes de gestión de proyectos. Los planes de gestión de proyectos especifican los objetivos de un proyecto y los métodos para alcanzarlos. Los planes de gestión de proyectos también se emplean para supervisar el control del proyecto, los costes, la calidad y otros riesgos. Al reducir el riesgo de fracaso, los planes de gestión de proyectos garantizan la finalización de los mismos.

Cómo desarrollar un plan de gestión de proyectos

Cuanto más minucioso y detallado sea un plan de gestión de proyectos, más eficaz será para fomentar el éxito de un proyecto. He aquí ocho pasos clave para desarrollar un plan de gestión de proyectos con éxito:

1. Establecer la meta u objetivo del proyecto

Determinar el alcance y el objetivo general del proyecto es el primer paso para crear un plan de gestión de proyectos eficaz. A la hora de establecer el objetivo de su proyecto, tenga en cuenta la razón por la que está creando el proyecto, sus objetivos y el efecto que tendrá en su equipo y en las partes interesadas. También es importante evaluar sus prioridades. Considere la posibilidad de hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Qué se espera que consiga el proyecto?
  • ¿Qué se necesita para conseguirlo?
  • ¿Cómo se define el éxito?
  • ¿Qué debe ser prioritario?
  • ¿Cómo alcanzará la fecha límite?
  • ¿Quién está en el equipo?
  • ¿Qué funciones desempeñará cada miembro del equipo?
  • ¿Quiénes son los interesados?

2. Llevar a cabo la investigación

Realice una investigación sobre la historia de su empresa y su participación actual en asuntos similares para establecer una referencia y también para fijar objetivos y pasos cuantificables. Considere la posibilidad de hacerse estas preguntas:

  • ¿Cómo están funcionando las cosas actualmente?
  • ¿Cómo no lo son?
  • ¿Qué se necesita para completar el proyecto?
  • ¿Cuáles son las necesidades y expectativas del cliente?
  • ¿Cuál es su presupuesto?
  • ¿Cuáles son sus resultados?

3. Crear un esquema para el plan

Una vez que tenga una idea de la dirección de su proyecto, comience a esbozar los pasos. En esencia, está creando un plan de juego para que su equipo lo siga a lo largo del proyecto. Asegúrese de incluir lo siguiente en el esquema del proyecto:

  • El objetivo del proyecto
  • Las partes interesadas
  • El presupuesto
  • Los entregables
  • El alcance del proyecto
  • El calendario asociado a las tareas y los resultados

4. Discutir el plan con el equipo

Antes de enviar su plan a las partes interesadas para que lo aprueben, asegúrese de discutirlo con su equipo. Tener una buena capacidad de comunicación ayudará a los miembros de su equipo a ser más receptivos a su plan e ideas. La aportación del equipo puede ser crucial para el éxito de su proyecto. Discutir el plan con su equipo también le ayudará a determinar si es factible completar el plan en el plazo previsto. Además, los miembros de su equipo podrán ayudarle a anticipar los problemas y riesgos que puedan surgir. Al revisar el plan y hablarlo con su equipo, es más probable que tenga un plan eficaz que permita el éxito del proyecto.

5. Finalice su plan

Una vez que haya reunido toda la información necesaria y haya discutido el plan del proyecto con su equipo, puede comenzar el proceso de finalización. Este es el plan de gestión del proyecto que presentará a las partes interesadas. Utilice una herramienta de planificación de proyectos en línea para finalizar el plan. Una buena herramienta de planificación de proyectos garantizará que su plan sea profesional y que sus pensamientos e ideas sean claros y concisos. El uso de un diagrama de Gantt le ayudará a usted, a su equipo y a las partes interesadas a visualizar el calendario del proyecto.

6. Comparte tu plan finalizado con tu equipo

Una vez que haya finalizado su plan, distribúyalo a las partes necesarias. Esté preparado para responder a cualquier pregunta sobre el plan a medida que surja.

7. Ejecutar el plan

Una vez que todo el mundo conoce los detalles del proyecto, es el momento de ejecutarlo. Su preparación y los conocimientos que obtenga de los demás desempeñarán un papel importante en esta etapa del proceso de gestión de proyectos.

8. Reflexionar sobre el proyecto

Darse cuenta de lo que ha funcionado y lo que no durante el proyecto actual puede ser una información útil para llevar al siguiente. Considere las siguientes preguntas:

  • ¿Se ha cumplido el plazo?
  • Si no lo es, ¿por qué?
  • ¿Cómo se puede prevenir esto en el futuro?
  • ¿Ha surgido algún problema?
  • Si es así, ¿cómo se han gestionado?
  • ¿Cómo se podría mejorar la gestión de estos temas en el futuro?
  • ¿Se ha cumplido el objetivo del proyecto?

Comprender el éxito o los escollos del proyecto ayudará a guiar su ejecución para el siguiente. También es un buen momento para agradecer a los miembros de su equipo su implicación, sus conocimientos y su duro trabajo. De este modo, se elevará la moral del equipo al entrar en el siguiente proyecto.

Ejemplos de planes de gestión de proyectos

Dependiendo de su sector, un plan de proyecto puede tener un aspecto muy diferente. He aquí algunos ejemplos de planes de proyecto:

  • Revisión de la empresa
  • Nueva adquisición
  • Implementación de nuevas tecnologías

Planes de riesgo para la gestión de proyectos

Ser consciente de los riesgos potenciales es un paso importante para evitar su presencia a lo largo del proyecto. A continuación se presentan los componentes del proceso de gestión de riesgos del proyecto:

  1. Identificar los posibles problemas. Clasifique los riesgos y colabore con los miembros de su equipo y las partes interesadas para identificar los problemas.

  2. Evaluar los riesgos. Determine la probabilidad de que se produzcan y cómo afectarán a la finalización del proyecto. Se puede utilizar un registro de riesgos para recopilar su evaluación de riesgos.

  3. Haz una lluvia de ideas y crea un plan. Considere cómo usted y su equipo abordarán los riesgos que puedan surgir. Los gestores de proyectos tendrán que utilizar buenas habilidades de resolución de problemas en este paso.

  4. Supervisa los riesgos. Asegúrate de supervisar los riesgos a medida que se producen a lo largo del proyecto. Es posible que su equipo se encuentre con riesgos que usted no había considerado. Asegúrese de que se delega en la persona adecuada para resolverlos.